Metodología MGA

Modulo 2. Preparación
1. En este se propone consolidar los resultados de diferentes estudios que permitirán determinar con la mayor precisión posible tanto los costos como los beneficios que conllevaría la ejecución de cada una de ellas.
  1. De esta manera dependiendo de la naturaleza de cada proyecto y las condiciones particulares que rodean su actuación, se hace necesario evaluar la procedencia de llevar a cabo estudios complementarios relacionados con aspectos, legales, organizacionales y ambientales,
2. El objetivo del proyecto consiste en capitalizar una oportunidad presente en el mercado, este estudio además se orienta a indagar las posibilidades de comercialización de los excedentes de producción que resultan con la ejecución del este.
  1. Los resultados obtenidos de este proceso son muy útiles porque entre otras cosas:
    1. 1. Justifican la elección de las condiciones técnicas, el tamaño, la localización y los costos de la alternativa analizada. 2. Soportan la pertinencia de la problemática y las alternativas de solución identificadas en la primera etapa de la formulación. 3.Aportan información útil para determinar el número de beneficiarios potenciales del proyecto . 4 .Facilitan la definición de los indicadores de producto.
3. Estudio de necesidades
  1. .
4. ANÁLISIS TÉCNICO
  1. ANÁLISIS TÉCNICO DE LA ALTERNATIVA: Para este proceso se tienen como insumos además de los productos definidos en el estudio de mercado para cada alternativa de solución, los estudios de fases previas donde se detallan los procesos, las técnicas y los materiales utilizados para obtenerlos.
    1. Así como los equipos y cualquier otra especificación de carácter técnico, puesto que todas estas tienen efectos finalmente en los costos, el presupuesto y por ende la evaluación de la viabilidad de la alternativa analizada.
5. LOCALIZACIÓN.
  1. Es una serie de factores condicionantes entre los que se pueden destacar la ubicación de la población objetivo, el tamaño de la intervención propuesta mediante la alternativa seleccionada, la reglamentación del uso del suelo, las condiciones de accesibilidad y el costo de los terrenos de llegar a necesitarse.
6. CADENA DE VALOR (COSTOS):
  1. Establece una relación secuencial entre los objetivos específicos y los productos necesarios para materializarlos a través de un conjunto de actividades, que a su vez transforman los insumos para añadir valor a lo largo del proceso.
    1. se puede decir que en una primera etapa de la cadena de valor se toman insumos, que tienen unos costos asociados, y bajo alguna tecnología y procesos que integran actividades, se transforman en productos (bienes y servicios).
      1. Luego, en una segunda etapa, los productos, bajo condiciones específicas, generan resultados que deben cumplir parcial o totalmente los objetivos formulados.
7. LA DEPRESIACIÓN: es un mecanismo contable que reconoce este hecho haciendo que el valor se reduzca sistemáticamente sin que en efecto se presente algún tipo de desembolso de recursos.
8. PRESTAMOS: En caso que se estime necesario financiar parcialmente el costo de la alternativa estudiada a través de recursos de crédito,
9. ESTIMACIÓN DE INGRESOS Y BENEFICIOS.
  1. Para este proceso se tienen varios insumos que facilitan la identificación y cuantificación de los beneficios,
10. RIESGOS: son eventos inciertos que pueden llegar a suceder en el futuro, dentro del horizonte ejecución del proyecto, y en ese caso representaran efectos de diferente magnitud en uno o más de sus objetivos.
  1. Dada la naturaleza misma de los riegos, algunos de ellos no necesariamente se podrán identificar y analizar previamente a su ocurrencia, sin embargo en esta tarea juegan un papel fundamental los estudios de pre factibilidad adelantados en el proceso de maduración del proyecto o la información acopiada en el proceso de preparación adelantado hasta aquí en caso de no contar con aquellos.
MODULO DE PROGRAMACIÓN
1. El módulo de programación tiene como propósito determinar con la mayor precisión posible la forma de lograr el resultado del proyecto mediante la alternativa de inversión seleccionada
  1. En donde se establecen los indicadores de producto y de gestión al igual que las metas que se espera alcanzar.
    1. También se definen las fuentes de información tenidas en cuenta para realizar la verificación del progreso y las desviaciones entre lo planeado y lo realmente ocurrido durante la ejecución del mismo.
      1. En otras palabras el módulo de programación se convierte en un instrumento de gestión del proyecto, que traza el mapa de ruta de la alternativa seleccionada previamente para orientar su ejecución hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos
2. MATRIZ DE RESUMEN DEL PROYECTO
  1. La matriz de resumen se convierte no solo en la síntesis de los procesos desarrollados en este manual sino, en un instrumento fundamental para orientar la gestión del proyecto hacia la consecución
    1. De los objetivos propuesto, la matriz de resumen demuestra las siguientes ventajas:
      1. 1. Provee una estructura y lenguaje uniformes que reducen las controversias frente a los resultados esperados y la información más importante para el desarrollo del proyecto.
