TIPOS DE HABITACIÓN

Para el estudio del curso se ha creado un hotel modelo que servirá como base para realizar ejercicios y entre otras cosas los tipos de habitación que se utilizarán serán:

Habitación Twin .- Recámara con dos camas matrimoniales.
Habitación King Size .- Recámara con una cama KS.
Habitación Junior Suite .- Recámara con una cama KS y una pequeña sala
Habitación Master suite.- Dos recámaras, una con dos camas matrimoniales y una con una cama KS y una sala.
Habitación Suite Presidencial.- Habitación con cocina, comedor, una gran sala y tres recámaras, dos con dos camas matrimoniales y una con una cama KS.

PLANES DE ALOJAMIENTO

Los planes de alojamiento están aunados al servicio que se le proporciona al huésped en un hotel, se le puede ofrecer o no el servicio de alimentos, los planes más conocidos y utilizados en México son los siguientes:

Ø Plan europeo.- Que consiste en hospedaje sin alimentos.

Ø Plan Continental.- Que consiste en hospedaje y desayuno continental.

Ø Plan Americano.- Que consiste en hospedaje y las tres comidas al día.

Ø Plan Americano Modificado.- Que consiste en dos alimentos al día a escoger.

Ø Plan todo incluido.- Que consiste en hospedaje, alimentos buffet, bebidas, cenas show y actividades recreacionales, entre otros.

Ø Plan Bed and breakfast.- Que consiste en hospedaje y un desayuno completo.

TARIFAS Y COTIZACIONES

Las tarifas de habitaciones vigentes según su tipo y ocupación se indican en el “Manual del Hotel Modelo”.

RESERVACIONES

Ø Tentativa: con este nombre clasificamos a las personas físicas o morales que nos soliciten el apartado de una habitación, pero que no han ofrecido ninguna garantía.

Ø Garantizada: se le da este nombre a las reservaciones contactadas a través de una agencia de viajes, línea aérea o compañía y que están garantizadas por medio de un cupón u orden de cambio.

Características de las reservaciones

Por tipo de contratación

· Individual.- Son solicitudes de cuartos para una persona, una familia o grupo reducido, que al ser informados que existe espacio, se deberán llenar los formatos correspondientes y bloquear la grafica de reservaciones.

· Grupal.- Cuando una agencia de viajes, una compañía o un cliente cualquiera solicitan cuartos para grupos, se revisará la gráfica de reservaciones para saber si hay disponibilidad en las habitaciones y fechas que el cliente desea, si es así se toma los datos y se bloquean los espacios.

· Allotment.- Se le da este nombre a los acuerdos que las agencias tienen con los hoteles para garantizar que la agencia ocupará la habitaciones que el hotel se comprometió a reservar, a cambió, por la venta de habitaciones el hotel dará una tarifa accesible.

Por tipo de confirmación

· Tentativa.- En este tipo de reservación el hotel solo se compromete a reservar el cuarto hasta las 18:00 Hrs ( 6 p.m.). Ya que no hay garantía de ninguna especie.

· Confirmada.- Se aplica este tipo reservaciones a compañías que regularmente envían a sus clientes o agentes, teniendo conocimiento de que si no se presentan se aplicará el no show, esto es que la compañía deberá pagar la primera noche. Este tipo de reservación es conocido con las iniciales GTD.

· Confirmada con depósito.- En este caso se le pide al cliente, agencia de viajes o compañía, que envíe como mínimo el depósito de la primera noche más IVA (16%) e impuesto hotelero (2%), para poder garantizar su reservación. Si el cliente no se presenta se aplicará la política de no show. En algunas ocasiones se envía el importe total de la estancia, lo que se conoce como Prepaid (prepagado).

ü Por tipo de procedencia

· Compañía privada.- Empresas particulares que solicitan cuartos para sus agentes, los cuales en la mayoría de los casos solo tienen que firmar a su salida, ya que es la compañía quién pagará, para esta compañías existen precios especiales y tienen su reservación garantizada.

· Agencias de viajes.- Es cuando este tipo de empresas solicita cuartos para clientes individuales o grupos, se le debe de dar un precio especial para que la agencia obtenga su comisión.

