Manual de Entrevista por competencias SNEGRO (2008)

¿Qué es una entrevista? proceso de comunicación entre dos personas correspondencia mutua entre ambas partes, y consiste en palabras, gestos, posturas, y otros conectores objetivo: obtener información encaminada a tomar una decisión de reclutamiento y selección. Las condiciones adecuadas para su realización es dentro de un ambiente de confianza y respeto (empatía). El entrevistador es quien conduce la entrevista, dentro de un marco de confiabilidad para descubrir las competencias y cualidades que distinguen a una persona. Aceptando que todas las personas tenemos fortalezas y áreas de oportunidad. entrevistador profesional: posee habilidad para indagar mas allá de la primera respuesta del candidato a una pregunta. al comenzar una entrevista es tener totalmente la claridad del perfil del puesto o vacante

TIPOS DE ENTREVISTA:Entrevista Inicial: evaluar si el candidato cumple con los requisitos básicos para iniciar el proceso de reclutamiento, selección y colocación laboral; dura 30 minutos, busca verificar el perfil del candidato.De acuerdo a la función de la conducción de la entrevista existen los siguientes tipos: Entrevista Planificada o Estructurada: tiene un plan estructurado en el planteamiento de las preguntas, cuenta con mayor validez predictiva; más posibilidades de éxito en el reclutamiento, selección y colocación del buscador de empleo.Los juicios se basan en datos objetivos, cuenta con la descripción del perfil del puesto, es decir, lo que la empresa o institución requiere. La desventaja es que el entrevistador no explora las respuestas interesantes o poco comunes, es sumamente mecánico y algunos candidatos suelen desalentarse. Entrevista No Estructurada: se basa en expectativas, primeras impresiones, en que medida les agrada o cuanta afinidad encuentra el consejero de empleo en el buscador de empleo a quien entrevista.En este enfoque pueden pasarse por alto determinadas áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante. Entrevista Semiestructurada o Mixta: estrategia, con preguntas estructurales y con preguntas no estructurales; proporciona una base informativa que permite las comparaciones entre candidatos. Parte no estructurada añade interés al proceso y permite un conocimiento inicial de las características específicas del solicitante. Existe un plan previo, presentándose cierta libertad de acción del entrevistador.

ESTRUCTURA DE LA ENTREVISTA: Es esencial un plan ordenado que guíe el curso de la entrevista, así se podrá obtener información precisa y clara del entrevistado. La estructura de la entrevista consta de tres elementos:

RAPPORT: primer contacto con el entrevistado y nuestro objetivo debe ser establecer un clima grato de confianza para el buscador de empleo.Comportamientos que favorecen el rapport: Se procura un saludo amable, dándole la bienvenida. Cuando llegue el candidato se sugiere mirarle a los ojos, sonreír y adelantarse para darle un apretón de manos. Saludarlo por su nombre y cordialmente invitarlo a tomar asiento. Tratar con cortesía -Interesarse al escuchar Aclarar que la información se tratara confidencialmente. Buscar privacidad en la entrevista. Utilizar el método: Pregunta-Respuesta-Comentario Comportamientos que perjudican el rapport: Contestar el teléfono. Hacer preguntas en sucesión rápida. Poner a prueba la veracidad o credibilidad del entrevistado de manera abierta. No convertir la entrevista en un interrogatorio

DESARROLLO: implica una gran capacidad de percepción por parte del entrevistador para registrar todas y cada una de las conductas y actitudes que emite el entrevistado. etapa donde se obtiene mayor cantidad de información. objetivo es obtener información cualitativa más significativa existe el clima propicio de confianza, espontaneidad y seguridad. se caracteriza por una mayor participación por parte del entrevistado y una minima intervención del entrevistador.

CIERRE: debe concluir con amabilidad y sin prisas, incluso cuando se considere que el candidato no es el idóneo para colocarlo dentro de una institución o empresa.Cinco o diez minutos antes de terminar la entrevista, es conveniente anunciar que se acerca el final y hacer un comentario como: Antes de que terminemos, ¿Qué más te gustaría comentar? Antes de terminar voy a hacerte dos preguntas mas……. Nos estamos acercando al final, pero antes quisiera que me dijeras……… Se puede informar al buscador de empleo sobre las condiciones del puesto o vacante, como sueldo que ofrecen, lugar de trabajo, horarios, funciones, etc., siempre y cuando el aspirante cumpla con el perfil exigido por la empresa o institución y sea aceptado en la entrevista por competencias, en caso contrario no se crearan falsas expectativas.Dejar claro que existen otros postulantes para la misma vacante y que serán sometidos a evaluación.

