PMOLa Guía del PMBOK®, estándar en la Administración de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI), la define como “una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo” .Qué es una PMO Tanto para el PMI como para PRINCE2, una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP, Project Management Office, PMO) es un grupo o departamento dentro de la empresa que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos en la organización. Con esta definición fácilmente deducimos entonces que en una PMO deben existir fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio y cultura de la empresa, y los estándares aplicables. La Oficina de Gestión de Proyectos busca estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos. Además, de ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a estos procesos. En algunas organizaciones la PMO es conocida como la Oficina de Gestión de Programas (PgMO). La diferencia es que la gestión de programas se refiere a la gobernancia de la gestión de una buena cantidad proyectos relacionados entre sí. Una oficina puede realizar un número amplio de funciones: Integrar la gestión de proyectos dentro de la empresa. Proporcionar herramientas de gestión de proyectos, asesoría y capacitación. Vigilar el ciclo del proyecto, desde su aprobación hasta el cierre del mismo. Para qué se implementa Una PMO se implementa para apoyar en proyectos grandes, complejos o un programa de proyectos.1. Apoyar la gestión de la cartera de proyectos de un departamento o unidad de negocio. 2- Brindar un enfoque amplio y empresarial para la selección y gestión de proyectos.Razones para implementar una PMO Las dos principales razones para el establecimiento de una PMO: mejorar las tasas de éxito del proyecto, e implementación de prácticas estándar. Además, implementar una oficina: crea una supervisión y control eficaz de los proyectos, minimiza los proyectos fallidos y promueve un mayor éxito de los mismos, mantiene a la administración mejor informadas, mejora la integración de los proyectos con el negocio, desarrolla las competencias de gestión de proyectos en el personal, y ayuda a definir y alcanzar los objetivos del negocio.

Los servicios más importantes Proporciona una PMO “ Pensando en su PMO actual, ¿cuáles son los servicios más importantes que ofrece? ” Soporte administrativo Gestión de beneficios planificación de la comunicación Comunidad de práctica Gestión financiera Gobernancia Gestión del conocimiento informes de gestión Orientación / Entrenamiento La metodología, procesos y estándares Planificación Gestión de la cartera Herramientas de Gestión de Proyectos Gestión de la calidad Informar de los resultados vinculada a la estrategia organizacional Administracion de recursos Opiniones, auditorías Gestión de riesgos Formación Las PMO servicios ofrecidos Los cinco mejores Los cinco mejores servicios elegidos fueron: La metodología, procesos y estándares informes de gestión Herramientas de Gestión de Proyectos Gestión de la cartera Planificación

Beneficios de una PMO Estandariza la metodología, los procedimientos, herramientas y plantillas para la gestión. Prioriza las estrategias, programas y proyectos. Mejora la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto. Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos asignados al proyecto. Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto Visibilidad de los proyectos. Confiabilidad en la información para la toma de decisiones dentro del proyecto o de la alta gerencia. Optimiza los niveles de comunicación entre proyectos. Racionaliza el uso de recursos compartidos. Propicia la adecuada administración de la configuración de los proyectos y el despliegue de las lecciones aprendidas. Minimiza los riesgos y su impacto. Beneficios de implementar una PMO Puede ayudar al negocio, proporcionando la estructura necesaria, ya sea para normalizar las prácticas de gestión de proyectos y facilitar la gestión de carteras de proyectos, como para determinar metodologías para los procesos repetibles. El año 2012, PM Solutions, empresa de servicios expertos fundada en 1996 por J. Crawford Kent, PMP, y primer presidente del PMI, publicó el estudio “The State of the PMO 2012“, basado en la encuesta a 554 empresas de Estados Unidos y la Unión Europea principalmente, donde se destaca la siguiente lista de principales mejoras de desempeño con las que contribuye directamente una PMO. Disminución en proyectos fracasados: 30% Proyectos entregados por debajo del presupuesto: 25% Mejoras de productividad: 22% Incremento de la satisfacción del cliente: 31% Proyectos entregados antes de lo previsto: 19% Incremento de los proyectos alineados con los objetivos: 39% Porcentaje de ahorro de costo por proyecto: 15% Ahorro de costo por proyecto: US$411.000. ¿

En orden de preferencia aquí es el resto de la lista:6. Gobernanza 7. Gestión de Riesgo 8. Gestión de recursos 9. Administración Financiera resultados 10. información relacionados con la estrategia organizacional 11. administrativas de apoyo 12. Los comentarios, auditorías 13. La tutoría / coaching 14. Comunidad de Práctica 15. Gestión del conocimiento 16. Formación 17 . Gestión de la Calidad de planificación 18. Comunicación Gestión 19. Beneficios

¿Qué se obtiene al utilizar la metodología de administración de proyectos?Como usuario a) Una guía clara, metódica y reconocida mundialmente para ejecutar un proyecto.b) Un lenguaje común, lo cual simplifica el trabajo, fortalece la comunicación y genera sólidos entendimientos.c) Un proyecto totalmente documentado de comienzo a fin, para poder ser reutilizado o aprovechado en proyectos futuros.d) La toma de todos los recaudos posibles para lograr los objetivos de proyecto, sin dejar aspectos librados al azar o a la buena memoria o intuición. Como organización a) La utilización de estándares reconocidos mundialmente.b) Aseguramiento de que la gente velará profesionalmente por la rentabilidad y el cumplimiento con calidad del proyecto en curso, sin sobresaltos.c) Un cuidado de la reputación de la organización, la cual forma a su gente en la aplicación de una disciplina de esta naturaleza.d) Una alta motivación del personal, teniendo profesionistas capacitados y dotados de las mejores herramientas para que lleven adelante su trabajo de la mejor manera posible. Ventajas de la utilización de la nueva metodologíaEsta disciplina asegura que los recursos son utilizados eficiente y efectivamente8. Provee a la gerencia de una visión de lo que está ocurriendo y cómo van las cosas.La empresa podrá seleccionar metódicamente cuáles son sus proyectos con menor incertidumbre, podrán identificar aquellos con menor riesgos de ejecución.Los proyectos erróneamente evaluados y mal definidos producen pérdidas irrecuperables.Hemos escuchado más de una vez, a pesar que hay enorme cantidad de personas disponibles, que es “difícil” encontrar a las personas adecuadas para cada puesto.a. El proyecto no tiene "sorpresas" durante su ejecución, ni al final.b. El producto o servicio que se entrega al final del proyecto es, ni másni menos, lo que el cliente ha solicitado.c. El tiempo real de ejecución del proyecto es el esperado por todos losinvolucrados.d. El costo real del proyecto no se dispara significativamente del costoautorizado.