Encaminho, para análise, copia do parecer final sobre o processo n.º 123.000.321/000-0, que trata do afastamento do funcionário (...) O trecho é inadequado para construir introdução de ofício, por apresentar a forma verbal "Encaminho", flexionada na primeira pessoa do singular, o que infringe o princípio da impessoalidade em correspondência oficiais.
Tendo em vista a proximidade das esperadas festas de comemoração do aniversário de 50 anos da nossa instituição, tenho o prazer de informar que este setor terá seu horário de atendimento reduzido em função da necessidade dos preparativos da referida festa.
A redação oficial tem por finalidade pautar a maneira pela qual os órgãos públicos e as empresas privadas redigem atos normativos e comunicações, sendo caracterizada por uma linguagem impessoal, calcada no uso formal da língua.
A redação oficial deve pautar-se em uma linguagem transparente, inteligível, consisa e uniforme, de forma a não permitir mais de uma interpretação.
O caráter de impessoalidade decorre, fundamentalmente, de dispositivo da Constituição Federal de 1988, segundo o qual: "A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, obedecerá aos princípios legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)".
A impessoalidade da correspondência oficial deve abranger sempre três esferas: a de quem emite a comunicação, a de quem a recebe e a do assunto tratado.
Em documentos endereçados a um ministro de Estado, deve-se empregar o vocativo Excelentíssimo Senhor Ministro.
Considerenado a concordância dos pronomes de tratamento, uma comunicação dirigida ao presidente do Senado Federal deverá ser redigida da seguinte maneira: Vossa Excelência será informado da tramitação do projeto em pauta.
Apesar de menos usuais, ilustríssimo digníssimo são pronomes de tratamento aceitos em comunicações oficiáis.
O tratamento digníssimo é utilizado nas comunicações oficiais porque a dignidade é pressuposto para que se ocupe cargo público.
A escolha do fecho a ser usado nas correspondências oficias é determinada pela hierarquia que existe entre o destinatário e o remetente do documento.
O referido manual estabelece o emprego de dois fechos para comunicações oficiais: Respeitosamente, para autoridades superiores; e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. Tal regra, no entanto, não é aplicável a comunicações dirigidas a autoridades estrageiras.
De acordo com o MRPE, os fechos "Atenciosamente" e "Respeitosamente" são restritos a comunicações oficiais emitidas pelos poderes Executivo e Judiciário.
A identificação do signatário é obrigatória nas correspondências oficiais assinadas por toda e qualquer autoridade.
O nome do órgão em que trabalha a pessoa que subscreve o documento deve ser retirado do espaço destinado à identificação do signatário, permanecendo, nesse espaço, apenas o nome e o cargo de quem assina o expediente.
O padrão ofício é o tipo de diagramação que pode ser usado para uniformizar documentos como aviso, o próprio memorando.
O testo das correspondências oficiais deve ser dividido em duas partes: introdução e conclusão.
Ofício é modalidade de comunicação que tem por finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da administração pública apenas.
Aviso é o expediente adequado para comunicação entre gestor máximo de qualquer órgão da administração e outras autoridades de mesma hierarquia.
Na comunicação entre um Tribunal Regional Eleitoral e o Tribunal Superior Eleitoral, deve-se utilizar um memorando.
O telegrama é a forma de comunicação mais utilizada em situações de emergência, dados seu baixo custo e a celeridade por ele proporcionada.
A mensagem de correio eletrônico não tem valor documental, uma vez que não há forma de confirmar a autenticidade da assinatura do seu remetente.
A mensagem é a comunicação oficial utilizada entre pessoas que ocupam cargos de mesma hierarquia, independentemente da esfera de poder de que elas façam parte.
O expediante adequado para que um ministro de Estado submeta um projeto de ato normativo à consideração da presidente da república é a exposição de motivos.
O documento via fax possui formatação própria, diferindo-se das demais correspondências oficiais.
