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1_1_ACTIVIDAD 4
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GESTIÓN EMPRESARIAL
ACTIVIDAD 4GRUPO FASE 1POR: BERNARDO CASTAÑEDA ZATAPACRISTIAN MARTINEZ ZAPATAFACILITADOR:Msc. Carman Cecilio Cañas Escobar
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Conceptos Generales
Con Respecto a los Conceptos generales acerca de los indicadores de gestión, Su concepto es muy amplio es muy amplio
pero su función es muy específica por lo que pudiéramos definir que un
indicador de gestión es el resultado de
tomar una decisión. Por lo que éstos reflejan datos que deben ser fiables
para que su interpretación sea la adecuada.Por lo tanto los indicadores es una
unidad de medida que permite evaluar el desempeño de una organización a nivel
general, permitiendo evaluar, ajustar, evaluar y regular sus objetivos, sus alcances, sus
responsabilidades y sus metas como organización. Así sabremos si se está
cumpliendo con los objetivos propuestos en la empresa.
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Tipos de Indicadores
Vemos que hay varios tipos de indicadores, que analizan las
ventajas competitivas de una organización, en especial las que analizan datos
económicos o evaluación en ventas y recursos, de los cuales vamos a citar
seis entre los principales:
“En
base a sus dimensiones, se habla de indicadores económicos, de efectividad y de
eficiencia.
Desde
un punto de vista clásico, existen los de aumento de ventas, los de disminución
de costos
De
la misma manera, es habitual que en la actualidad se recurra al uso de estos
seis indicadores fundamentales:
Los
de ventaja competitiva,
Los
de flexibilidad,
Los
de calidad de servicio,
Los
de desempeño financiero,
Los
de uso de recursos
Los
que vienen a dejar patente la innovación.”
Ejemplo de indicadores:
Tasa de interés PIB, (crecimiento), Tasa de Inflación, Tipo de cambio
(evolución), Balance
financiero del gobierno
Vemos que hay varios tipos de indicadores, que analizan las
ventajas competitivas de una organización, en especial las que analizan datos
económicos o evaluación en ventas y recursos, de los cuales vamos a citar
seis entre los principales:
§ “En
base a sus dimensiones, se habla de indicadores económicos, de efectividad y de
eficiencia.
§ Desde
un punto de vista clásico, existen los de aumento de ventas, los de disminución
de costos.
§ De
la misma manera, es habitual que en la actualidad se recurra al uso de estos
seis indicadores fundamentales:
1. Los
de ventaja competitiva,
2. Los
de flexibilidad,
3. Los
de calidad de servicio,
4. Los
de desempeño financiero,
5. Los
de uso de recursos
6. Los
que vienen a dejar patente la innovación.”
Ejemplo de indicadores:
Tasa de interés PIB, (crecimiento). Tasa de Inflación
Tipo de cambio
(evolución) Balance
financiero del gobierno
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Fundamentos de los Indicadores
Hemos podido ver que
uno de los principales objetivos de los indicadores es evaluar el desempeño de
un PROYECTO O ÁREA, de una organización en bases a las metas a alcanzar,
midiendo el despeño y las metas.Este tipo de sistema debe lograr este tipo
objetivos que nos permite entender en que nos ayudan los indicadores:Identificar
iniciativas y acciones necesarias.
Medir
comportamientos.
Facilitar
la delegación en las personas.
Integrar
la compensación con la actuación
Comunicar
la estrategia.
Comunicar
las metas.
Identificar
problemas y oportunidades
Diagnosticar
problemas.
Entender
procesos.
Definir
responsabilidades.
Mejorar el control de la
empresa
Es por eso que los indicadores deben ser de
fácil manejo en base a las necesidades de la organización mediante una evaluación
sistemática que genere:
EFICIENCIA con recursos óptimos; y EFICACIA con resultados alcanzados.
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Alineación con la estrategia Institucional
Una de las ventajas de
los indicadores de gestión, es permitir a la organización tomar estrategias en
base al análisis de los resultados obtenidos de las variables analizadas que
deben ser localizadas y selectivas.
Pero he ahí su
importancia al tomar una decisión estratégica en el objetivo a alcanzar. A
continuación presentamos una referencia de una organización alineada a una estrategia,
tomando en cuenta que van a la par con barreras de gestión que se desarrollan antes,
durante y después de su ejecución. Tales como Barrera del Personal; Barrera de
Aprendizaje; Barrera del Operacional; Barrera de la Visión.