ENTREVISTA BASADA EN COMPETENCIAS:El autor francés Claude Levy-Leoyer, profesor de psicología del trabajo menciona:Las competencias: lista de comportamientos que ciertas personas poseen en mayor medida que otras, y que los transforman en mas eficaces para una situación dada. observables en la realidad cotidiana del trabajo e igualmente en situaciones de evaluación como en la entrevista. indicios integrales de aptitudes, rasgos de personalidad y conocimientos adquiridos. Las competencias representan un rasgo de unión entre las características individuales y las cualidades requeridas para conducir las misiones profesionales prefijadas.

Modelo de Iceberg: Gráficamente, se dividen las competencias en dos grandes grupos. Las mas fáciles de detectar y desarrollar, como las destrezas y conocimientos.Las mas difíciles como el concepto de sí mismo, las actitudes, los valores y el núcleo de la personalidad. Es decir aquellas que se son profundas y tangibles.

Tres tipos de competencias: Generales, Específicas o Técnicas:Las Competencias Genéricas: de carácter más universal y ligadas al comportamiento definiendo la forma en la que nos desempeñamos, actitudes que se demuestran, aspectos más superficiales del individuo, quedando ligadas sus habilidades más específicas a una actividad particular; pueden considerarse comunes para las conductas de los distintos estamentos de una organización. Las Competencias Específicas: habilidades específicas que se refieren a un puesto de trabajo concreto y es donde más se denotan las especificidades puntuales de la empresa o institución.Las Competencias Técnicas: referidas a las habilidades específicas implicadas con el correcto desempeño de puestos de un área técnica o de una función específica; describen las habilidades de puesta en práctica de conocimientos técnicos y específicos muy ligados al éxito de la ejecución técnica del puesto.

ETAPAS DE LA ENTREVISTAExisten tres etapas que el entrevistador necesita conocer para ejecutar adecuadamente la entrevista basada en competenciasAntes de la Entrevista: Condiciones para una entrevista exitosa; el arte de preguntar, áreas a investigar.Durante la Entrevista: Actitudes del entrevistador; el arte de observar, técnicas para entrevistar.Después de la entrevista: Evaluando la entrevista enfocada a competencias.

ANTES DE LA ENTREVISTADeterminar objetivos: claro el propósito de la entrevista ya que esto dará la pauta de la información que debe obtenerse y de la dirección que debe dársele. conocer el nivel del candidato si es la primera entrevista para recaudar informes sobre la solicitud, o es la segunda, indagando y tomado en cuenta el motivo de su regreso Preparación:tener y revisar toda la información que se tenga sobre el entrevistado, ejemplo: curriculum vitae, solicitud, etc.Tener guía de entrevista:puntos claves del puesto y evaluar en base a competencias que demanda.Seleccionar el escenario:debe ser un lugar agradable, aislado de ruidos que interfieran la comunicación; un espacio limpio, con buena ventilación, iluminación y mobiliario (escritorio y asientos) cómodos. Complementa este aspecto la actitud que se tenga hacia en entrevistado.Determinar la duración: entrevistador debe tomar periodos de descanso entre una entrevista y otra, así como para llenar formatos utilizados dentro del área. duración entre entre 30 minutos, finalizando hasta que se haya obtenido y proporcionado toda la información necesaria. Evitar interrupciones:Todo aquello que perturbe la comunicación y se distorsione totalmente la comunicación.Elaboración de Reporte de evaluación de entrevista: Después de la entrevista es de vital importancia elaborar un reporte de evaluación no podemos confiar absolutamente en nuestra memoria, utilizar un cuadernillo de notas durante la realización de la misma. teniendo la certeza de que cubre el perfil adecuado y tiene las competencias requeridas por la empresa o institución. Garantizando la calidad de reclutamiento y selección.

