ARCHIVO DE DOCUMENTOS

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• ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. NORMAS BASICAS DE ORGANIZACIÓN
   1. Documentos Administrativos
      1. Expediente Administrativo
         1. Son los producidos o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad. Se producen en diferentes actividades que se prolongan en tiempo. Es la unidad básica documental de los archivos de oficina. Refleja la Formalización de un procedimiento administrativo. Un expediente debe agrupar todos los documentos desde la iniciación hasta la ejecución.
         2. Series Documentales
            1. Constituye el segundo nivel de agrupación de los documentos en Gestión, por el cual los expedientes estarán ordenados para facilitar su procedimiento.
            2. Correspondencia
               1. Se relaciona con personas físicas o Jurídicas, Públicas o Privadas para sus actividades.
      2. Son los producidos o recibidos por una unidad Administrativa en el ejercicio de una función y Como desarrollo de una actividad. Se producen en Diferentes actividades que se prolongan en tiempo.
   2.  La documentación informativa de consulta habitual en la unidad ha de organizarse separada del resto de los documentos generados o recibidos.  Puede conservarse en la oficina mientras constituyan fuentes de in formación para ellas.  Una vez tramitado y cerrado el expediente, la documentación de apoyo informativo debe eliminarse de la oficina.  Todos los documentos que genere un expediente se guardaran en su correspondiente carpetilla.  Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción.  No deben extraerse documentos originales de los expedientes.  La ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo.  Los criterios para formar un expediente deben ser contantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad.
      1.  Se establecerá el criterio de ordenación de los expedientes dentro de las series de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la forman y a la más fácil localización y recuperación de los documentos correspondientes en cajas.  Como norma general nunca podremos encontrar un archivo documentos sueltos.  Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia.
2. RECOMENDACIONES BASICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA
   1.  Todos los documentos y expedientes que se hayan generado de esta manera, deben formar parte de una misma serie documental.  Casi todos los documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un expediente administrativo.  Debe mantener su archivo correctamente organizado mediante la formación de expediente y series documentales.  Es aconsejable que en cada sección o unidad administrativa haya un responsable de su archivo en gestión.  Documentos de apoyo son los recopilados para la resolución de sus expedientes.