Organizar un archivo

Elementos del archivo
1. Local
  1. Espacio
    1. Funcional
      1. Iluminación
      2. Ventilado
      3. Tamaño adecuado
2. Archivista
  1. Persona que maneja el archivo
3. Archivero
  1. Material
    1. Metal o madera
  2. gaveta
    1. Porta marbate
  3. anaquel
  4. carpetas
    1. papeles
      1. clasificados
      2. ordenados
    2. pestaña
      1. Identificación
4. Clasificación
  1. Activos
    1. Consulta constante
  2. Semiactivos
  3. Inactivos
    1. Consulta ocasionalmente
5. Proceso
  1. Clasificar
    1. Reunir
  2. Registrar
    1. Anotar
  3. Archivar
    1. Guardar
Guías clasificatorias
1. Carpetas
  1. Cartulina
  2. carta u oficio
  3. Expediente
2. Guías
  1. Cartón o plástico
  2. Pestaña
    1. anotar información
  3. Se sostienen en las gavetas
3. Ficheros
  1. Tarjetas
    1. Cartulina
    2. Tamaño estandar
    3. Identifica archivos en gavetas
  2. Cajas
4. Kardex
  1. Información al día
    1. Inventario de almacen
    2. Contabilidad
    3. Personal
Sisema de clasificación de archivos
1. Alfabético
  1. Ordenar alfabeticamente los nombres
    1. Persona Física
      1. Apellido paterno, meterno y nombre
    2. Persona Moral
      1. Se escribe tal cual
2. Asuntos
  1. Por el tema o sunto tratado
3. Geográfico
  1. Alfabético de regiones
4. Cronológico
  1. Fecha de expedición
5. Microfilmación
  1. Películas y microfichas
Documento
1. Archivo
  1. Caracter seriado
  2. Generado dentro del proceso natural de una actividad
  3. Único
  4. Autoridad
  5. Estáticos
  6. Se interrelacionan
2. Apoyo
  1. Información para apoyar en las tareas asignadas
  2. Documentos sueltos de control interno

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