mapa conceptual deposito de archivo

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• DEPOSITOS DE ARCHIVO

• local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

• PRINCIPIOS

• PRINCIPIO DE INDEPENDENCIA

• Es necesario que el archivo sea una unidad administrativa de la organización respecto a las demás. en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las características de este principio ponen la importancia de quien se haga cargo del archivo. En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y la responsabilidad del archivo. 

• PRINCIPIO DE AMPLITUD 

• El acervo documental de una organización tiene como constantesu continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o 25 años.La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.

• PRINCIPIO DE SEGURIDAD

• Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos. La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño y construcción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención. Al establecer normas de acceso, se asegura aún más su integridad y conservación. Entre más se pueda evitar situaciones riesgosas para el archivo, mejores serán las condiciones de seguridad y conservación.

• PRINCIPIO DE FUNCIONALIDAD

• No se debe olvidar que un deposito, antes que servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la función administrativa de conservar la memoria institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos. Así mismo este principio tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas, de depósitos, administrativas y de servicio del archivo.

• PRINCIPIO DE DIGNIDAD

• El recinto que se utilice para la custodia y conservación de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios. Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de más alta jerarquía dentro de la institución, y en el que los segundos tengan la garantía de condiciones de trabajo adecuadas.

• CONDICIONES ESTRUCTURALES

• UBICACIÓN

• El jefe de Archivo de una entidad, que no valore el acervo documental por el que está respondiendo, debe iniciar una tarea de motivación dirigida a los directivos de la misma con el fin de lograr una estratégica y privilegiada ubicación en dos sentidos:* Ubicación dentro de la estructura orgánica de la entidad.* Ubicación dentro de la estructura física de la entidad.

• CONSISTENCIA

• El área de un deposito de Archivo debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se debe conservar, más la que se espera recibir por lo menos durante 20 o 25 años. De acuerdo con estudios realizados en nuestro medio, se ha establecido como regla general que las áreas deben contruirse con unas dimensiones no mayores a 100 M2 o el equivalente de 300 M2 por depósito; dadas las necesidades de almacenamiento se debe prever la contrucción de depósitos adicionales que cumplan con las características descritas.

• AMBIENTALES

• *  Temperatura, que oscila entre 14 y 22 grados centígrados, condición ambiental que se puede prever durante la construcción con la ayuda de equipos especiales como ventiladores, sistemas de extracción de aire, aire acondicionado, entre otros.*  Humedad relativa de 50% a 60%. Las condiciones de humedad y temperatura son interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo con los niveles ambientales del lugar. *  Luz artificial de 50 lux, que puede ser originada por luz incandescente de veinte vatios, la cual es cálida, emite radiaciones infrarrojas y produce menor flujo luminoso; la luz fluorescente es fría, emite radiaciones ultravioleta y más flujo luminoso.

•  MOBILIARIO Y EQUIPO

• * EstanterÍas rodantes, economizan el 50% de espacio, pero su instalación debe estudiarse previamente por motivos de conservación de archivos históricos. * Cajas de archivo diseñadas conservar. de acuerdo con el tipo de documento que se va a conservar.* Elementos que facilitan la labor del archivista y contribuyen a la conservación de los archivos.

• * La limpieza de pisos con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente (P.e.: varsol).* Uso de máquinas aspiradoras especiales o brochas para el aseo de los anaqueles y la limpieza de la documentación. *  Los extintores estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.

• MANTENIMIENTO

• FUNCIONALES

• *  Facilita la cómoda ejecución de tareas y actividades de los funcionarios y de los usuarios del archivo.* El Depósito de Archivo debe ser equidistante a todas las dependencias de la institución. Así se evitarán desplazamientos innecesarios e incómodos, pérdida de tiempo y situaciones de riesgo.* disposición de la estantería debe permitir el desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1 a 1,50 m.) y el acondicionamiento y uso de mesas de trabajo.