“Alineamiento
de la Organización: Vincular incentivos, formación y estrategias de aprendizaje
individual y colectivo. Comunicar y alinear la estrategia, Definir la
contribución individual. , Barrera el 35 % no tienen incentivos
Alinear
iniciativas, recursos y procesos: Alinear los procesos a la estrategia (Planes,
procesos, estructura organización; Definir y priorizar las iniciativas;
Vincular la planificación y presupuestos a la estrategia; Barrera el 55 % de
las organizaciones no alinean los presupuestos a las necesidades extras.
Aprendizaje:
Diálogo entre áreas; Incorporar información estratégica y del entorno; Adaptación
y proyección permanente (capitalizar conocimiento.
Barrera el 75 % de los
mandos altos dedican menos de 2 horas al mes para capacitar al personal en base
a la estrategia de la organización.
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Herramientras Deficinir los Indicadores
Actualmente existen
varias para la definición de indicadores, muchas de ellas enfocadas a medir
objetivo de la organización en base a resultados. Nosotros hemos planteado una
de ellas que es EL CONTROL DE GESTIÓN; “que
es un proceso mediante el cual, la organización se asegura de la opte John de
recursos y del empleo eficaz y eficiente de tales recursos del cumplimiento de
los objetivos organizacionales.”
Esta herramienta
permite que las variables permitan por ejemplo entender con claridad lo que los
clientes internos o externos requieren, como calidad, rendimiento, etc. esto
permite tener un proceso continuo de mejoramiento, más allá del las previsiones
por qué se centra en la identificación de los factores claves del éxito en cada
uno de los procesos de la organización.
“Entre los resultados
que puede generar en la alta dirección están por ejemplo; de ser la opinión y
participación de todos los departamentos y niveles. Para lo cual se debe de
coordinar y administrar con la alta dirección un plan para asegurar el control
de los indicadores de los procesos críticos “
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Evaluacion para Analisis de Datos
Para poder escoger un
método si un tenemos que entender primero su importancia radica en que el
personal pueden desarrollar funciones a partir de los resultados obtenidos
antes de una evaluación. Es por eso que existen varios métodos de evaluación
con ventajas y desventajas pero todo se basa en valorar y evaluar el desempeño
del personal, de 1 a, con un objetivo. Entre las más importantes podemos
destacar:
Método
de verificación de campo
Listas
de verificación
Método
de selección forzada
Enfoques
de evaluación comparativa
Establecimiento
de categorías
Método
de comparación contra el total.
Evaluación
360 ª
Método de distribución forzosa
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“En el método de
distribución forzosa se pide a cada evaluador que ubique a sus empleados en
diferentes clasificaciones. Por norma
general, cierta proporción debe colocarse en cada categoría. El parámetro que se utiliza es el del
desempeño global, aunque los empleados podrían haberse clasificado también de
acuerdo con indicadores como cifras de ventas, control de costos, etc. Como el método requiere que algunos empleados
reciban puntuaciones baja, es posible que los menos favorecidos se consideren
injustamente evaluados.”
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Evaluación
360 ª: “este método se basa en el hecho
que la retroalimentación no proviene de
una sola persona, llámese superior o evaluador, si no que proviene de un
entorno global que incluye incluso al evaluado, a los niveles jerárquicos
superiores, a los inferiores, a clientes y otras personas incluso fuera de la
organización. Por lo tanto, esta retroalimentación se convierte en aceptable o
creíble para el evaluado.”
Consideramos
que su ventaja está en la facilidad de comparación que hay entre sus métodos
para lo cual ponemos un ejemplo:
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Presentación de Informes de Desempeño
Notamos que parte de seso clave en el éxito de
una organización es realizar una correcta evaluación del desempeño de un puesto
de trabajo en las áreas de una empresa, que permita una evolución sincronizada
entre los objetivos presentes y futuros tanto de la empresa como del trabajador
que participe dando un una opinión acertada que genere rangos de indicadores
para evaluar. Para lo cual toca desarrollare mediante una perspectiva
metodológica que genere información fiable para planificar,, y desarrollar
generar un control que determinen un mejor rendimiento de los recursos humanos
en una organización.
Deseamos plantear un ejemplo de una
organización en donde se evaluó a sus facturas, en base a tres parámetros:-
o
Evaluación de las jefaturas.
o
Auto inmolación de los
trabajadores.
o
Calificación final en base a
promedios.Para
lo cual vamos a presentar un informe de una evaluación desarrollada al personal
administrativo de un total de 737 personas evaluadas.