      2. 2. Encamina la organización del trabajo de forma consecuente con el logro de los objetivos propuestos durante la ejecución del proyecto.
      3. 3. Aporta información de gran utilidad a diferentes actores involucrados, incluido el equipo del proyecto, con relación a cada una de las etapas sucesivas a la preinversión.
  2. La Matriz de Resumen del proyecto tiene la misma estructura de la Matriz de Marco Lógico
    1. esto significa que cuenta con cuatro filas que condensan la información de distintos niveles de objetivos y cuatro columnas que de forma esquemática la complementan para facilitar las labores de ejecución y seguimiento requeridos para cada uno de ellos.
  3. en este módulo inicialmente se procede a diligenciar los indicadores que se ubicaran en la segunda columna de la matriz y que permitirán monitorear el avance del proyecto y evaluar los logros por cada nivel de objetivos según las metas propuestas.
    1. de igual forma se deben registrar las fuentes de información a las cuales se debe recurrir para corroborar los valores que reflejan dichos indicadores durante la ejecución del mismo de acuerdo con el reporte de cumplimiento por parte de la institución responsable, que conformarán la tercera columna de la matriz.
3. INDICADORES
  1. Los indicadores son representaciones cuantitativas de variables verificables objetivamente, a partir de los cuales se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo.
    1. Es recomendable utilizar el menor número de indicadores para medir cada nivel de objetivo de la matriz de resumen atendiendo el esfuerzo que puede representar la recolección y procesamiento de la información respectiva.
      1. por ello debe evaluarse el aporte adicional que cada uno de ellos representa para el propósito del seguimiento y la evaluación del proyecto.
    2. Las características de un buen indicador se resumen en los siguientes cinco aspectos:
      1. 1. Claro: Debe ser sencillo y no se debe prestar para confusión respecto a lo que espera medir del objetivo.
      2. 2. Relevante: Debe aportar información útil respecto al cumplimiento del objetivo, reflejando efectivamente lo que se quiere medir.
      3. 3. Económico: El costo de recolectar y procesar la información para realizar la medición es razonable frente a los beneficios que representa.
      4. 4. Medible: Debe facilitar realmente la verificación del avance en el cumplimiento del objetivo propuesto.
      5. 5. Adecuado: Reúne las condiciones anteriores y demuestra mayor conveniencia que el resto de opciones disponibles.
    3. Los indicadores requieren la definición de metas específicas frente a las cuales se estime el cumplimiento de cada eslabón de la cadena de valor.
      1. Para que en caso de presentarse desviaciones de la programación o de los valores esperados en cada nivel.
        Se tomen acciones correctivas que permitan ajustar y reaccionar oportunamente, en especial a nivel del desarrollo de las actividades principales y de la entrega de los productos
        De acuerdo con la dimensión que se pretenda medir en el logro de los objetivos, los indicadores se clasifican de la siguiente manera:
        1. Indicadores de eficacia: Esta categoría de indicadores normalmente están relacionados con el cumplimiento de los objetivos que se espera alcanzar una vez se encuentra en operación el proyecto o terminada esta. Es decir que su propósito se relaciona con la medición de los cambios ocurridos en la situación problemática identificada inicialmente según los resultados intermedios y finales esperados al transformarla con la ejecución del proyecto.
        2. Indicadores de eficiencia: En este grupo aparecen aquellos indicadores que establecen una relación entre los bienes y servicios entregados por el proyecto y el costo que estos representan en términos de los valores de los insumos utilizados.
        3. Indicadores de calidad: La dimensión a que hacen referencia estos indicadores complementa las dos categorías anteriores puesto que su propósito es medir la satisfacción de los beneficiarios generada por los productos entregados, tomando como referencia estándares u otros criterios asociados a la oportunidad, la atención, la durabilidad o cualquier otro atributo que los caracterice
        4. Indicadores de economía: En este grupo entran aquellos indicadores que se orientan a mostrar la capacidad para gestionar los recursos financieros asignados al proyecto, normalmente tienen que ver con el volumen de ahorros logrados o la detección de sobrecostos en los procesos.
    4. De esta forma dentro de la MGA se dispone de diferentes opciones para seleccionar la Fuente de Verificación que se utilizará para dicho propósito, dentro de las que se destacan:
      1. 1. Documentos oficiales: Donde puede contemplarse por ejemplo estadísticas sectoriales o publicaciones de organizaciones reconocidas del ámbito gubernamental.
      2. 2. Informes: Tales como inspecciones adelantadas mediante procesos de supervisión, auditoría, o interventoría.
