apuntes de administración

Para comprender qué es la administración, el primer paso es ubicar los elementos que componen su práctica, reconocer diversos autores que la han definido desde diferentes enfoques y puntos de vista. La mayoría de ellos coinciden en algunos elementos; por ejemplo, que está ligada directamente a la consecución de objetivos comunes por medio del esfuerzo de las personas y la utilización de recursos. La administración se entiende como una disciplina orientada al cumplimiento de objetivos organizacionales mediante la coordinación del esfuerzo humano y el uso de recursos materiales, financieros y tecnológicos. Así, la práctica administrativa es un reflejo de la evolución de las organizaciones, cuyo papel en la sociedad es responder a las necesidades de ésta y generar escenarios que permitan un desarrollo efectivo en los campos de la ciencia y tecnología. Como disciplina de estudio, la administración necesita auxiliarse de otras técnicas y áreas del conocimiento, como las matemáticas, psicología, derecho, economía, sociología, informática, entre otras, y aunque éstas no van a convertirla en una ciencia como tal, sí fundamentan las acciones y decisiones que tome el administrador como responsable de una organización. Por ello, las organizaciones exigen profesionistas cada vez más completos no solo en su área, sino también en conocimientos multidisciplinarios. La administración es uno de esos campos del saber que ningún profesionista debe desdeñar, sobre todo si su objetivo es triunfar y obtener los mejores puestos en las empresas donde colabora, ya que las empresas necesitan que alguien dirija y supervise las actividades: jefe, gerente, supervisor, vicepresidente, etcétera. Henri Fayol, iniciador de la teoría clásica, establece que todos los administradores deben desempeñar ciertas funciones de la administración: planear, organizar, dirigir y controlar, y encaminarlas al logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, algunos especialistas de la administración, como Henry Mintzberg, efectuaron estudios para determinar que el administrador realiza 10 roles gerenciales o administrativos, clasificados en tres series: relaciones interpersonales, relación con la transferencia de información y toma de decisiones. Los administradores hacen más que sistematizar y procesar la información antes de tomar decisiones. También es importante diferenciar entre el significado de la palabra organización como etapa de proceso administrativo (función de organizar), como sistema y como un ente social. Además de entender y analizar que la administración tiene dimensiones globales que encierran a la innovación y al espíritu emprendedor, definido como una persona que crea una organización, que se atreve a llevar su idea adelante, con espíritu innovador y emprendedor, para aprovechar una oportunidad y satisfacer con ella una necesidad. Concepto En su libro Administración moderna, Reyes (2003) observa que la palabra administración se forma con el prefijo ad (‘hacia’) y ministratio, de minister, a la vez de minus (comparativo de inferioridad), y del sufijo comparativo ter. Así, minister, a diferencia de magister (comparativo de superioridad), refleja un estado de inferioridad y expresa subordinación y obediencia: ‘el que realiza una función bajo el mando de otro’, ‘el que presta un servicio a otro’. Por tanto, desde esta perspectiva etimológica, la administración es una función humana subordinada a las necesidades de quien la demanda, y el administrador se considera como un protagonista subordinado que presta sus servicios y está a las órdenes y demandas del patrón. Entonces, se puede definir la administración de acuerdo con la percepción que se tiene de la misma. Si lleváramos a cabo una encuesta sobre qué se entiende por administración, las

respuestas seguramente variarían. Algunos dirían que es un lugar físico donde se tramitan permisos, licencias, etcétera; otros la percibirían como la manera de aplicar un producto (por ejemplo, “adminístrese vía oral”). Dentro de las características de la administración, encontramos las siguientes: UNIVERSALIDAD. Se aplica a todo organismo social, público o privado, e internamente en todos los niveles de responsabilidad. Es decir, donde quiera que exista un organismo, estará presente la administración, pues siempre habrá la coordinación sistemática de todos los recursos del ente social. ESPECIFICIDAD. Al igual que todas las ciencias del conocimiento, además de ser universal, es específica, de acuerdo con las necesidades de cada organismo. Tiene características que la hacen única y la distinguen de otras ciencias; aunque se auxilia de las disciplinas jurídicas, económicas, contables, etcétera. UNIDAD TEMPORAL. Para su estudio académico, las fases o etapas de la práctica administrativa se analizan de manera específica, pero se aplican una y todas a la vez. Cuando planeamos, estamos también organizando, dirigiendo y controlando; cuando dirigimos, planeamos, organizamos y controlamos, y así sucesivamente con las otras etapas. De tal forma que, aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo por separado, este proceso es único. UNIDAD JERÁRQUICA. Todas las personas que tienen el carácter de “jefe” dentro de un organismo social, de una u otra forma participan de la administración, de acuerdo con su nivel jerárquico y el grado de responsabilidad conferido. INSTRUMENTAL. La administración en sí misma constituye un instrumento para llegar a un lugar (fin, objetivo, meta), pues su propósito es llegar a resultados correctos y con eficiencia y efectividad, previamente establecidos. FLEXIBLE. La administración es flexible en tanto se adapta a las necesidades particulares de un organismo social, actuando en función de los requerimientos del organismo. INTANGIBLE. Se trata de un proceso que solamente puede ser evaluado a través de los resultados obtenidos. VINCULANTE. La vinculación se da en función de lo que aporta cada miembro del organismo social, en persecución de un objetivo u objetivos comunes, a través de la asignación de roles, actividades, procesos y áreas encargadas de su ejecución. DIVERSA. Se refiere a que quien la ejerce, a su vez, asume diferentes roles.   Ámbito de aplicación de la administración Como ya lo revisamos, la administración consiste en dirigir un organismo social (empresa, institución, etcétera) a través de un proceso que consiste en planear, organizar, dirigir y controlar recursos económicos, humanos, materiales y técnicos, con el apoyo de herramientas y técnicas sistematizadas, para alcanzar objetivos que fueron determinados de antemano. Por tanto, el campo de trabajo de los profesionales de esta disciplina comprende a todas las organizaciones, ya sean privadas, públicas, con fines de lucro, sin fines de lucro, independientes, etcétera. Pero su origen no es actual, ha acompañado al hombre desde que nació; hoy día, se extiende a todos los ámbitos, y por su carácter universal la encontramos en todos los organismos sociales, en todos los actos que realizamos. Sin una buena administración, ningún acto tendrá éxito, de ahí la importancia de su aplicación.