C. Documentación Diversa 1. Oficio

I.- O F I C I O DE ACUERDO A; DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA: OCUPACION ORDINARIA, COMUNICACION ESCRITA, PROFESION, EMPLEO, CARGO. EN NUESTRO MEDIO MILITAR:- ES LA COMUNICACION OFICIAL, GIRADA ENTRE DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES, ENTRE INSTITUCIONES O DEPENDENCIAS DE UN MISMO RAMO DISTINTO, Y ENTRE PERSONAL DE ESCALON JERARQUICO SUPERIOR O SUBALTERNO O VICEVERSA. ESTOS DOCUMENTOS ESTAN CLASIFICADOS COMO A CONTINUACION SE DETALLA: a).- RUTINARIOS. b).- CIRCULARES c).- CLASIFICADOS OFICIOS RUTINARIOS:- ESTOS DOCUMENTOS COMPRENDEN LOS DIVERSOS ASUNTOS QUE GENERA LA ADMINISTRACION NAVAL TANTO DE PERSONAL O MATERIAL, QUE SE PUEDEN TRATAR ENTRE ESCALON JERARQUICO SUPERIOR O SUBALTERNO DE LA ARMADA DE MEXICO, EN EL CASO DE PERSONAL COMO VACACIONES, LICENCIAS, ALTAS, BAJAS, COMISIONES, ETC., EN MATERIAL RELATIVO A SOLICITUDES DIVERSAS, REPARACIONES, ACUSE DE RECIBO, ETC. OFICIOS CIRCULARES:- ESTOS DOCUMENTOS SON ELABORADOS CUANDO SE DA A CONOCER DISPOSICIONES TANTO EMANADAS POR LA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES, MANDO SUPERIOR, EN EL CASO DE LA PRIMERA A COMANDANCIAS DE ZONAS, FUERZAS Y SECTORES NAVALES, Y EN EL SEGUNDO A DEPENDENCIAS BAJO SU JURISDICCION, Y EN EL CASO DE LOS MANDOS SUBORDINADOS DARAN A CONOCER DISPOSICIONES A SU PERSONAL POR MEDIO DE SU ORDEN PARTICULAR EMITIDAS POR LOS MISMOS.- EN SINTESIS LA FINALIDAD DEL OFICIO CIRCULAR, ES LA DE PROPAGAR O TRANSMITIR UNA COMUNICACION DE INTERES. ESTOS DOCUMENTOS COMO SE DIJO ANTES SON FORMULADOS POR LAS DISTINTAS DIRECCIONES DE LA JOPNAV, Y GENERALMENTE LLEVAN ORDEN DE NUMERACION ANUAL CONTROLADO POR LA SECCION DE ORGANIZACION DEL ESTADO MAYOR DE LA ARMADA, PARA EVITAR DUPLICIDAD DE LOS MISMOS GIRADOS POR LAS DIRECCIONES DIFERENTES. OFICIOS CLASIFICADOS:- ESTOS DOCUMENTOS COMO SU CLASIFICACION LO INDICA, SON ELABORADOS PARA TRATAR ASUNTOS QUE POR SU INDOLE ASI LO AMERITE, Y COMPRENDEN LOS CONFIDENCIALES, SECRETOS Y RESERVADOS, SEGUN EL CASO, SU NUMERO QUE LE CORRESPONDA CON ESTA CLASIFICACION Y CARECERA DE LAS SIGLAS RESPECTIVAS. I.- CUADRO CLASIFICADOR EN EL ANGULO SUPERIOR DERECHO a).- SI EL OFICIO ES GIRADO POR LA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES. ARMADA DE MEXICO. JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES. COORD.GRAL.DE RECURSOS (LA QUE CORRESPONDA) DIR.GRAL. (LA QUE CORRESPONDA) DIR. (LA QUE CORRESPONDA) OFICIO NUM: EXPEDIENTE:- b).- SI EL OFICIO ES REMITIDO A LA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES: ARMADA DE MEXICO. DEPENDENCIA O UNIDAD QUE GIRA EL OFICIO. OFICINA. SECCION O MESA. NUMERO DE OFICIO. EXPEDIENTE. II.- ASUNTO DOS RENGLONES ABAJO DE ESTOS DATOS Y A LA MITAD DERECHA DE LA HOJA SE EXPRESARA EL, QUE SERA UN EXTRACTO DE LA COMUNICACION Y TIENE POR OBJETO FORMARSE UNA IDEA EXACTA DEL CONTENIDO DEL OFICIO. SE PROCURARA QUE NO EXCEDA DE TRES RENGLONES. III.