EL ARTE DE PREGUNTAR ¿Qué es preguntar?La pregunta es el gran estimulante de las inteligencias. Consiste en explorar, averiguar, informarse, cuestionar, confrontar, investigar, inquirir, abrir expectativas¿Para que preguntar?La información que el aspirante proporcione nos dará elementos que nos generan a los entrevistadores nuevas dudas y áreas que podamos seguir investigando. La pregunta debe ser planteada de forma que el candidato sea invitado a comunicarse espontáneamente y motivarlo a que nos hable de lo que nos interesa conocer.*PREGUNTAR, PARA INVESTIGAR, PARA SEGUIR INVESTIGANDO ¿Forma de utilizar las preguntas? utilización descuidada o inconsciente de las preguntas puede conducir al fracaso de la entrevista. “En el adecuado planteamiento de las preguntas, esta el éxito de la información que obtengamos”. En todas las personas los gustos son fuerzas y los disgustos reflejan debilidades

Tipos de preguntasExisten dos tipos de preguntas cerradas y abiertas:Preguntas cerradas: provocan respuestas que satisfacen la información en pocas palabras. A su vez, estas se dividen en tres clases: Preguntas cerradas de identificación: Son las que buscan saber qué, cuanto, cómo, dónde y cuál. Ejemplo: ¿Cuántos son en la familia?, ¿Dónde naciste?, ¿Quién fue tu ultimo jefe?, etc.,. Preguntas de selección: da a elegir al entrevistado entre dos o mas opciones que se le presentan. Ejemplo: ¿Deseas trabajar en empresas publicas o privadas?, ¿Prefieres la teoría o la practica?, etc.,. Preguntas de si o no: pueden cuestionarse satisfaciendo la pregunta con un si o un no. También son conocidas como preguntas dicotómicas. Ejemplo: ¿Estudias ingles?, ¿Eres casado?, etc.,. Preguntas sugerentes: El entrevistador le sugiere la respuesta al candidato. Ejemplo: ¿Observo en tu solicitud que te gustan mas los trabajos en una oficina que en la calle verdad?. Preguntas abiertas: se caracterizan por ser indefinidas, es decir, se deja al entrevistado la función de señalar cuales son los aspectos que mas le interesan. Ejemplo: “Platícame sobre tu trayectoria académica” o “Háblame sobre tu pasatiempo predilecto”. Deja que la entrevista se conduzca de acuerdo con la cantidad y calidad de la comunicación que se obtiene en ese momento. Preguntas situacionales: pone al buscador de empleo en una situación real descrita detalladamente. Ejemplo: “Esta es la situación…qué harías?”. Preguntas proyectivas: se pide al postulante que diga lo que otras personas piensan o dicen, es poner en boca de otros lo que el candidato opina o siente. Preguntas de opinión: solicita su punto de vista acerca de algún tema al candidato. Ejemplo: ¿Qué opinas de los sindicatos que hay en México?

