LEY 594 DE 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
1. ARTÍCULO 1º. objeto La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
2. ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
3. ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos: Archivo, Archivo público, Archivo privado de interés público. Archivo total, Documento de archivo. Función archivística, Gestión documental,Patrimonio documental, Soporte documental, Tabla de retención documental, Documento original.
4. ARTÍCULO 4º. Principios generales.
  1. a) Fines de los archivos.
    1. b) Importancia de los archivos.
      1. c) Institucionalidad e instrumentalidad.
        d) Responsabilidad.
        e) Dirección y coordinación de la función archivística.
        f) Administración y acceso.
        g) Racionalidad.
        h) Modernización.
        i) Función de los archivos.
        j) Manejo y aprovechamiento de los archivos.
        k) Interpretación.
5. ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos:
  1. a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos...
  2. b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
  3. e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;
  4. f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
6. ARTÍCULO 7º.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito.
7. ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
8. ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
  1. a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
  2. b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
  3. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
9. ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
10. ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
11. ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
12. ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
13. ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
14. SALIDA DE DOCUMENTOS
  1. ARTÍCULO 30. Documentos administrativos
  2. ARTÍCULO 31. Documentos históricos.
15. ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
16. ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.

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