Elaboración de presentaciones orales y escritas

Los directivos tienen que dominar los elementos básicos de la comunicación pública y ser lo suficientemente flexibles para adaptarlos a diversas situaciones
■ Elementos esenciales de las presentaciones eficaces
1. 1. Formular una estrategia para la audiencia y la ocasión específicas. En esta etapa se desarrollan los objetivos en relación con la audiencia y la situación.
2. 2. Desarrollar una estructura clara. Esta etapa traduce la estrategia general en un contenido específico.
3. 3. Sustentar las ideas con ejemplos, ilustraciones y otro material adaptado para la audiencia. Esto reforzará las ideas.
4. 4. Preparar el material para crear un estilo de presentación que enriquezca las ideas. La forma en que se presenten las ideas suele ser tan importante como lo que se presenta.
5. 5. Complementar la presentación con respuestas seguras e informadas a las preguntas y los desafíos.
ELABORAR UNA ESTRATEGIA ESPECÍFICA
1. Identifique su propósito
  1. Conozca su objetivo, conozca a su audiencia.
  2. Su objetivo general afectará la forma en que estructura su mensaje y cómo complementa sus ideas y su estilo de presentación. Por eso es importante identificar primero su objetivo general.
2. Adapte el mensaje a la audiencia específica
  1. El éxito de su comunicación depende, en parte, del entendimiento y la receptividad de su audiencia
  2. Una audiencia motivada retiene más, así que al inicio de su mensaje explique el uso que podrían dar a la información. También es muy importante considerar las actitudes de la audiencia hacia su mensaje. Los receptores hostiles no aprenden con tanta rapidez como los receptores dispuestos.
3. Satisfaga las demandas de la situación
  1. Las expectativas de los receptores acerca de su presentación también son relevantes. La situación con frecuencia determina expectativas, como el nivel de formalidad.
  2. Las situaciones formales demandan enunciados con una estructura más correcta y un lenguaje más formal. Las expresiones coloquiales y una gramática menos rígida pueden agregar soltura al entorno informal. Determine las expectativas de su audiencia y adapte su lenguaje a ellas.
DESARROLLE UNA ESTRUCTURA CLARA
1. Comience con un pronóstico
  1. En general, una introducción eficaz logra tres cosas. Primero, capta la atención de los que escuchan y establece un tono para el mensaje.
2. Elija un patrón de organización adecuado
  1. La organización de un mensaje es un aspecto fundamental porque influye en la comprensión del receptor. Los aprendices retienen más cuando los mensajes están organizados. La organización también afecta su credibilidad como orador o escritor.
3. Utilice transiciones o señales para indicar su progreso
  1. ”. En la comunicación escrita, las transiciones se señalan al separar, numerar o utilizar viñetas para resaltar la información. Puede dirigir la atención de sus lectores hacia las palabras clave mediante itálicas o negritas.
4. Concluya con un comentario contundente
  1. Es fácil entender por qué las partes más importantes de cualquier presentación son la primera y la última impresión que crean.
SUSTENTE SUS IDEAS
1. Elija diversos apoyos
  1. La mayoría de las investigaciones concluyen que el material de apoyo hace una gran diferencia en el efecto que provocan las ideas. Esto es verdad incluso si sus receptores no lo conocen bien o si consideran que su credibilidad es de moderada a baja.
2. Considere a su audiencia cuando elija el apoyo
  1. Los tipos de materiales de apoyo que elija dependen en parte de su audiencia. Si la evidencia es nueva para ellos, tendrá mayor efecto. Las cintas de video, las grabaciones o las fotografías también tienen un efecto importante
3. Utilice auxiliares visuales como apoyo
  1. Tenga en mente que cada tipo de auxiliar visual comunica información en forma distinta. En general, los auxiliares visuales como las transparencias, las fotografías y los carteles ayudan a que la audiencia se sienta como usted.
USE UN ESTILO MEJORADO
1. . El cuarto paso requiere que nos refiramos por separado a los mensajes orales y los escritos porque son formas de comunicación con estilos muy diferentes. Nos enfocaremos primero en las presentaciones orales.
ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ORAL
1. Prepare sus notas
  1. evite utilizar libretos escritos o memorizarlos porque esto interrumpe el flujo natural del estilo conversacional e interrumpe el contacto visual con su audiencia. Como los manuscritos primero se elaboran de forma escrita, por lo general adoptan el estilo de un lenguaje escrito.
2. Practique su presentación
  1. Practique el discurso para usted mismo durante el desayuno, en su descanso, mientras se dirige a una reunión a media tarde y antes de dormir.
3. Practique utilizando sus auxiliares visuales
  1. Compense las pequeñas interrupciones al disminuir su velocidad, elevar un poco el volumen de su voz y continuar. Alentará a la audiencia a escuchar su mensaje en vez de distraerse momentáneamente.
4. Transmita un entusiasmo controlado por su tema
  1. No confunda el entusiasmo con el escándalo. Una buena regla es utilizar tonos de voz e inflexiones vigorosas, pero adecuadas para una conversación. Evite vociferar o sermonear a su auditorio.
5. Utilice la forma de transmitir su mensaje para enriquecerlo
  1. El contacto visual es la herramienta más importante para captar la atención de la audiencia. Esto hace que los miembros de la audiencia se sientan como si estuvieran participando en una discusión individual y casi privada con usted.
ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA
1. Desarrolle precisión mecánica en su escritura
2. Sea preciso al describir los hechos en sus escritos
3. Redacte mensajes escritos con precisión verbal
4. Preste atención al tono
5. Utilice el formato adecuado
COMPLETE SU PRESENTACIÓN AL RESPONDER A PREGUNTAS Y DESAFÍOS
1. Prepárese cuidadosamente para enfrentar las preguntas
2. Responda a las objeciones de manera ordenada
3. Mantenga el control de la situación

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