- LUGAR DE PROCEDENCIA Y LA FECHA ABAJO, A TRES RENGLONES Y A LA MITAD DERECHA DE LA HOJA SE INDICARA EL. IV.- TRES RENGLONES MAS ABAJO Y DEJANDO A LA IZQUIERDA MARGEN DE CUATRO Y MEDIO CENTIMETROS, SE ASENTARA: a).- SI EL OFICIO ES GIRADO POR LA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES. CUANDO EL ASUNTO ES IMPERSONAL. GRADO E INICIALES O ABREVIATURA DEL CUERPO A QUE PERTENECE. CARGO EN LA DEPENDENCIA O UNIDAD Y NOMBRE DE LA MISMA. LUGAR DEL DESTINO. CUANDO EL ASUNTO ES PERSONAL.- GRADO E INICIALES O ABREVIATURAS DEL CUERPO A QUE PERTENECE. CUANDO EL ASUNTO ES IMPERSONAL.- GRADO E INICIALES O ABREVIATURAS DEL CUERPO A QUE PERTENECE. CARGO EN LA DEPENDENCIA O UNIDAD Y NOMBRE DE LA MISMA. LUGAR DEL DESTINO. CUANDO EL ASUNTO ES PERSONAL GRADO E INICIALES O ABREVIATURAS DE SU CUERPO. NOMBRE DEL INTERESADO. UNIDAD O DEPENDENCIA DONDE SE ENCUENTRA COMISIONADO. LUGAR DE DESTINO. b).- SI EL OFICIO ES REMITIDO A LA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES. AL C.(GRADO SI ES MILITAR CON INICIALES O ABREVIATURAS DE SU CUERPO,O LA ABREVIATURA DE SU PROFESION SI ES CIVIL). SECRETARIO DE MARINA. JEFATURTA DE OPERACIONES NAVALES. MEXICO, D.F. C).- CUANDO NO HAYA SIDO NOMBRADO TITULAR DE LA SECRETARIA DE MARINA Y EL C. SUBSECRETARIO DE LA MISMA ASUMA EL CARGO. AL C. (EL GRADO SI ES MILITAR CON INICIALES O ABREVIATURAS DE SU CUERPO, O LA ABREVIATURA DE SU PROFESION SI ES CIVIL). SUBSECRETARIO DE MARINA. ENCARGADO DEL DESPACHO. JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES. MEXICO, D.F. D).- ENTRE CARGOS DE UNA MISMA DEPENDENCIA O UNIDAD: GRADO E INICIALES O ABREVIATURAS DEL CUERPO A QUE PERTENECE. GRADO DE LA DEPENDENCIA O UNIDAD. A BORDO, EN TIERRA, PRESENTE, ETC. V.- LA REFERENCIA, SI LA HAY, SE COLOCARA DOS RENGLONES ABAJO DEL LUGAR DEL DESTINATARIO Y PARTIENDO DE LA MITAD DERECHA DE LA HOJA, INDICANDO DIRECCION, SECCION, MESA, NUMERO DEL OFICIO, EXPEDIENTE Y FECHA. EN LA REFERENCIA DE TODO OFICIO DEBERAN EMPLEARSE LAS ABREVIATURAS PARA EL EFECTO ESTABLECIDO PARA LAS DEPENDENCIAS Y UNIDADES DE LA ARMADA DE MEXICO. VI.- TEXTO DEL OFICIO DOS RENGLONES ABAJO DE LA REFERENCIA SE ESCRIBIRA EL, OBSERVANDO LAS SIGUIENTES REGLAS: a).- CUANDO EL OFICIO ES GIRADO POR LA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES, SEA CUAL FUERE LA DIRECCION QUE LO FORMULE SE INICIARA SU TEXTO CON LA SIGUIENTE FRASE:"ESTA JEFATURA DE OPERACIONES NAVALES DISPONE". b).- SE CONSERVARA EL MARGEN IZQUIERDO DE CUATRO Y MEDIO CENTIMETROS, Y EL DERECHO DE UNO Y MEDIO; PERO LA ESCRITURA SE EMPEZARA DEJANDO EN BLANCO LOS PRIMEROS CINCO ESPACIOS A PARTIR DEL MARGEN IZQUIERDO. c).