      3. 3. Evaluaciones: En este grupo entran no solamente las evaluaciones de desempeño institucional, sino también los estudios realizados por diferentes organismos de investigación que valoran los resultados obtenidos en temas relacionados con el proyecto.
      4. 4. Encuestas: Utilizadas especialmente para medir el grado de satisfacción de los usuarios en el caso de indicadores orientados a la medición de la calidad.
      5. 5. Registros contables y otros.
    5. la información registrada en la MGA se recomienda elaborar la hoja de vida de cada indicador, describiendo adicionalmente otros elementos como:
      1. El método, la frecuencia y el responsable de recolección de la información, así como la forma de interpretar los resultados obtenidos para que sirvan de guía en el proceso de seguimiento y control efectivamente.
4. SUPUESTOS VS RIESGOS
  1. Existen diferentes factores externos asociados a eventos, situaciones y condicionamientos que no dependen directamente del control del director o de quien haya sido designado como responsable del proyecto,
    1. su incidencia es baja o inexistente y los resultados esperados en el futuro reflejan riesgos de no cumplirse según los términos previstos, implicando entre otras cosas retrasos en la entrega de bienes y/o servicios, sobrecostos en algunas actividades o incluso hasta el fracaso definitivo en la ejecución del mismo.
      1. A manera de ejemplo en seguida se enuncian algunos factores externos que regularmente tienen incidencia en la ejecución de los proyectos:
        1. Fallas de coordinación con otras entidades de las que también depende el logro de los objetivos.
        2. Cambios en las condiciones del entorno económico que impactan en el funcionamiento y la sostenibilidad del proyecto.
        3. Inestabilidad política que afecta las decisiones en las etapas de inversión y operación.
        4. Conflictos sociales que alteran el desarrollo normal de las actividades planeadas.
        5. Fenómenos naturales inesperados.
  2. Teniendo en cuenta lo anterior, la matriz de resumen del proyecto incluye en la cuarta y última columna un espacio para definir a manera de hipótesis los escenarios futuros favorables que deberían ocurrir en torno a aquellos factores externos
5. CONSOLIDACIÓN DE LA MATRIZ Y VERIFICACIÓN DE CONSISTENCIA
  1. Aquí se recomienda revisar la consistencia de su contenido atendiendo la validez del encadenamiento vertical que luego de la inclusión de los supuestos plantea la necesidad de analizar
    1. no solo la responsabilidad de la dirección sobre la gestión de los factores internos sino la necesidad de considerar los factores externos que no están bajo su control, pero que terminan incidiendo en el cumplimiento de los logros propuestos.
  2. De esta forma la revisión de la matriz se adelanta en orden ascendente como se comentó anteriormente pero incluyendo en esta oportunidad el cumplimiento de las hipótesis enunciadas en los supuestos, así:
    1. 1. Todas las actividades son necesarias y suficientes en conjunto con los supuestos para entregar los productos previstos. Sus indicadores, unidades de medida, metas y las fuentes de verificación son consistentes y permiten el control de la gestión.
    2. 2. Los productos considerados dentro del proyecto son necesarios, adecuados y suficientes en conjunto con los supuestos de ese nivel para lograr el objetivo general o propósito. Sus indicadores, unidades de medida, metas y las fuentes de verificación son consistentes y permiten el control de la entrega de los bienes y/o servicios en los términos requeridos.
    3. 3. El objetivo general del proyecto en conjunto con los supuestos a ese mismo nivel, contribuyen al cumplimiento de alguna(s) meta(s) del Plan Nacional de Desarrollo según las condiciones previstas. Sus indicadores, unidades de medida, metas y las fuentes de verificación son consistentes y permiten el control de los resultados esperados con la ejecución del proyecto.
6. FUENTES DE FINANCIACIÓN. ESQUEMA FINANCIERO.
  1. En este sentido el capítulo de fuentes de financiación de la MGA requiere diligenciar la información exacta de la etapa, la entidad a la que se le solicita el aporte, el tipo y monto de recursos y el periodo en el que estos se requieren de acuerdo con los costos del proyecto.
  2. Antes de registrar esta información se hace necesario especificar el tipo de gasto o programa presupuestal y el sector o subprograma presupuestal siguiendo las disposiciones del manual de clasificación presupuestal del gasto de inversión
7. PRESENTACIÓN Y TRANSFERENCIA
  1. Aunque este no es un módulo en sentido estricto, aparece en el menú principal de la herramienta como un botón que está al mismo nivel de estos, indicando que terminada la programación del proyecto.
  2. este se puede presentar para concursar por recursos de inversión pública al ser transferido a los Bancos de Programas y Proyectos que corresponda.
  3. Previo al proceso de transferencia se recomienda adjuntar todos los documentos de soporte requeridos por el tipo y la fase del proyecto.

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