AREAS A INVESTIGAR:Una pregunta no es formulada solamente por el compromiso mismo que implica la entrevista donde uno pregunta y el otro responde; no se trata de llenar el tiempo con preguntas que no nos conducen a ninguna parte y que solo es mala inversión de tiempo, cada pregunta debe ser motivada por un interés y un propósito muy concreto.Es importante indagar cuatro áreas de la vida:Área Laboral: Se sugiere comenzar a abordar esta área, ya que es donde el candidato se siente seguro y confiado, hablando de sus logros y desempeño laboral. Área en donde podemos comenzar a averiguar sus competencias. Revisar de manera cronológica la trayectoria del candidato en sus diferentes trabajos.Fecha de ingreso a su primer trabajo; edad en la que decidió incorporarse a las actividades ocupacionales (momento en que fue autosuficiente y responsable)Fecha de ingreso y de salida de los trabajos anteriores; determinar los espacios de tiempo que el buscador de empleo estuvo ocupado y que periodos permaneció inactivo laboralmente.Nombre de las empresas o instituciones. Se ha desarrollado en empresas pequeñas, medianas o grandes, su razón de ser de las mismas.Sueldo al ingresar y al salir. Obtuvo aumentos significativos en el transcurso de su desempeño laboral.Funciones en su puesto. experiencia ocupacional que adquirió en cada uno de los trabajos, hasta que punto se ha especializado, manejado personal, responsabilidades económicas y de cómputo.Jefe o jefes inmediatos. investiga con el fin de determinar en que nivel jerárquico estaba ubicado dentro de la organización. si es una persona que tiene la motivación suficiente para buscar trabajo por cualquier conducto.Motivo de salida. con la finalidad de determinar que lo impulsa a cambiar de trabajo. Posibilidades de desarrollo o ingresos económicos, problemas interpersonales, de salud, renuncia voluntaria u obligatoria, etc.,.Área Escolar:muy importante para detectar el potencial de desarrollo de los entrevistados; se verifica si el buscador de empleo cuenta con los conocimientos teóricos de acuerdo con los requerimientos del puesto.Calidad de estudios y niveles de eficiencia. calidad de enseñanza recibió el buscador de empleo, así como los niveles de eficiencia con los que se desempeño la persona, cuales son los estándares de exigencia a los que esta acostumbrado.Nivel de realización. Se pretende valorar, ¿Qué capacidad tiene para terminar lo que inicia? Área Personal: confirmar los datos anotados en la solicitud o en los que existe contradicción o incongruencia. Ejemplo: Nombre completo, domicilio, edad, estado civil, No. de afiliación al seguro social, fecha de nacimiento, etc., Área Familiar: Investigar sobre el estatus económico, cultural, grupo social al que pertenece, el área urbana, costumbres, integración, comunicación, convivencia; Investigando el núcleo social de origen: la familia, que es la que determina los valores, imprime la primera etapa de la educación de la persona. Salud física: Investigar las enfermedades que ha padecido; para determinar el efecto o consecuencia de estos datos. Imagen de si mismo: Indagar cuál es el nivel de contacto con la realidad, qué tan justa es la evaluación que hace de su propia persona. Revisión de las incongruencias entre las propias descripciones y los datos relevados durante la entrevista. Para no inferir, descríbame ¿Cómo es usted?, ¿Cuáles son sus defectos y virtudes?; Si sus amigos tuvieran que hacer una descripción de usted ¿Cómo seria?, etc.,. Metas: intenta obtener información acerca de sus metas personales, cómo el buscador de empleo se proyecta hacia el futuro, qué es lo que esta haciendo para lograrlo, qué grado de objetividad tiene en la evaluación de sus metas con respecto a sus capacidades y se le pregunta sus metas en tres niveles: a corto plazo (un año), a mediano plazo (dos años) y a largo plazo (tres años en adelante). Área Pasatiempos y proyectos: investigar cómo utiliza su tiempo libre, cuales son sus pasatiempos, si tiende a la socialización, actividad grupal o individual. Deben ser respuestas ricas y no deficientes (forma de ser y de pensar del entrevistado).

Durante la entrevista: actitudes del entrevistador

Mantenerse atendo a:Prejuicios: es emitir un juicio que no esta basado en la razón, ni en el conocimiento, sino en ideas preconcebidas; evitar el contaminar nuestra entrevista con interpretaciones equivocadas que nos lleven a ser poco objetivos en nuestros juicios.Primeras impresiones: una primera imagen tratamos de unirla con información que nos proporciona en los primeros momentos como: su aspecto físico, vestimenta, forma de hablar, presencia, contacto visual, modales, movimientos corporales y faciales, etc.,. Estas se forman en los primeros 2 a 4 minutos en un encuentro cara a cara, generando una hipótesis sobre el buscador de empleo. Se produce en trasncurso de toda la entrevista; No se debe perder la objetividad de la información.Intuición: es el juicio que nos formamos de la gente a partir de nuestras primeras impresiones, es punto de vista que se tiene de la persona. Intuimos ciertas capacidades, cualidades, forma de ser, actitudes, fortalezas, debilidades, etc.

