Informes en Access

Informes en Access Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Elementos de un informe En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos: Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título o una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado Suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas use el encabezado de página. Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado Suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, consulte la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales. Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie de página de grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de página de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se usan para imprimir números de página o información sobre cada página. Pie de página de informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se usan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe. NOTA En la vista Diseño, el pie de página de informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de página de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de página de grupo o línea de detalle en la última página.