COMO CONDUZIR REUNIÕES PRODUTIVAS

1-CHECK LIST pense sobre a questão
1. Vale o custo do tempo?
2. Melhor resultado que e-mails ou ligações?
3. Colheu informações necessárias para uma reunião produtiva?
4. Qual o propósito da reunião?
2- PLANEJAMENTO - A preparação evita desperdícios
1. Definir Objetivos
  1. O quê discutiremos?
  2. Como atingiu o objetivo?
  3. Por quê realizar a reunião?
2. Levantar os pontos a serem discutidos
  1. Derivam do objetivo da reunião
  2. Organizados de forma lógica
  3. Determinar tempo de discussão para cada item
3. Escolher o tipo de reunião
  1. Tradicional
  2. Virtual
  3. Audioconferência
  4. Videoconferência
  5. Ambiental
  6. Telepresença
4. Definir os participantes
  1. Somente os necessários
  2. Convocação adequada
    1. Caso necessário listar tarefa prévia
  3. Se rejeitada a convocação, negociar e entender o motivo.
5. Planejar a logística
  1. Reuniões simples
    1. Reserva de sala
    2. Preparação de material
    3. Reservar horário para providências finais
  2. Reuniões complexas
    1. Check List
    2. Distribuir tarefas entre participantes
3- A CONDUÇÃO - Tomar o leme para alcançar o objetivo
1. Abertura
  1. Um bom discurso inicial
  2. Explicar os objetivos e expectativas
  3. Priorizar a pontualidade
  4. Reforçar o papel do condutor
2. Discussão - Controle da comunicação
  1. Conduzir na direção do objetivo
  2. Atentar para a fala e linguagem corporal dos participantes
  3. Finalizar um item antes de iniciar o próximo
  4. Recapitule o objetivo da reunião e tempo para finalizá-la.
3. Encerramento
  1. Revise o que foi discutido
    1. Objetivo
    2. Pauta
    3. Principais idéias
    4. Ações sugeridas
  2. Agradeça a presença, ressalte os pontos fortes da reunião e encerre
4. Perfil do Condutor: Assertivo; Comunicação/objetividade; respeito incondicional; tranquilidade; pensamento direcionado a ação; atenção e capacidade de escuta; bom humor
5. Princípios-Chaves da Condução: Manter o foco no objetivo da reunião, na busca do equilíbrio e no estímulo a sinergia dos participantes.
4- ACOMPANHAMENTO PÓS-REUNIÃO
1. Ata: Registro da discussão
2. Tracking: Relatório estruturado com as ideias, ações e tarefas
3. Avaliação deresultado

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