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Beschreibung
Mindmap von Maria Alejandra Ruiz Yara, aktualisiert more than 1 year ago
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Erstellt von Maria Alejandra Ruiz Yara
vor mehr als 5 Jahre
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FONDOS ACOMULAOS
- Antecedentes: Decretos o leyes de fusión o
supresión de las entidades que le anteceden
Creación: leyes decretos ordenanzas, resoluciones,
escrituras públicas que crean el nuevo ente
Desarrollo: todos aquellos documentos generados
por propia entidad reglamentando el acto
administrativo que le dio origen y que permite
conocer sus políticas, disposiciones, actividades y
resultados de su actividad
- La falta de política de una
política archivística coherente
por parte del Estado dio origen
a problemas estructurales en los
Archivos .
- El funcionamiento institucional se
refiere tanto al conocimiento de la
misión institucional que cumple o
cumplió la entidad dentro del Estado,
como a las particularidades de la
producción documental generada en sus
dependencias
- El funcionamiento institucional se
refiere tanto al conocimiento de la
misión institucional que cumple o
cumplió la entidad dentro del Estado,
como a las particularidades de la
producción documental generada en sus
dependencias
- La falta de política de una
política archivística coherente
por parte del Estado dio origen
a problemas estructurales en los
Archivos .
- La organización de los fondos acumulados
requiere por lo, menos de tres momentos: el
establecimiento de nivel de organización de la
documentación y la reconstrucción de la
historia institucional, la elaboración de un
plan de trabajo archivístico integral y la
ejecución de dicho enmarcado a en la normas
y principios archivísticos.
- DIANOSTIOCO Establecimiento de nivel de organización
documental está relacionado con la aplicación de los fondos
del diagnóstico integral propuesto por el archivo General de
la Nación que contempla aspectos administrativos de
infraestructura, del entorno físico en el cual esta
documentación y de su organización y cuyas bondades son
reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración,
planeación
- El diagnóstico integral involucra aspectos generales
del archivo de la entidad tales como el nombre de
archivo su ubicación geográfica fecha de creación,
ubicación en al estructura organizacional.
- El diagnóstico integral involucra aspectos generales
del archivo de la entidad tales como el nombre de
archivo su ubicación geográfica fecha de creación,
ubicación en al estructura organizacional.
- Una vez aplicados los formatos para evaluar el
nivel de organización es necesario tabular sus
datos. Particularmente, debe revisarse aquella
información relacionada con cada una de las
columnas del último formato tales como:
número de depósitos, entidades que produjeron
la documentación, dependencias, asuntos,
fechas extremas de la documentación producida
por cada una de ellas, volumen documental en
metros lineales para cada entidad productora.
De otra parte, se debe valorar el estado en que se
encuentran los procesos de identificación,
clasificación, ordenación y descripción que son
las acciones que deberán emprenderse en el
proceso de organización
- FORMULA ESTADISTICA n= N* p*q*z n= d2 *(N-1) +
p*q*z2 n = cantidad total de unidades del depósito. p =
proporción de unidades desorganizadas que siempre va
a tener un valor constante que es igual a 0,5. q =
proporción de unidades organizadas en el depósito que
también constante para el caso es 0,5. z = es un valor
constante igual a 1,9604 y corresponde a la desviación de
la media de los datos. d = fracción de error con el que se
pasa a trabajar igual a 0,05 que corresponde a un error
del 5%. n = número de unidades seleccionadas para
evaluar.
- DOCUMENTAL FASE OPERATIVA:
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS
Contempla tanto la aplicación de los
procesos archivísticos que requiere la
organización documental como de los
procesos de alistamiento físico según sea
el nivel de organización y estado físico de
los documentos. Los primeros se refieren
a la identificación, clasificación,
depuración y ordenación, descripción,
valoración y selección; los segundos a la
limpieza y desinfección de acuerdo con
los deterioros identificados.4
- FORMULA ESTADISTICA n= N* p*q*z n= d2 *(N-1) +
p*q*z2 n = cantidad total de unidades del depósito. p =
proporción de unidades desorganizadas que siempre va
a tener un valor constante que es igual a 0,5. q =
proporción de unidades organizadas en el depósito que
también constante para el caso es 0,5. z = es un valor
constante igual a 1,9604 y corresponde a la desviación de
la media de los datos. d = fracción de error con el que se
pasa a trabajar igual a 0,05 que corresponde a un error
del 5%. n = número de unidades seleccionadas para
evaluar.
- Reconstrucción de la historia institucional La
reconstitución del principio de procedencia es la
base fundamental para el desarrollo de los procesos
de organización de los fondos acumulados ; su
objetivo es restablecer el contexto histórico de la
institución productora lo que a su vez permitirá
reconducir los documentos al orden originario que
tuvieron en el momento de ser producidos
- Se debe tener en cuenta las fuentes
primarias es critas sin importar el
carácter de cada entidad orden
nacional o territorial , del nivel central
o descentralizado deben recopilarlos
siguientes documentos para elaborar
la historia institucional
- Los fondos acumulados son documentos
reunidos por una entidad en el trascurso
de su vida institucional sin un criterio
archivístico determinado de una
organización y de conservación
- Cuando la entidad no está en proceso
de liquidación, supresión ni fusión
debe tener en cuenta la última
restauración con el fin de tomar esa
fecha como punto límite entre las
tablas de retención documental TRD Y
las tablas de TVD.
- Última reestructuración hasta la fecha
de hoy se elaborarán unas TRD que se
aplicarán en ese mismo periodo.
- Última reestructuración hasta la fecha
de hoy se elaborarán unas TRD que se
aplicarán en ese mismo periodo.
- Cuando la entidad no está en proceso
de liquidación, supresión ni fusión
debe tener en cuenta la última
restauración con el fin de tomar esa
fecha como punto límite entre las
tablas de retención documental TRD Y
las tablas de TVD.
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