Zusammenfassung der Ressource
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
- Nos brinda pautas generales que permita a las entidades y
administradores de documentos un orden en los principios
archivísticos. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se
establecen las series que componen cada agrupación documental.
- CLASIFICAR: Identifica la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de su gestión.
- PROCESO: La organización de archivo tiende a controlar,
recuperar y conservar la información contenida en los
documentos para su utilización administrativa, jurídica y
científica.
- ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
- Clasificación
- Ordenación
- Descripción
- Debe reflejar la estructura de cada entidad de tal
manera que las agrupaciones documentales resultantes
correspondan a las subdivisiones que conforman la
institución.
- El DECRETO 2626/94 : Articulo 12: El municipio es
la entidad territorial fundamental de la división
política administrativa del estado, con autonomía
política, fiscal y administrativa.
- Articulo 18: la ley podrá establecer categorías de
municipios de acuerdo con su población, recursos
fiscales, importancia ecónomica y situación geográfica y
señalar distintos régimen para su organización, gobierno
y administración.
- FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN
- 1. Es la adaptación de un fondo documental a la
estructura de la entidad que lo produce, una
vez identificadas las categorías
administrativas(Dependencias) y archivísticas
(series, unidades y tipos documentales).
- 2. Es Connatural a los documentos de archivos
ya que estos nacen clasificados por estar
vinculados en prime a la institución que lo
produce y en segundo al quedar adscritos a una
dependencia en cumplimiento de un
procedimiento administrativo.
- 3. Es bien fundamentada que deberá basarse
tanto en la aplicación de los principios de
procedencia y de orden original para identificar
las categorías y grupos que reflejan la
estructura jerárgica, como en la identificación
de las funciones asignadas a las dependencias y
a los asuntos que estas tramitan.
- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Esta basada
por las dependencias, llamadas unidades
administrativas, divisiones o secciones en
que están organizadas las instituciones,de
acuerdo con la estructura orgánica.
- ORDEN ORIGINAL: Se relaciona con las unidades
documentales en la que se plasman las actividades adelantadas
en la resolución de un asunto que por función le es asignado
una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue
creado. Para que cumpla su cometido debe preservar las
interrelaciones documentales que le son inherentes.
- FUNCIONES: Determinan las series que correspondan a cada agrupación
documental ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por
normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos
encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones
comunes y específicas.
- COMUNES: Son aquellas
funciones administrativas
genéricas que sirven de
apoyo para el ejercicio de las
competencias de cualquier
entidad (personal,
presupuesto, asuntos
jurídicos)
- ESPECÍFICAS: Desarrollan la misión de la entidad y
constituyen su razón de ser, haciendola diferente de
cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las
áreas técnicas.
- Establecidas las series documentales según la función que las produjo, se procederá
a asignarles una identificación de acuerdo con la oficina que desarrolla la función.
Dicha identificación deberá contener el código o sigla de la dependencia
productora seguido del asignado a la serie documental, con lo cual dispondrá el
sistema de clasificación para la entidad que se adoptará tambien en la Tablas de
Retención Documental(TRD).