· Individual.- Es cuando un cliente solicita directamente una o varias habitaciones sin utilizar la ayuda de agencias de viajes.

· Líneas aéreas.- Estas compañías regularmente solicitan habitaciones, de ahí que los hoteles den facilidades a las aerolíneas para obtener habitaciones, ya sea para sus tripulaciones, para el personal de tierra o para sus pasajeros y por esto reciben tarifas especiales.

· Oficinas de gobierno, embajadas y consulados.- En estas reservaciones generalmente se requieren habitaciones de lujo, para los funcionarios, por lo que se les considera clientes VIP, por lo que el hotel les otorga ciertas cortesías como flores, vino, fruta, etcétera.

DEPÓSITOS, EXTENSIONES, CANCELACIONES, CAMBIOS, CORTESÍAS, DESCUENTOS Y REEMBOLSOS.

Ø Cancelación: el cliente puede cancelar directamente o por medio de un intermediario o que el hotel se vea obligado a cancelar por falta de espacio o por alguna causa especial. Existen políticas de cancelación para poder realizar la cancelación, depende de cada hotel.

Ø Deposito: pago parcial del total de la reservación, corresponde generalmente a monto de la primera noche con impuestos y que sirve para garantizar la reservación.

Ø Extensión o cambio: en algunas ocasiones, se efectúan cambios en las reservaciones, ya que los clientes, por razones varias así lo solicitan. Antes de solicitar un cambio, será necesario checar la disponibilidad.

Ø Cortesías: se les llama así a los detalles que se otorgan en las habitaciones a los huéspedes y las gratuidades de habitación u otros servicios, y deben ser autorizados por la Gerencia General.

Ø Descuentos: los descuentos en tarifas de habitaciones, solo podrán ser designados y autorizados por el Gerente general, Gerente de División Cuartos o Subgerente de Recepción en Turno.

Ø Reembolsos: es la devolución del monto que se pagó como garantía por concepto de la reservación, se realiza en las cancelaciones de reservaciones, y van de acuerdo a las políticas de cada hotel.

SOBREVENTA

Una sobreventa es una situación que se produce cuando hay más reservaciones por llegar que cuartos disponibles para alojarlas.

Por regla general, cuando se produce una situación de sobreventa se lleva a cabo lo siguiente:

1. El Gerente de Reservaciones deberá hacer una meticulosa revisión de todas las reservaciones por llegar para verificar si no hay cancelaciones o cambios que no se hubieran realizado en el sistema.

2. Una vez determinado el número de reservaciones que no tendrán cuarto, se deberá encontrar un hotel de la misma categoría o mejor, para alojarlos.

3. Se procederá a reservar el número de habitaciones necesarias en el otro hotel después de negociar y dejar bien establecidas las condiciones de tarifa y forma de pago.

4. Se envía un mensaje al otro hotel, reconfirmando por escrito las condiciones de tarifa y pago acordadas.

5. Se elabora una carta, llamada “carta de transferencia”, por cada una de las reservaciones que serán enviadas a otro hotel, en papel membretado; la cual se elabora en original y dos copias.

6. Al llegar los clientes al hotel, el Jefe de Recepción o el Jefe de turno, procederá a explicarles la situación y a proveerles la transportación que los llevara al otro hotel y de regreso, así como otorgarles una llamada de tres minutos con el objeto de notificar su cambio de hotel.

7. En caso de que un huésped no estuviera durante toda su estancia en otro hotel y fuera a regresar a terminar su estancia, deberá recibir trato de huésped VIP.

8. Una vez terminada la operación de enviar las reservaciones que no pudieron ser admitidas en el hotel a otro, se procede a elaborar un “reporte de sobreventa”.

PRONÓSTICO DE OCUPACIÓN

Es el porcentaje de ocupación que se pretende obtener a un tiempo determinado, puede ser a una semana, mes o año, de acuerdo a la ocupación que se ha tenido anteriormente.

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Teoría de la asignatura de Reservación y recepción de huéspedes

Reservación y Recepción de Huéspedes