• SEGURIDAD

• * Las instalaciones hidráulicas, para control de incendios (hidrantes), deben ubicarse por fuera del depósito del archivo.* Se debe prever la instalación de equipos para atención de desastres como extintores y, en lo posible, extractores de agua.* Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay los recursos.   * considerar accesorios adicionales, como rejillas de seguridad y equipos de circulación de aire, para garantizar la necesaria ventilación. * la señalización necesaria que ayude a decidir en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas, y a fomentar las conductas debidas .*  Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, sólo las fuentes de luz necesarias con sus controles e interruptores por fuera del recinto.

• CAPACIDAD

• * Debe tener en cuenta el volumen de la masa documental, las áreas de trabajo y el espacio para prestación de servicios. Dependiendo de estas variables se establece el área.*  debe calcularse de acuerdo con la masa documental que sedebe conservar,más la que se espera recibir por lo menos durante 20 o 25 años. *  Evaluar las condiciones de espacio donde posiblemente se emplazará el archivo (ancho, fondo y alto).* Se ha establecido como regla general que las áreas deben construirse con unas dimensiones no mayores a 100 m2 o el equivalente a 300 rn3 por depósito.

• GESTIÓN

• CONCEPTUALIZACIÓN

• Permite obtener el máximo de eficiencia, eficacia, economía y equidad en las labores necesarias para el manejo de los depósitos de archivos, a través de adecuados procesos de planeación, organización, dirección, control y evaluación.

• GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Aplica en los procedimientos establecidos para la realización de transferencias, inventarios y préstamos, entre otros.

• TRANSFERENCIAS

• Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de la organización a un sólo r 'Ih depósito central. Se realizan por la edad de los documentos y por su valor (administrativo, jurídico, histórico, etc.). Las transferencias también ocurren de un archivo central a un depósito definitivo (archivo permanente, Archivo General de la jurisdicción administrativa pertinente).Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en los cuales se registra la información que permite identificar las características mínimas del archivo que se transfiere. Para el diseño de estas formas se debe tener en cuenta, en lo posible, la normalización de los términos técnicos en uso.

• INVENTARIO

• Tipo de control que se debe establecer en el Depósito de Archivos para conocer la cantidad de documentos que se conservan en él. Se debe hacer en forma constante (de manera programada o sorpresiva), cotejando la información contenida en el documento soporte del inventario con lo que se encuentra físicamente en los anaqueles.

• PRESTAMOS

• * Es un servicio que se necesita de una normalización con el fin de prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la seguridad que exige la Memoria Institucional. * Los formatos que servirán de soporte y control de los movimientos realizados, de acuerdo con la clase de documentos y de usuarios internos o externos.* el servicio de préstamos, las labores estadísticas permiten identificar los documentos mas solicitados con el fin de dar pautas en el diseño y establecimiento de programas de Fecha de vencimiento Devuelto por: Firma microfilmación.* Los usuarios externos se deben hacer sólo en los sitios establecidos para la atención al público donde contarán con la vigilancia necesaria.

• PERSONAL

• * El personal ocupado en los Depósitos de archivo debe ser altamente calificado, capaz de administrar y desempeñarse en las áreas archivísticas. * El personal vinculado debe tener vocación hacia el trabajo archivístico, poseer conducta intachable y seguir los más rigurosos principios de la ética.

• MANEJO DE LOS DEPÓSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

• Un buen administrador de archivo debe prever, dentro de su programa de gestión la posible ocurrencia de situaciones de emergencia (incendios, inundaciones, terremotos, terrorismo) y estructurar en consecuencia un plan de atención en situaciones de desastre también  debe estar preparado para afrontar estas situaciones en lo posible teniendo una persona coordinadora, con su respectivo suplente, capaz de asumir el liderazgo de la atención al desastre. En un adecuado plan se deben considerar los siguientes aspectos: + identificación del tipo de problema y su origen, + acción de la alarma interna del edificio, + aislamiento de la zona de peligro, + aviso a los cuerpos de emergencia del caso, en caso de incendio, la distribución y accionamiento de los extintores, en caso de inundaciones, el accionamiento de los mecanismos de succión de agua, evacuación del personal y usuarios a las salidas de emergencia, de acuerdo con rutas previamente establecidas,  y eiecución del dan de atención Drimaria a los documentos.