- TENIENDO PRESENTE QUE EN EL TEXTO DE TODA COMUNICACION GENERALMENTE SE CONSIDERAN TRES PARTES, INTRODUCCION, CUERPO DEL OFICIO Y TRATAMIENTO FINAL, SI EL ASUNTO QUE SE TRATA PRESENTE VARIOS ASPECTOS, PARA MAYOR CLARIDAD SE DIVIDIRA EL CUERPO DEL OFICIO EN PARRAFOS, INCISOS, ETC., CUANDO ASI LO AMARITE. d).- LOS PARRAFOS SE ASENTARAN CON SECUENCIA LOGICA DEL ASUNTO QUE SE TRATA, Y SE LES ASIGNARA A CADA UNO DE ELLOS UN NUMERO CARDINAL PROGRESIVO ASCENDENTE , A PARTIR DEL 1. e).- LOS SUBPARRAFOS SE LES ASIGNARAN A CADA UNO DE ELLOS LETRAS MINUSCULAS ALFABETICAS A PARTIR DE LA A; ASI: a), b), c), etc. f).- ENTRE PARRAFO Y PARRAFO, ENTRE SUBPARRAFO Y SUBPARRAFO Y ENTRE SUBPARRAFOS, ASI COMO ENTRE SUBPARRAFO E INCISOS, Y ENTRE INCISOS, SE DEJARA UN ESPACIO DE DOS RENGLONES. g).- EL NUMERO O LA PALABRA INICIAL, SEGUN EL CASO, DE CADA PARRAFO, SE ESCRIBIRA DEJANDO EN BLANCO LOS PRIMEROS CINCO ESPACIOS DEL RENGLON CORRESPONDIENTE. h).- LA LETRA INDICADORA DE CADA SUBPARRAFO SE ESCRIBIRA DEJANDO EN BLANCO TAMBIEN, CINCO ESPACIOS A PARTIR DEL MARGEN IZQUIERDO: PERO LA ESCRITURA DE TALES SUBPARRAFOS SE CONTINUARA A LA MISMA ALTURA DE SU PALABRA INICIAL. i).- CUANDO EL TEXTO DE LA COMUNICACION CAREZCA DE INTRODUCCION Y EL ASUNTO NO PRESENTE VARIOS ASPECTOS EL CUERPO DEL OFICIO NO SE DIVIDIRA EN PARRAFOS. j).- SI EL CUERPO DEL OFICIO DEBE CONTENER UNA TRANSCRIPCION ESTA SE HARA, ENTRE COMILLAS, A RENGLON SEGUIDO INDICADO LOS PUNTOS Y APARTE CON PUNTO Y GUION, DEJANDO EL TEXTO DE ESTA TRANSCRIPCION UN MARGEN DE CINCO ESPACIOS MAS QUE EL MARCADO A LA IZQUIERDA PARA EL CUERPO DEL OFICIO. k).- CUANDO EL TEXTO DE UNA COMUNICACION SEA DEMASIADO CORTO DEBERAN ESCRIBIRSE A DOBLE ESPACIO INTERLINEAS, PERO OBSERVANDO SIEMPRE LAS DEMAS INDICACIONES CONTENIDAS EN LA PRESENTE CIRCULAR, PARA EL EFECTO SE CONSIDERARA CORTO EL TEXTO DE UN OFICIO CUANDO NO PASE DE CINCO RENGLONES. VII.- TRATAMIENTO AL CENTRO Y TRES RENGLONES ABAJO DEL TEXTO DEL OFICIO, SE EXPRESARA EL; A LOS DOS RENGLONES SIGUIENTES, EL LEMA OFICIAL DEL GOBIERNO Y DEMAS DATOS QUE ENSEGUIDA SE INDICAN: RESPETUOSAMENTE (o) ATENTAMENTE. SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION. GRADO, INICIALES O ABREVIATURA DEL CPO.Y CARGO. N O M B R E Y APELLIDOS. M A T R I C U L A. VIII.- EN LA ESQUINA INFERIOR IZQUIERDA SE INDICARAN LAS TRES INICIALES DEL JEFE QUE ORDENA, DEL OFICIAL QUE COMUNICA Y DICTA Y DEL MECANOGRAFO. IX.- NO DEBERA JAMAS TRATARSE DOS O MAS ASUNTOS DIFERENTES EN EL MISMO OFICIO. X.- CUANDO POR LA EXTENSION DEL TEXTO DE UN OFICIO NO QUEPA EN EL ANVERSO, POR NINGUN MOTIVO DEBERA CONTINUARSE ESCRIBIENDO EN EL REVERSO, SI NO QUE UTILIZARA LA HOJA U HOJAS QUE SEAN NECESARIAS PARA SU TERMINACION, OBSERVANDOSE LAS SIGUIENTES REGLAS: a).-EN TODAS LAS HOJAS DEBERA REPETIRSE, EN EL ANGULO SUPERIOR DERECHO EN COLUMNA SI NO TIENE CUADRO, O EN EL SI LO TIENE, TANTO EL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA, SECCION, MESA Y OFICINA QUE GIRA EL OFICIO, COMO EL EXPEDIENTE Y NUMERO DEL MISMO. b).