Realización de inspecciones planeadas

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• Realización de inspecciones planeadas

• Introducción

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• Los requisitos establecidos por la legislación colombiana se refiere a actividades de salud ocupacional encontrando la realización de inspecciones planeadas en áreas de trabajo con el objeto de identificar los riegos que afecten la salud de los trabajadores. 

• El numero de actividades económicas cuenta en el sector industrial como en el de servicios, no se establece un modelo exacto para realizar las inspecciones planeadas en los sitios de trabajo, en esta norma se presenta parámetros específicos y establecen un sistema de inspecciones planeadas en cualquier empresa independiente a su actividad económica.

• Objetivos

• Establece los pasos para seguir requisitos de un programa de inspecciones, área de equipos e instalaciones, la metodología que presenta es aplicable a toda empresa cuando tiene una implementación económica y deben ajustarse de acuerdo a las condiciones de la empresa.

• Definiciones

• 1. Áreas y partes criticas: En las partes de una empresa y componentes de equipos materiales pueden tener perdidas si se usan en forma inadecuada.

• 2. Condiciones Subestándar: Es una desviación establecida que puede facilitar la ocurrencia de un accidente.

• 3. Historial de perdida: Es la gravedad de frecuencia por perdida ocasionadas por accidentes que han ocurrido.

• 4. Inspecciones planeadas informales: Estas son aquellas que se realizan en forma no sistemática y en ellas incluyen reporte de condiciones subestándar y se emiten por medio de trabajadores hacia jefes inmediatos por supervisores durante el trabajo.

• 5. Inspecciones planeadas: Es un recorrido sistemático por un área con una prioridad de instrumentos y responsables determinado a su realización en el cual pretenden identificar las condiciones subestándar.

• 6. Perdidas: Todo lo que se puede ocasionar por ejemplo; lesión personal, daño ocasionado a la propiedad, ambiente y proceso.

• 7. Potencial de perdida: Es la perdida que puede ocasionar accidentes, ejemplo; gravedad, magnitud y frecuencia

• Clasificación

• Se considera que las inspecciones planeadas pueden clasificarse en cuenta a los objetivos que se persigue en ella.

• 1. Inspecciones planeadas generales: Inspecciones que se realizan en una área completa con un enfoque amplio para identificar el mayor numero de condiciones subestándar.

• 2. Inspecciones planeadas de orden y aseo: Pretende verificar que las cosas se encuentren en el lugar que deben estar, estando en correcto estado de limpieza en los sitios de trabajo como los objetos

• 3. inspecciones de áreas y partes criticas: Determinadas áreas consideradas como criticas, de acuerdo con una clasificación previa realizada teniendo en cuenta su potencial e historial de perdidas.

• Requisitos de un programa de inspecciones planeadas

• 1. Objetivos: Al iniciar  un programa de inspecciones planeadas se fijan unos objetivos claros respecto a la realizacion, algunos de estos objetivos pueden ser.

• 2. Respaldo gerencial: Debe recibir un apoyo en la gerencia mandos medios el objeto debe darle una importancia, requiere tanto ejecución con el cumplimiento de acciones de que ellas surjan. Se debe hacer un manifiesto a los trabajadores con el apoyo que la gerencia debe:

• 1.1. Identificar condiciones subestandar. 1.2. identificar riesgos ocasionados por la instalación de nuevos equipos o modificaciones en las instalaciones. 1.3. Tomar medidas correctivas que disminuyan la exposición a perdidas.

• 2.1. Divulgar en toda la empresa el programa de inspecciones. 2.2. Proporcionar los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios. 2.3. Participar en las inspecciones de acuerdo con los objetivos que se hayan fijado. 2.4. Proporcionar el entrenamiento adecuado a los responsables de realizar las inspecciones planeadas.  2.5. Revisarlos informes sobre las condiciones subestandar encontradas después de las inspecciones y dar respuesta a los mismos.

• 3. Listado de áreas, instalaciones y equipos por inspeccionar: Todas las áreas de la empresa deben ser inspeccionadas periódicamente.

