Diagrama de flujo de la información al interior del sistema

Flowchart nodes

• 3 Dueños de la empresa o Comite Ejecutivo (CE) toman las deciciones empresariales y se las envian al Gerente General (GG)

• El Gerente General (GG) informa los resulatados, propuestas y reporta los desempeños del Hotel al Comite Ejecutivo (CE)

• Departamento de Recepcion 

• Atencion al Cliente: Se contacta con los clientes para gestionar ocupaciones, reservas y las partidas de los huespedes tambien con agencias de turismo

• Finanzas: Recibe periódicamente  las políticas de contratos empresariales y de Marketing, las políticas de servicios. Cuando un cliente realiza una reservación, registra la misma en la planilla de reservaciones y la envía al sector registro de huéspedes. Brinda periódicamente información de reservaciones y ocupaciones y partidas al sector de Marketing, sector que periódicamente las analiza, y con ellas propone innovaciones.

• Registro de Huespedes (RHs)  se encarga de la entrada y salida de los huespedes del hotel, cuando llega un huésped controla su reserva en la planilla de reservaciones y emite la factura. Si se trata de un pasajero eventual se cobra en efectivo, o con tarjeta de crédito, si se trata de personal de alguna empresa con contrato empresarial, la factura se pasa a la cuenta corriente correspondiente, previa firma de conformidad del cliente. Por cualquiera de los caminos, una copia de la factura se envía al sector Finanzas, y otra se entrega al cliente.  que recibe a cambio una constancia de depósito o transferencia, y entrega una copia de la misma a Finanzas. Mensualmente se confeccionan reportes de facturación que se entregan a Finanzas y al GG. 

• Clientes

• Agencias de Turismo Locales y Nacionales

• Tambien con empresas de la zona  para brindar servicios a personal de las mismas.

• Departamento de Servicios a Huéspedes (SHs)

• Mayordomia   

• Lavanderia: cuando algunas de las máquinas lavadoras o secadoras tienen algún inconveniente mecánico, estas solicitudes son entregadas a Suministro. Recibe de Suministro la orden de mantenimiento, en la que aparecen los datos de la empresa que se encargará de realizar el trabajo. Cuando se presenta el proveedor, le permite efectuar el servicio en el establecimiento, emitiendo una nota de mantenimiento, entrega una copia al Proveedor y otra a Abastecimiento. 

• Restaurante y Cafeteria: en este sector trabajan cocineros y botones para cubrir los servicios a habitación, que son registrados en una planilla de servicios especiales y entregado al sector registro de huéspedes para su facturación. Diariamente este sector envía la ropa blanca y uniformes del personal a Lavandería contra entrega de un remito de servicio. Todos los sectores del departamento de SHs, brindan al sector RHs, los registros de las habitaciones, de todos los servicios.

• Equipo de mucamas llevan un registro de novedades de habitación que se actualiza diariamente y con base al cual el jefe de mayordomos realiza el informe de solicitud de insumos que envía a Abastecimiento.

• Departamento Administración (DA)

• Abastecimiento: se encarga de la adquisición y distribución de los insumos para el funcionamiento del hotel, ante solicitudes de insumos provenientes de cualquier sector del hotel. También se contacta con los proveedores de servicios, tanto de maquinarias como del mantenimiento de las instalaciones, se maneja en base a un presupuesto anual.

• proveedores de servicios, tanto de maquinarias como del mantenimiento de las instalaciones

• Finanzas: Se encarga de gestionar el capital del hotel con el banco y regular los fondos requeridos para pago de sueldos de los empleados del hotel, que envía a los Gerentes de cada departamento 

• Personal: efectúa la liquidación de sueldos, elaborando y enviando a Finanzas la nómina de sueldos tambien realiza analisis acerca del desempeño del personal  que se envía a cada jefe de departamento y al GG.

• Marketing: Cuando un cliente se retira se le pide que responda una escuesta de su estancia en el hotel cuando se tienen los resulatados de todas las encuaestas y con base también a otros estudios de mercado se proponen innovaciones que son presentadas al Gerente a cargo del Departamento Administrativo (DA) antes de la reunión anual con los dueños del hotel o Comite Ejecutivo (CE)