-LOS NUMEROS DE PAGINACION SE COLOCARAN EN LA PARTE MEDIA DE LAS HOJAS RESPECTIVAS, A DOS RENGLONES ABAJO DE LA ANOTACION DEL EXPEDIENTE Y CON UN GUION A CADA LADO DE DICHO NUMERO. c).-EN EL CASO ESPECIAL DE QUE EN TODAS LAS HOJAS APAREZCA IMPRESA LA PALABRA ASUNTO, A CONTINUACION DE ESTA SE ANOTARAN LAS PALABRAS: HOJA NUMERO Y ENSEGUIDA EL NUMERO DE LA PAGINACION QUE CORRESPONDA. d).-SE CONTINUARA LA ESCRITURA, DOS RENGLONES ABAJO DEL NUMERO DE PAGINACION. XI.- SI EL TEXTO DE LA COMUNICACION SE EXTIENDE HASTA EL GRADO DE NO PERMITIR AL REMITENTE FIRMAR EN EL ANVERSO SE INDICARA EN ESTA PARTE UNICAMENTE EL TRATAMIENTO, ASI: RESPETUOSAMENTE (o) ATENTAMENTE. CONTINUANDOSE AL REVERSO CON EL LEMA OFICIAL Y TERMINANDO COMO EL PARRAFO VII. XII.- SIEMPRE QUE SE CONTESTE DE ENTERADO O SE ACUSE RECIBO DE ALGUNA COMUNICACION, SE EXPRESARA EN FORMA EXTRACTADA EL ASUNTO QUE ESTA SE REFIERE. XIII.- CUANDO EL CONTENIDO DE UN OFICIO DEBAN TENER CONOCIMIENTO ADEMAS DEL DESTINATARIO, OTRAS AUTORIDADES O PERSONAS, SE HARAN LAS COPIAS NECESARIAS MARCANDOSE AL CALCE LOS DESTINATARIOS E INDICANDOSE EL OBJETO PARA EL CUAL SE REMITEN TALES COPIAS, LAS CUALES DEBERAN SER FIRMADAS AL IGUAL QUE EL ORIGINAL. XIV.- PARA LA NUMERACION DE OFICIOS, DEBERAN TENER PRESENTE QUE ESTA SERA EN TODO CASO ANUAL, INICIANDOSE EL PRIMER DIA DE CADA AÑO CON EL NUMERO UNO, EN TODOS LOS BUQUES Y DEPENDENCIAS DE LA ARMADA DE MEXICO. XV.- EN LOS CASOS EN QUE CON EL OFICIO QUE SE GIRA TENGAN QUE ACOMPAÑARSE DOCUMENTOS, SE INDICARA ASI AL MARGEN DE TODAS LAS HOJAS DE QUE CONSISTE DICHO OFICIO, EJEMPLO: CON DOS ANEXOS. +-------------------------------+ |DEPENDENCIA____________________| |_______________________________| |_______________________________| |OFICINIA_______________________| |SECCION________________________| 1 CUADRO CLASIFICADOR |NUMERO DEL OFICIO______________| |EXPEDIENTE_____________________| +-------------------------------+ 2 ASUNTO: 3 LUGAR DE PROCEDENCIA Y FECHA. +--------------------------+ |AL C.: | | 4 DESTINATARIO. | +--------------------------+ 5 REFERENCIA (O ANTECEDENTES). +---------------------------------------------------------------+ | | | | | | | 6 T E X T O. | | | | | +---------------------------------------------------------------+ CON ____ANEXOS: +------ RESPETUOSAMENTE (ó ATENTAMENTE)---------+ | SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION. | |(Grado, iniciales ó abreviaturas del Cuerpo y | | cargo). | | ========================================= | | NOMBRE. | | (=================) | | MATRICULA | +-----------------------------------------------+ 8ANTEFIRMA. +---------------------------------------------------------------+ |COPIAS: | |AL C: 9 COPIAS. | |C.c.p: | +---------------------------------------------------------------+ MCA/FAG/MAH/bag' 10 SIGLAS