UNIDAD 2: Excel utilidades para bases de datos.

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• UNIDAD II: UTILIDADES PARA BASES DE DATOS

1. 2 . 1 . 1 Ingreso de Datos
   1. Existen dos métodos principales para ingresar datos en Excel.
      1. El primer método es seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor y pulsar la tecla Entrar para terminar con el ingreso del dato en la celda.
      2. El segundo método es similar. Comenzamos por seleccionar la celda donde introduciremos el dato, pero en lugar de ingresar la información directamente en la celda lo hacemos en la barra de fórmulas.
      3. Si ingresamos un texto muy grande en una celda y sobrepasa el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como si formara parte de las celdas adyacentes.
         1. A primera vista pareciera que parte del texto se encuentra en las celdas B1 y C1 pero en realidad todo el texto se encuentra en la celda A1.
2. 2 . 1 . 2 Formato de Datos
   1. Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.
      1. Cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
         1. Texto
            1. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda.
               1. Este tipo de dato es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
         2. Formulas
            1. A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.
         3. Valores numéricos
            1. Los valores numéricos representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha
               1. Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras.
                  1. Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas (En excel son números) y pueden desplegarse de diferentes maneras.
                     1. Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor
                        1. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general.
3. 2 . 1 . 3 Protección de datos: Hojas y libros
   1. Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja podemos protegerla con contraseña. Para ello debemos ir a la ficha Revisar y en el grupo Cambios pulsar el botón Proteger hoja.
      1. Se mostrará el cuadro de diálogo Proteger hoja donde deberemos especificar una contraseña.
   2. Otro tipo de protección que podemos aplicar es el de proteger un libro lo cual significa proteger su estructura, es decir, al proteger un libro nadie podrá insertar nuevas hoja o modificar las hojas ya existentes.
      1. Es importante notar que proteger un libro no impide modificar las celdas de una hoja. Para proteger las celdas tendríamos que aplicar adicionalmente el método anterior de protección de hojas. Para proteger un libro debemos seleccionar el comando Proteger libro ubicado en la ficha Revisar.
4. 2. 1 . 2 Agregar Comentarios
   1. Los comentarios son notas que se asocian a celdas, independientes de otro contenido de la celda. Puede escribir un comentario por celda.
      1. Agregar un comentario
         1. Haga clic en la celda donde desea agregar un comentario.
            1. En la pestaña Revisión, en Comentarios, haga clic en Nuevo.
               1. En el cuadro, escriba el texto del comentario.
                  1. Para quitar su nombre del comentario, selecciónelo y elimínelo.
                     1. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.

1. Una fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo. Una fórmula siempre empieza con un signo igual (=), seguido de números, operadores matemáticos (como los signos de más y menos) y funciones, que pueden ampliar el poder de una fórmula.
2. 2 . 2 . 1 Elementos referencias rangos operadores y signos de agrupamiento
   1. Constante
      1. Una constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor obtenido como resultado de una expresión, no son constantes. Si usa constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia solo si modifica la fórmula.
   2. Operadores
      1. Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden usando paréntesis.
   3. Referencias
      1. Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea usar en una fórmula. Las referencias permiten usar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien usar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.
         1. Referencia Relativa
            1. Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
         2. Referencia Absoluta
            1. Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
         3. Referencia Mixta
            1. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
3. 2 . 2 . 4 Errores en las formulas
   1. Los errores son los mensajes que aparecen dentro de una celda antecedidos del símbolo #. A continuación analizaremos cada uno de los errores en Excel y la manera de solucionar el problema.
      1. Error #¡DIV/0!
         1. El error se produce cuando estás dividiendo un valor entre cero.
      2. Error #N/A
         1. Este error significa que Excel no encuentra el valor al que se está refiriendo. Es decir, el valor no está disponible. Este tipo de error es muy común al utilizar la función BUSCARV.
      3. Error #¿NOMBRE?
         1. La razón más común por la que se genera este error es el haber escrito mal el nombre de una función. También se produce por escribir mal un rango nombrado.
      4. Error ##########
         1. lo que Excel está tratando de decir es que el contenido de esa celda no cabe dentro de ella.

1. Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de cálculo ya que nos ayudarán a organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Además, una vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fácilmente.
2. Puede crear o ejecutar una consulta Webpara recuperar texto o datos de una página Web. Las páginas Web suelen contener información que es perfecta para analizar en Excel. Según sus necesidades, puede recuperar datos que se puedan actualizar. Es decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos más recientes de la página Web. O bien puede recuperar los datos de una página Web y hacer que permanezcan invariables en la hoja.
3. Creación y modificación de tablas
   1. Parar crear una tabla en Excel debes seleccionar cualquiera de las celdas del rango de datos y pulsar el comando Insertar > Tabla y de inmediato Excel identificará el rango que contiene los datos:
      1. para cambiar el estilo, después de seleccionar los datos: Inicio y dentro del grupo Estilos deberás pulsar el botón Dar formato como tabla. Esto abrirá un menú con los estilos de tablas disponibles y de los cuales deberás elegir alguno.
         1. Excel permite dentro de este menú: Borrar tabla, eliminar campos, etc.
4. Puede traer datos de una base de datos de Access a otra de muchas maneras. Copiar y pegar es el método más sencillo, pero la importación y la vinculación ofrecen mayor control y flexibilidad sobre los datos aportados y sobre cómo llevarlos a la base de datos de destino.

1. Para crear un g´rafico se debe situar en la pestaña insertar, ir a la sección gráfico y elegir el que se adecue a la necesidad de los datos
   1. Se puede cambiar el diseño o editar el grafico dando clic sobre y situandose en la pestaña diseño

1. Encabezado y pie de página
   1. Damos clic en la pestaña insertar
2. Configuración y vista previa
   1. En la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresión. Se incluyen como ejemplos el número de copias, la impresora, el intervalo de páginas, la impresión por una o dos caras, la orientación vertical y el tamaño.