Resolución Número 03948 del 17 SEP 2019 “Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional y se deroga una resolución”

Capítulo V Componente de estrategia y gestión estratégica
1. Propósito y alcance de la estrategia y gestión estratégica
  1. La estrategia institucional (Estrategia
    1. La cual se entiende como el conjunto de definiciones para desarrollar y sostener la capacidad de creación de valor institucional.
  2. Las metodologías (Gestión Estratégica)
    1. Para formular y poner en marcha la estrategia en todos los niveles de la Institución, con el fin de asegurar que las actividades desarrolladas por todos los integrantes respondan coherentemente a los propósitos.
2. Esquema de gestión estratégica en la institución
  1. Análisis de la realidad institucional
    1. Cada cuatro años se proyecta este análisis que inicia con la evaluación del contexto de la Institución.
  2. Formulación (Definiciones Estratégicas
    1. Construcción de las definiciones estratégicas que movilizan el accionar institucional a través de la definición de la misión, visión, Meta Grande y Audaz (MEGA), ...
  3. Implementación De La Estrategia
    1. El Plan Estratégico Institucional, el cual está conformado por a) el Mapa Estratégico Institucional y b) los Planes, Programas y Proyectos que movilizan las iniciativas estratégicas
  4. Seguimiento Y Control
    1. Los planes de mejoramiento que contribuyan a encauzar nuevamente la acción o la definición de su planteamiento estratégico
3. Políticas Institucionales
  1. Directrices que una institución se compromete a cumplir y que orientan sus esfuerzos y recursos hacia el futuro.
    1. 7. Política de comunicaciones estratégicas
    2. 1. Política de unidad institucional.
    3. 2. Política misional del servicio de policía.
    4. 3. Política integral de transparencia policial.
    5. 4. Política de gestión del talento humano y cultura institucional.
    6. 5. Política de buen uso de los recursos.
    7. 6. Política de educación e innovación policial
4. Políticas de sistemas de gestión
  1. Son directrices por parte de la Dirección General de la Policía Nacional, en las que se expresa su compromiso de cumplir con los requisitos, legales, normativos, del cliente.
5. Oferta de valor institucional
  1. Es una declaración en la cual la Institución identifica la promesa a sus clientes y partes interesadas
6. Mapa de riesgos institucionales
  1. Revisado y actualizado, con base en el análisis de la realidad institucional, sus factores internos y externos, el estudio de materialización de los riesgos en vigencias anteriores
7. Clientes y partes interesadas
  1. Se define como cliente aquella persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio, destinado a esa persona u organización o requerido por ella.
  2. Parte interesada es la persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
8. Modelo de gestión pública
  1. Crear valor público para la institución y para sus usuarios o contribuyentes bajo un modelo de “gobernanza”
9. Recursos Estratégicos
  1. Los recursos estratégicos incluyen los activos estratégicos y todos aquellos recursos que se requieren para ejecutar los programas y proyectos, formulados para lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos en la formulación estratégica institucional
Capítulo VI Componente gestión y estructura de procesos
1. Estructura orgánica
  1. El crecimiento y evolución de una empresa requieren que su estructura orgánica sea flexible, los ajustes se realizan con el fin de evitar la duplicidad de funciones, la doble y hasta triple subordinación, la improvisación en la asignación de funciones
    1. la asignación de funciones diversas a un mismo cargo, el aumento en la complejidad de los cargos sin el debido respaldo en cuanto a calificación y competencias, existencia de jefes sin subordinados, jefes con exceso de subordinados o ausencia de una debida especialización, los cuales son algunos de los problemas que se observan
2. Funciones del equipo sistemas de gestión
  1. El Equipo de Sistemas de Gestión cumplirá las siguientes funciones:
    1. Asesorar al Comandante de la unidad
    2. Aplicar los lineamientos definidos por la institución
    3. Liderar la elaboración de las acciones correctivas y planes de trabajo
    4. Realizar el acompañamiento al comandante de la unidad
    5. Disponer acompañamiento a los responsables de procesos
3. Equipo sistemas de gestión
  1. En cada unidad policial se conformará el equipo sistemas de gestión, mediante la publicación en la Orden Interna de Personal de la siguiente manera:
    1. . Jefe de Planeación de la unidad
    2. Responsables de direccionamiento estratégico y de recursos.
    3. Responsables de gestión institucional.
    4. Dueños de proceso (aplica para unidades del nivel estratégico y táctico
    5. Responsables de proceso.
4. Niveles de responsabilidad y autoridad
  1. La Policía Nacional establece diferentes roles dentro de la gestión por procesos, determinados por la responsabilidad, autoridad y ejecución sobre los mismos
    1. Ejecutores de Procesos
    2. Responsables de Procesos
    3. Dueños de Procesos
    4. Dueño de la Gestión
5. Propósito y alcance gestión y estructura de procesos
  1. Tiene como objetivo definir la estructura para el gerenciamiento del día a día Institucional, la metodología establecida para su gestión
    1. y la forma en que integran las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos en el mantenimiento y mejoramiento de los procesos,
      1. Todo con el fin de crearles valor, responder ágil e inteligentemente a los cambios (brechas) y alcanzar los objetivos estratégicos de la Institución
6. Modelo de operación por procesos
  1. Es el estándar institucional para la gestión y control de las actividades que realiza cada uno de los ámbitos de gestión de la Policía Nacional, permite liderarla como un todo,
    1. definir las actividades que agregan valor, trabajar en forma sistémica y disponer de los recursos necesarios para su realización
7. Mapa de procesos institucional
  1. Es la representación gráfica de la interacción de los procesos adoptados del SGI para el logro de la satisfacción de las necesidades
    1. y expectativas de los clientes y partes interesadas, frente al cumplimiento de la misión constitucional de la Policía Nacional.
8. Procesos
  1. Procesos Gerenciales
    1. definen lineamientos y suministran herramientas para la gestión a nivel nacional, cumplen la función de planear los grandes retos institucionales en el marco de la planeación estratégica.
  2. Procesos Misionales
    1. también denominados de planeación y realización de los servicios misionales de la Institución, definen y desarrollan las actividades en cumplimiento de la planeación estratégica
  3. Procesos de Soporte:
    1. suministran los recursos y demás elementos, incluyendo los recursos tecnológicos necesarios para la operación de los procesos a nivel nacional
  4. Proceso de Evaluación y Mejora:
    1. evalúa el cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión Integral con un enfoque orientado al cumplimiento de la misionalidad constitucional y las disposiciones establecidas para las entidades públicas del orden nacional.
9. Procesos transversales
  1. Los procesos gerenciales, de soporte y de evaluación
    1. Establecen lineamientos generales para ser operacionalizados en los cuatro ámbitos de gestión (misional policial, educación, salud y bienestar), de tal manera que su seguimiento y control se encuentra a cargo de cada dueño de proceso.
10. Caracterización de procesos
  1. La intención de un proceso es principalmente identificar las necesidades o expectativas de su cliente interno o externo
    1. y establecer el tipo de productos y sus características que deben lograrse para satisfacer tales necesidades o expectativas.

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