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Resultados Individuales: “En relación a los
resultados por unidad, Secretaria General corresponde al grupo de evaluados con
la calificación promedio final más alta, con un 6,95 y a la agrupación de
Centros y Proyectos el promedio más bajo, correspondiente a un 6,33. Cabe destacar, que del presente ranking se
han excluido las unidades con menos de 2 evaluados. “
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La presentación de
informes si cuenta con herramientas que permiten una mejor visualización y
entendimiento pero en el caso de este centro también nos permite obtener
resultados que permitan mejorar el rendimiento del personal.
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En este tráfico se realizaron 22 comentarios
que están evaluando la personalidad del carácter de los empleados además de una
mejora en el manejo de sistemas de computación.
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Evaluar tipos de acciones mas Pertinentes
Consideramos
que para evaluar los resultados del análisis de datos se debe partir por
acciones que orienten el medir, evaluar, ajustar, irregular todos los objetivos
y actividades de una organización. Por lo que estas acciones deben ser mediales,
atendibles, y controlables.
Y
se parte su evaluación desde:
“¿Por qué medir?
Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en
aquellos puntos donde se está más débil.
Por
qué la empresa debe tomar decisiones.
Por
qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se
marcha "a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o
intuiciones).
Por
qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
Por
qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa
(eficiencia o in eficiencia)
¿Para qué medir?
Para
medir la situación de riesgo de la empresa.
Para
analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del
tiempo.
Para
poder interpretar lo que está ocurriendo.
Para
tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
·Para
definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus
consecuencias en el menor tiempo posible.
Para
establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
Para
proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.”
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Planes de Mejora que Evidencian La Eficacia
EN QUÉ CASOS SE PUEDE
EMPRENDER UNA ACCIÓN CORRECTIVA:
Una no conformidad
detectada y confirmada en auditoria.
Quejas, reclamos y sugerencias
sistemáticas o recurrentes por parte de los usuarios o servidores de la
Universidad.
Indicadores de gestión y de proceso con resultados
insatisfactorios.
Resultados de
evaluación insatisfactoria por parte de los
usuarios.
Fallas en la prestación del servicio recurrentes o sistemáticas.
Hallazgos
insatisfactorios reportados en informes de evaluación independiente internos y
externos.
Resultados insatisfactorios en la revisión por la dirección.
EN QUÉ CASOS SE PUEDE
EMPRENDER UNA ACCIÓN PREVENTIVA:
Identificación de debilidades reportadas en
informes de evaluación independiente internos y externos.
Identificación de
debilidades reportadas en la revisión por la dirección.
Observaciones
identificadas en una auditoria.
Desviación parcial en detrimento del
cumplimiento de las metas establecidas
sin que haya incumplimiento de las mismas.
Planes de tratamiento de
riesgos.
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EN QUÉ CASOS SE PUEDE EMPRENDER
UNA OPORTUNIDAD DE MEJORA:
Cuando se identifica a
partir de las diferentes fuentes de análisis de datos, resultados de
auditorias, resultados de seguimiento y medición, revisión por la dirección,
entre otras, que es posible incrementar la capacidad de cumplimiento de un
proceso.
Sugerencias de
mejoramiento de servidores o usuarios.
Propuestas de mejoramiento resultado
del auto control.
Caption: : http://www.contapyme.com/indicadores-gestion-empresarial
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Para la verificación de
eficacia es necesario disponer de la información de:
Evidencias Objetivas: datos
y hechos que demuestran la existencia o veracidad de algo.
Modo de
Verificación: forma de revisar el cumplimiento del plan y las evidencias
objetivas.
Checklist: responder las siguientes preguntas
Acción Correctiva ¿Se
ejecutó el plan de acción de acuerdo con lo establecido? ¿El plan de acción
contribuyó a mejorar la gestión del proceso? Especifique en qué aspecto: Buen
uso de los recursos, calidad del producto o servicio, cumplimiento de políticas
estratégicas, desempeño del proceso, satisfacción de usuario ¿Comprobó que el
hallazgo no se volvió a presentar o disminuyó su frecuencia?
Acción Preventiva y
Oportunidad de Mejora ¿Se ejecutó el plan de acción de acuerdo con lo
establecido? ¿El plan de acción contribuyó a mejorar la gestión del proceso?
Especifique en que aspecto: Buen uso de los recursos, calidad o producto o
servicio, cumplimiento de políticas estratégicas, desempeño del proceso,
satisfacción de usuario
En el caso de que el plan de
acción no haya sido eficaz, esta ocurrencia debe finalizarse como Ineficaz y se
debe crear una nueva ocurrencia que se clasifica como “Reincidente”
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Numerales 8.5.1 , 8.5.2, 8.5.3 de ISO 9001
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