RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DOCUMENTOS

MUESTREO: El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando se examinan con detalle estos elementos seleccionados, se asume que el análisis revela información útil sobre la población en general. Cuestiones clave. Muchos informes, formularios, documentos de resultados, memos y sitios Web que las personas en la organización han generado. Muchos empleados se pueden ver afectados por el sistema de información propuesto. La necesidad del muestreo 1. Contener los costos. 2. Agilizar el proceso de recopilación de datos. 3. Mejorar la efectividad. 4. Reducir la predisposición. El muestreo ayuda a mejorar la efectividad si se permite obtener información más precisa. Por ejemplo, puede hablar con menos empleados. Diseño del muestreo 1. Determinar los datos a recolectar o describir: El analista de sistemas necesita elaborar un plan realista en cuanto a lo que debe hacer con los datos después de recolectarlos. Si se recopilan datos irrelevantes se desperdicia tiempo y dinero en la recolección, el almacenamiento y el análisis de datos inútiles.  2. Determinar la población a muestra: el analista de sistemas debe determinar cuál es la población; en caso de muestrear datos rigurosos, necesita decidir, por ejemplo, si basta con los últimos dos meses o si se requiere todo un año de informes para el análisis. 3. Elegir el tipo de muestra: el analista de sistemas puede usar uno de cuatro tipos principales de muestras: de conveniencia, intencionada, simple y compleja 4. Decidir sobre el tamaño de la muestra: Es importante recordar que, en el muestreo, el número absoluto es más importante que el porcentaje de la población: es posible obtener resultados satisfactorios muestreos de 20 personas tanto de 200 como de 2,000,000.   Al investigar la evidencia en una organización el analista de sistemas trabaja para entender a los usuarios, su organización y sus requerimientos de información, debe examinar los distintos tipos de datos “duros” que ofrecen información no disponible por cualquier otro medio de recopilación. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS: Hay muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretación en cualquier empresa: informes empleados para la toma de decisiones, informes de rendimiento, registros y variados tipos de formularios. INFORMES PARA LA TOMA DE DECISIONES: Los informes de producción incluyen los costos recientes, el inventario actual, la mano de obra reciente y la información de la planta. INFORMES DE RENDIMIENTO: su función es medir la brecha entre el rendimiento actual y el esperado. También es importante poder determinar si ese hueco se está ensanchando o estrechando como una tendencia general en cualquier rendimiento en evaluación. REGISTROS: Los registros proveen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa. Formas en que el analista puede inspeccionar un registro: 1. Revisar errores en montos y totales. 2. Buscar oportunidades para mejorar el diseño de los formularios de registro. 3. Observar el número y tipo de transacciones. 4. Estar al tanto de los casos en los que la computadora pueda simplificar el trabajo (por ejemplo, los cálculos y otras formas de manipular los datos). FORMULARIOS DE CAPTURA DE DATOS Antes de disponerse a cambiar los flujos de información de la organización, hay que entender el sistema que está en uso en ese momento. ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS CUALITATIVOS: Los documentos cualitativos incluyen mensajes de correo electrónico, memorandos, anuncios en tableros y áreas de trabajo, páginas Web, manuales de procedimientos y de políticas.  Lineamientos pueden ayudar a los analistas a adoptar un enfoque sistemático para este tipo de análisis: 1. Examine los documentos en busca de metáforas clave o que sirvan como guía.  2. Busque discrepancias entre internos contra externos o una mentalidad del tipo “nosotros contra ellos”.  3. Haga una lista de los términos que caractericen el bien o el mal y que aparezcan varias veces en los documentos. 4. Busque el uso de mensajes y gráficos significativos que se publiquen en áreas comunes o en páginas Web. 5. Reconozca un sentido del humor, si es que lo hay MEMOS: Los memos revelan un diálogo activo y continuo en la organización. ANUNCIOS O PANCARTAS EN TABLEROS DE ANUNCIOS O EN ÁREAS DE TRABAJO: sirven como refuerzos sutiles de valores para quienes los leen. SITIOS WEB CORPORATIVOS: el contenido de las metáforas, el humor, el uso de las características de diseño (color, gráficos, animación e hipervínculos), además del significado y la claridad de los mensajes que se proporcionen. Piense en el sitio Web desde tres perspectivas distintas: técnica, estética y gerencial. MANUALES: son otros documentos cualitativos que el analista debe examinar, analizar los manuales con base en los cinco lineamientos mencionados anteriormente. Recuerde que los manuales presentan lo “ideal”. MANUALES DE POLÍTICAS: estos documentos abarcan amplias áreas de comportamiento de los empleados y la empresa, se enfoca principalmente en  las políticas relacionadas con los servicios de cómputo, su uso, acceso, seguridad y cuotas.