CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

En el diseño y el desarrollo del cuadro general de clasificacion archivistica se basa por lineamientos para la organización y descripción de los archivos de las dependencias
1. Atendera los siguientes conceptos:
  1. FONDO
    1. SECCION
      1. SERIE
        EXPEDIENTE
        Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su corriente porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto
        Division de una seccion que corresponde al conjunto de documentos porducidas en el desarrollo de una misma atribucion general
      2. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia de conformidad con las disposiciones legales aplicables
    2. Conjunto de documentos producidas organicamente por una dependencias o entidad con cuyo nombre se identifica
OBJETIVO
1. Establecer a partir de las practicas y tecnicas archivisticas, las bases para el diseño del cuadro general de clasificacion y de igual manera actividades y estrategias para asegurar su desarrollo uniforme
PRINCIPIOS PARA SU ELABORACIÓN
1. En la elaboración del CGCA es requisito previo e indispensable contar:
  1. Instrumentos juridicos de organización y normativa
  2. Los esquemas de clasificación existentes
  3. Los recursos que se cuentan para eso
2. El cuadro de clasificación maneja una metodologia a partir de un fondo especifico y tendra como principicios
  1. DELIMITACION
    1. UNICIDAD
      1. ESTABILIDAD
        SIMPLIFICACIÓN
        El cuadro debe ser universal y flexible para ser adoptado en todas las dependencias posibles
        El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad, que garantice una clasificacion segura y estable
      2. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronologia, desde la mas antigua hasta las mas reciente
    2. Objecto del cuadro es el fondo es decir que los documentos de cualquier tipo y epoca generados conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones
  2. APLICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
    1. Las etapas de elaboración del Cuadro general de clasificación archivistica son:
      1. VALIDACION
        FORMALIZACION
        SUPERVISION Y ASESORIA
        CAPACITACION
        Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro general de clasificación archivística.
        Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística y corregir errores que se encuentren
        Son los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
        Es el reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el Cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado
ESTRUCTURA
1. Responde a una triple necesidad
  1. Proporcionar una estructura logica que representa la documentacion producida
  2. Facilitar la localización fisica de cada documente para un eficaz control y manejo
  3. Facilita su localización es decir se accede a la información contenida

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