EL ARTE DE OBSERVARel entrevistador debe tener la capacidad de observar y escuchar lo que dice la persona con su mirada, movimientos de manos, pies, postura, contacto visual y actitud en general.Tipos de conductas de los EntrevistadosDiversos comportamientos según su tipo de personalidad Defensivo: Manteniéndose a la expectativa Desafiante: como si tomara posesión del momento de la entrevista, se echa para tras y cruza la pierna, se conserva erguido y comunica con su expresión corporal: “Este soy yo”, ¡extrovertido y seguro! Tímido: Expresa sumisión y pasividad. Tenso: trasmitiendo la sensación de poca flexibilidad, le sudan las manos. Se conserva atento y con temor de emitir más información de la que considera conveniente. Ansioso: Movimientos que denotan angustia. Comunicación no verbal, permitiría denotar sus características más ansiógenas Desparramado: Con un perfil relajado, es decir, de una persona despreocupada por aspectos que normalmente pudieran generar algun tipo de movilidad en los sujetos.Debido a dicha despreocupación, pareciera ser que el sujeto carece de autocrítica y puede mostrarse más bien despistada, o de manera indiferente. Deshonesto: tiende a alterar documentos, oculta trabajos anteriores. Es una persona con adicciones, problemática laboralmente, socialmente y personalmente. Ostentoso: su comportamiento corporal tiene el objetivo de impresionar al entrevistador. Su actitud es “Ve mi éxito y lo que tengo”. Víctima: Desea despertar en los demás lastima, provocar la conducta que salvador por parte del entrevistador. Seductor: tiene como finalidad gustar al entrevistador. Son aquellos que tienen muy forzada la conducta de seducción. Conflictivo: Permanece periodos cortos en sus trabajos. No hay una continuidad de estudios. Tiene problemas con símbolos de autoridad y tiene problemas de carácter. Responsable: estable, madura, con deseos de superación, creativa, eficiente, eficaz, ha tenido logros en su vida laboral, personal y académicamente. Aprende de la experiencia, toma el trabajo con seriedad.

TÉCNICAS PARA LA ENTREVISTAherramientas que nos ayudan para el manejo de la entrevista según las características del entrevistado (tipo de conducta) o para finalizar con éxito de una situación difícil de enfrentar dentro de la entrevista, así como, para realizar una entrevista de calidad. No se debe olvidar que la entrevista es un proceso de integración humana, debemos ser lo mas sinceros y genuinos.Técnicas de confrontación: pide al entrevistado que pruebe lo que dice o afirma; recomendable utilizarla cuando la información del candidato no es creíble o no es confiable.Técnica del eco: técnica que procura la motivación del candidato para continuar describiendo mediante el lenguaje, alguna situación o evento.Técnica del silencio: compromete al entrevistado a seguir hablando. Se debe manejar con cuidado puesto que podría romper el clima de confianza de la entrevista.Técnica del Agrado: gestos de aprobación; funcionan muy bien para que el entrevistado nos siga hablando de un tema.Técnica del desagrado: da a conocer que no coincide con lo que el entrevistado dice, a través de gestos de desaprobación. Es posible controlar a la persona que habla mucho o al adulador; no es recomendable utilizarla ya que no propicia el buen clima de la entrevista.Presión del Tiempo: Es posible que por condiciones de tiempo, sea necesario apresurar al candidato, de modo que mediante una sutil interrupción y descripción del futuro inmediato de la entrevista, este pueda direccionar nuevamente el control hacia la persona del estrevistador.Presión Emocional: somete al entrevistado a un estado de tensión y se evalúa su estabilidad.Técnica del ¿cómo?: Proporciona información respecto a las verdaderas formas de comportamiento; conocer lo profundo, lo que realmente nos interesa saber del entrevistado.Técnica del tercer oído: escucha también lo que No dice y lo que Quiere decir; funciona en los momentos en que la información requiera un análisis más penetrante por parte del entrevistador, debido a la falta de claridad del candidato o al a importancia del dato que nos proporciona.

DESPUÉS DE LA ENTREVISTADespués debemos tomar una decisión, este es un proceso en que se evaluará sistemáticamente cada una de las competencias, conocimientos técnicos y atributos de personalidad con los que cuenta cada buscador de empleo.Para evaluar nuestro proceso de reclutamiento se tiene que ponderar cada uno de los factores y competencias detectadas durante el proceso de la entrevista por competencias.Lo siguiente, elegir al mejor candidato, que cumpla con el perfil que demanda la empresa publica o privada, teniendo las habilidades, conocimientos, competencias laborales, experiencia necesaria y la actitud para determinado puesto.