• Cuando las empresas son pequeñas pueden inspeccionarse todas las áreas en un solo recorrido y cuando las empresas son grandes no es posible realizar las inspección de todas las áreas de la empresa a partir del cual establezca la clasificación y los responsables a la periodicidad de la inspección, el inventario en las áreas se respalda por medio planos, mapas, diagramas y un listado de todos los equipos que estén estableciendo a la misma ves rutas para la realización de inspección para obtener la dedicación y la cobertura para cada área.

• 4. Responsables de las inspecciones planeadas: Seleccionado los lugares que se van a inspeccionar los responsables que lleven las inspecciones deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• 4.1. Quien realiza la inspección debe tener conocimientos básicos en salud ocupacional como capacitación y entrenamiento que le permitan enfocar la inspección hacia los objetos establecidos. 4.2. Deben elegirse persona de diferentes áreas para realizar inspecciones planeadas, es decir, quien realiza la inspección es alguien ajeno al área inspeccionada y se garantiza que la inspección tenga un carácter imparcial. 4.3. El jefe de salud ocupacional no debe de estar encargado de realizar las inspecciones pero si de asesorar la realización y de ejecutar un seguimiento correspondiente. 4.4. El comité paritario de salud ocupacional participa en las inspecciones planeadas para así cumplir con su función de organismo de promoción y vigilancia en las normas de reglamentos de salud ocupacional de una empresa.

• 5. Sistema de cuantificación de las condiciones subestandar: A cada condición subestandar se le asigna un letra (A, B ó C), la cuales significan (inmediata, pronta o posterior) respectivamente. 

• A. Podría ocasionar la muerte o una incapacidad permanente o perdida de alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor. B. Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad temporal, o daño a la propiedad menor al de la clase A. C. Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o daños menores.

• 6. Frecuencia de realización (Periodicidad): La empresa de acuerdo a su tamaño el numero de personas en los procesos productivos, turnos de trabajo, recursos técnicos, humanos y económicos para establecer la periodicidad de las inspecciones realizadas.

• Criterios que deben tomarse en cuenta: 6.1. El potencial e historial de perdida siempre y cuando sea mayor el potencial de perdidas lo que va inspeccionar, mayor debe ser su periodicidad, ejemplo; un taller de mantenimiento requiere mayor periodicidad que un salón de conferencias. 6.2. normas vigentes en salud ocupacional. 6.3. Las características del área y los objetivos que se fijaron para las inspecciones planeadas. 6.4. Para situaciones tales como el montaje de equipos nuevos, cambios en las instalaciones, proyectos que se estén desarrollando y otros, es necesario ajustar la frecuencia establecida inicialmente, ya que esta depende de la situación que se este manejando.

• 7. Listas de verificación (Listas de chequeo o formato de inspección): Son formatos que contienen aspectos que deben inspeccionar las diferentes áreas para así facilitar la recopilación, codificación y análisis de la información, y no se puede dar un formato general que aplique en todas las variantes ya que eso depende de las características particulares de las mismas.

• Los datos mínimos que deben contener son: Áreas, fecha de realización, responsable de efectuarla, condiciones por inspeccionar, tales como, equipos utilizados, principales factores de riesgo, materias primas, etc. Observaciones:  La extensión de las lista de verificación: Debe justar de forma tal, que no se invierta mas del tiempo necesario y obtenga una mayor eficiencia en su utilización ser sencilla, dinámica, aplicable con la actividad de la empresa y especifica para lo que se desea realizar.  Las listas deben actualizarse al menos una vez al año, agregando o retirando partes de la misma medida para que cambien las  situaciones por inspeccionar y los  resultados de su aplicación.  

• 8. Guía para la inspección: Toda empresa tiene que diseñar su propio manual de inspecciones, con el fin de estandarizar la metodología, la presentación de informes y el procedimiento.

• El manual debe contener los siguientes capítulos: Objetivos, respaldo gerencial, persona responsable, sistema de clasificación de las condiciones subestandar, frecuencia de realización, listas de verificación, informes, seguimientos, medición de la efectividad de las inspecciones planeadas y desarrollo de acciones correctivas

• 9. Desarrollo de acciones correctivas: Toda condición subestandar detectada debe generar una acción correctiva, la cual pueden existir opciones en cuanto a costos, aplicabilidad y afectividad.

