LA FOLIACION EN ARCHIVOS

IMPRESCINDIBLE EN LOS PROCESOS DE ARCHIVO
1. POSEE DOS FINALIDADES
  1. CONTROLAR LA CANTIDAD DE FOLIOS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    1. ES REQUISITO INELUDIBLE EN LAS TRANSFERENCIAS
  2. CONTROLAR LA CALIDAD- ENTENDIDA AL RESPETO AL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Y LA INTEGRIDAD DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
    1. LA FOLIACIÓN ES EL RESPALDO TÉCNICO Y LEGAL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
    2. PERMITE UBICAR Y LOCALIZAR DE MANERA PUNTUAL UN DOCUMENTO
DEFINICIONES
1. FOLIO
2. FOLIAR
3. FOLIACIÓN
4. FOLIO RECTO
5. FOLIO VUELTO
6. PÁGINA
  1. PAGINAR
REQUISITOS
1. LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE CLASIFICADA
2. LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE ORDENADA
3. LA DOCUMENTACIÓN DEBE ESTAR PREVIAMENTE DEPURADA
4. SE DEBEN FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE UNA SERIE
  1. LAS SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: LA FOLIACIÓN SE REALIZARÁ DE MANERA INDEPENDIENTE POR CARPETA, TOMO O LEGAJO.
  2. LAS SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS, CADA UNA DE LOS EXPEDIENTES TENDRÁ UNA SOLA FOLIACIÓN DE MANERA CONTINUA, Y SI TAL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA REPARTIDO EN MAS DE UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN, LA FOLIACIÓN SE EJECUTARÁ DE TAL MANERA QUE LA SEGUNDA SEA LA CONTINUACIÓN DE LA PRIMERA.
MATERIALES
1. LA FOLIACIÓN SE REALIZA CON LÁPIZ MINA NEGRA HB O b
2. NO USAR LÁPIZ MINA ROJA
PROCEDIMIENTO
1. ENUMERAR DE MANERA CONSECUTIVA
2. NO UTILIZAR NÚMEROS CON EL SUPLEMENTO
3. ESCRIBIR NÚMERO EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA
4. ESCRIBIR NÚMERO DE MANERA LEGIBLE
5. NO USAR TRAZOS FUERTES
6. MAPAS, PLANOS DEBERÁN TENER NÚMERO DE FOLIO QUE LES CORRESPONDE AÚN CUANDO ESTÉN PLEGADOS
7. LOS ANEXOS IMPRESOS SE NUMERARAN COMO UN SOLO FOLIO
8. NO FOLIAR PASTAS NI HOJAS GUARDAS EN BLANCO
9. LAS RADIOGRAFIAS Y SIMILARES DEBEN COLOCARSE EN SOBRES DE PROTECCIÓN Y FOLIARSE ANTES DE GUARDAR EL MISMO
10. FOTOGRAFIAS EN CARA SUELTA SE FOLIARAN EN CARA VUELTA.DEJANDO NOTA DE CARACYTERISTICAS
11. NO SE DEBEN FOLIAR SOPORTES DISTINTOS AL PAPEL- SI DEJAR SOPORTE DE SU EXISTENCIA
12. NO FOLIAR NI RETIRAR LOS FOLIOS SUELTOS EN BLANCO QUE CUMPLAN FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN
13. NO SE DEBEN NUMERAR LOS FOLIOS EN BLANCO DE ARCHIVO CENTRAL O DE GESTIÓN
14. LA DOCUMENTACIÓN EN ARCHIVOS HISTÓRICOS CUYOS FOLIOS ESTÉN SUELTOS O EN BLANCO SE RETIRARÁN.
15. LA FOLIACIÓN ES UNA TAREA PREVIA
16. CUANDO EXISTAN ERRORES DE FOLIACIÓN SE ANULARA CON LINEA OBLICUA, EVITANDO ENMENDADURAS O TACHONES
17. VARIOS FORMATOS ADHERIDOS A UNA HOJA- A ESTA SE ESCRIBIRÁ EL NÚMERO DE HOJA RESPECTIVO. DEJANDO CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO FOLIADO
18. UNIDADES DOCUMENTALES FOLIADAS POR MPRESORA
19. UNIDADES DE CONSERVACIÓN YA EMPASTADOS O FOLIADOS DE FABRICA SE PUEDEN ACEPTAR SIN NECESIDAD DE REFOLIAR

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