Administración de Documentos Digitalizados

Consiste en capturar los documentos mediante dispositivos, generando un archivo o imagen de si mismo que puede ser almacenado, compartido y visualizado por varias personas incluso de forma simultánea. Si el proceso de digitalización es de calidad, las imágenes correspondientes a los documentos son asombrosamente legibles desde los monitores de computadora y, en ocasiones, se supera la calidad de los documentos originales.
Existen empresas u organizaciones que prestan el servicio de digitalizalos documentos. Algunas instituciones concesionan tales procesos, despreocupándose de la adquisición de equipos o redistribución de personal. Se presentan distintas alternativas para que cualquier institución, sea grande o pequeña, pueda optar por la más viable de acuerdo a sus requerimientos.
Los escáners realizan el proceso de digitalización, básicamente funcionan como una fotocopiadora que en vez de copiar a papel transforma el contenido del documento leído en un archivo electrónico conteniendo la imagen del documento físico. Un archivo de imagen puede contener varias hojas dependiendo de cómo se quiera explotar posteriormente el archivo digital.
1. Existen escáners orientados a brindar distintas soluciones, desde los que admiten sólo alimentación manual, hasta los de alta velocidad con alimentación automática y escaneo en el orden de 160 páginas por minuto o más, entre ellos existen alternativas intermedias que cubren una amplia gama de prestaciones. El precio de los escáners varía según la velocidad, calidad y funcionalidad de su software.
Luego de la digitalización tenemos las imágenes correspondientes a los documentos sin ordenar y sin clasificar. Los escáners de alimentación continua almacenan los archivos de imágenes con nombres numéricos correlativos, los de alimentación manual a lo sumo el operador puede guardar el archivo nemotécnico que ayude a asociarlo posteriormente. Pero esta tarea manual es en la práctica muy limitada. Los atributos o datos referenciales son claves para la búsqueda y localización de los documentos digitales.
En la actualidad la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Es por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información
¿Qué es un software OCR? Son aplicaciones dirigidas a la digitalización de textos en imágenes. Identifican automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos con los que podremos interactuar (editar, seleccionar, copiar y pegar) mediante un programa de edición de texto como Open Office o Microsoft Office Word).
COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM En la actualidad, las herramientas EDM han incorporado gran variedad de tecnologías que abarcan principalmente los siguientes campos: Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner de los documentos impresos. Normalmente se suele distinguir entre “ digitalización gráfica” y “ digitalización del texto” , según sea el propósito final de dicha digitalización del documento.
Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, Tecnologías de almacenamiento óptico, Gestión electrónica de documentos, Trabajo en grupo (groupware), Flujos de trabajo (workflow).

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