• Los factores para tener en cuenta son los siguientes: 9.1. El potencial de perdidas: grave, seria o leve. 9.2. La probabilidad de ocurrencia de las perdidas: alta, moderada, baja. 9.3. El costo del control: alto, medio, bajo 9.4. El grado probable de control: importante ( 67% - 100%), moderado (34% - 66%), bajo (1% - 33%). 9.5. Justificación de la medida de control De acuerdo con lo anterior, esta metodología debe ser incluida dentro de la guía de inspecciones planeadas de la empresa.

• 10. Informes: Después de realizar una inspección se debe elaborar un informe por escrito con letra legible y firmado por quien lo elabore y este informe debe dar los niveles superiores y medios, cuales se deben retomar una observación respectiva y deben mantener un archivo organizado o copias de estos informes para revisar respectiva por parte de la administradora de riesgos profesionales y otra entidad de control que así lo requiera, es conveniente realizar cada inspección una revisión que informe a la inspección anterior, con el objeto de verificar las conclusiones obtenidas en la misma.

• 11. Seguimiento de acciones recomendadas: El responsable a la inspección debe hacer un seguimiento de la ejecución de acciones correctivas recomendadas, verificando, facilitando medios que cumplan lo cual se debe diseñar un formato sugerido.

• Para ello debe llevar a cabo las siguientes actividades: 11.1. Dar a conocer a través de las personas directamente responsables de ejecutarlas acciones correctivas. 11.2. Verificar que la acción se inicie de acuerdo con lo programado, dirigiendo los inconvenientes a la autoridad respectiva. 11.13. Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecer las modificaciones que sean necesarias.

• 12. Medición de la efectividad de las inspecciones planeadas: Se debe incluir un método para medir la calidad y cumplimiento de las inspecciones el cual puede basarse en la asignación de un puntaje para  poder comparar esta efectividad con la meta de la empresa para el programa de inspecciones planeadas, este puntaje debe ser considerado dentro de la evaluación del programa de salud ocupacional de la empresa como uno de sus principales elementos.

• 13. Programa de capacitación y entrenamiento: Dentro de las actividades de capacitación correspondientes al programa de salud ocupacional deben estar incluidas las inspecciones planeadas para el personal responsable de ejecutarlas, de acuerdo con la guía elaborada

• Recomendaciones para la realización de las inspecciones planeadas

• Los siguientes pasos se deben tener en cuenta antes durante y después de una inspección planeada:

• 1. Antes de la inspección: 1.1. Tener un enfoque positivo: La persona debe prepararse mentalmente y buscar no solo lo que este mal sino lo que este bien. El elogio al trabajo bien realizado conduce que siga siendo de manera permanente. 1.2. Planificación de la inspección: Revisar la guía de inspecciones planeadas y destinar el tiempo que se necesite. 1.3. Saber que se va a buscar: El tipo de material, color, ubicación, etc. 1.4. Revisar los informes de las inspecciones planeadas anteriores.

• 1.5. Proveerse de los elementos necesarios:  1.5.1. Ropa y elementos de protección personal apropiados al área y para acciones tales como gatear, inclinarse, etc. 1.5.2. Papelería para tomar apunte. 1.5.3. Instrumentos de medición (metro, sonometro, etc) apropiado. 1.5.4. Linterna, cámara fotográfica y otros elementos que sean necesarios. 

• 2. Durante la inspección: 2.1. Utilizar la lista de verificación adecuada para el área, equipo o instalación a inspeccionar. Utilizar un mapa, plano o diagrama si es necesario. 2.2. Tomar medidas correctivas inmediatas e informar de ellas al jefe del área. 2.3. Clasificar el riesgo asociado con la condición identificada. 2.4. Elaborar los informes a la brevedad posible

• 3. Después de la inspección: 3.1. Estimarla gravedad potencial de la perdida. 3.2. Evaluar la probabilidad de ocurrencia de perdida. 3.3. Ponderar las alternativas de control. 3.4. Priorizar las acciones correctivas. 3.5. Asignar los responsables de ejecutar los controles.

• 4. Hacer los informes de la inspección:  4.1. Escribir con claridad. 4.2. Enumerar los elementos en orden consecutivo. 4.3. Cuantificar los riesgos. 4.4. Emitir ordenes de trabajo. 4.5. Garantizar acciones oportunas. 4.6. Verificarla efectividad de los controles aplicados.