Documento É toda informação registrada, independentemente do suporte utilizado.   Suporte É o material em que a informação foi registrada. Ex.: - Papel; - CD; - Fita magnética; - Mídias digitais; - Película fotográfica; - Papiro; - Pergaminho. Obs.: - Informação + Suporte = Documento.   Arquivo É o conjunto de documentos acumulados por um pessoa física ou jurídica ao longo de sua existência que comprovam as suas atividades. Obs.: - Os documentos, em regra, bidimensionais ficam em arquivos; - Os documentos, em regra, tridimensionais ficam em museus; - O arquivo pode ser também o móvel, o local ou o órgão governamental destinados à guarda de documentos.      Função do arquivo Guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis as informações mantidas sob a sua guarda.    Finalidade do arquivo Servir de apoio à administração e servir de base para a história.   Acervo Acervo é os documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora, ou seja, é o conjunto de documentos sob custódia de um arquivo.      Entidade produtora É a entidade que produz os documentos.    Entidade custodiadora É a entidade responsável pela custódia (guarda ou produção) e acesso a um acervo.   Diferenças básicas entre arquivo e biblioteca      Definição 1) Arquivo: Conjunto de documentos que comprovam a existência de uma instituição e suas atividades. 2) Biblioteca: Conjunto de documentos que servem como material de estudo ou pesquisa.    Objetivo 1) Arquivo: Funcional/administrativo. 2) Biblioteca: Cultural.    Quantidade de exemplares 1) Arquivo: Único exemplar ou limitado número de cópias. 2) Biblioteca: Múltiplos exemplares.    Formas de ingresso na instituição 1) Arquivo: Por produção. 2) Biblioteca: Por compra ou doação.    Acumulação de documentos 1) Arquivo: Orgânico. 2) Biblioteca: Coleção.    Classificação dos documentos 1) Arquivo: Varia de instituição para instituição. 2) Biblioteca: Padronizada.   Classificação dos arquivos Segundo Marilena Leite Paes, a classificação dos arquivos pode se dar: - Quanto aos estágios de evolução; - Quanto à entidade mantenedora; - Quanto à natureza dos documentos; - Quanto à extensão de sua atuação; - Quanto ao tipo de arquivamento.      Quanto aos estágios de evolução 1) Correntes (1ª idade): Arquivos que guardam documentos mais novos e que estão sendo resolvidos. 2) Intermediários (2ª idade): Arquivos que guardam documentos que já foram resolvidos, mas ainda podem ser questionados. 3) Permanentes (3ª idade): Arquivos que guardam documentos que já prescreveram e são guardados pelo valor histórico. Obs.: 1) Atividades do arquivo corrente: - Protocolo; - Expedição; - Arquivamento; - Empréstimo; - Consulta; - Destinação.    Quanto à entidade mantenedora 1) Públicos: Arquivos de órgãos e entidades públicas. 2) Privados: Mantidos por entidades privadas. Podem ser institucionais, comerciais ou pessoais.    Quanto à natureza dos documentos 1) Especiais: Mantêm sob guarda documentos de formas físicas diversas e que exijam tratamento diferenciado no que se refere à guarda e conservação. 2) Especializados: Mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento.    Quanto à extensão de sua atuação 1) Setoriais: Instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo funções de arquivos correntes. Chamado também de descentralizado. 2) Central ou geral: Acumulam em um único local documentos correntes provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando os documentos correntes. Chamado também de centralizado.    Quanto ao tipo de arquivamento 1) Horizontal: Documentos um em cima do outro. 2) Vertical: Documentos um atrás do outro. Para achar o documento mais rapidamente, usa-se este método.   Tipos de arquivamento 1) Horizontal: Documentos um em cima do outro. 2) Vertical: Documentos um atrás do outro. Para achar o documento mais rapidamente, usa-se este método.

Obs.: - Gestão de documentos ocorre na fase corrente e na fase intermediária; - Ciclo vital dos documentos ocorre nas 3 fases.   Ciclo vital dos documentos / Teoria das 3 Idades      Fase corrente - 1ª idade - Constituída por documentos mais novos; - Documentos sujeitos a consultas frequentes; - Documentos em tramitação (em curso ou em andamento); - Deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.    Fase intermediária - 2ª idade - Documentos menos utilizados; - Otimiza o espaço dos setores; - Atende às solicitações das diversas áreas da instituição; - Não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia); - Os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).    Fase permanente - 3ª idade - Documentos de valor histórico; - Seus documentos já possuíram valor administrativo; - Não elimina seus documentos; - Deve disponibilizar seus documentos para consulta, tanto pelo público interno quanto ao público externo, e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.   Valor dos documentos      Valor primário (administrativo) - Documentos vinculados a atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativamente, legalmente/juridicamente e fiscalmente; - Todo documento nasce com este valor e depois o perde; - Compreende os documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediária (baixo valor primário).    Valor secundário (histórico) - Documentos vinculados a fatos históricos para a instituição ou para a sociedade; - Poucos documentos atingirão este valor; - É um valor imprescritível; - Compreende os documentos da fase permanente; - Também é chamado na bibliografia arquivística de valor probatório ou informativo.   Transferência É a entrada de documentos no arquivo intermediário.   Recolhimento É a entrada de documentos no arquivo permanente.   Tramitação É o curso ou caminho que o documento percorre desde a sua entrada (recebimento ou criação na instituição até o cumprimento de sua missão administrativa).   Gestão de documentos É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.      Fases da gestão de documentos São 3 fases: 1) 1ª fase, produção: É o ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. 2) 2ª fase, utilização: É o uso dos documentos 3) 3ª fase, avaliação e/ou destinação: É a decisão de quais documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.   Protocolo de documentos É o controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real. Atividades do protocolo: - Recebimento; - Registro; - Autuação; - Classificação; - Expedição / distribuição; - Controle / movimentação. Obs.: - É uma atividade vinculada à fase corrente; - Documentos particulares e sigilosos não devem ser abertos ou registrados pelo protocolo, tais documentos devem ser recebidos e encaminhados diretamente para os destinatários; - Documentos ostensivos devem passar por todas as etapas de controle de protocolo.      Recebimento É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição.    Registro É a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em sistema manual ou informatizado (origem, espécie, assunto, interessado, ...).    Autuação É a formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo (inserção de capa e atribuição de número de controle).    Classificação É a separação dos documentos por assunto ou por área. Usa-se o plano de classificação de documentos que é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Obs.: - Ordenação: é a organização dos documentos de acordo com a classificação e a codificação recebidas.    Expedição/distribuição É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa; distribuição = interna).       Controle/movimentação É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos. É realizado por meio de sistema manual ou informatizado.   Avaliação documental - É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores; - É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação (CPA) de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.      Vantagens da avaliação - Ganho de espaço físico; - Agilidade ao organizar e recuperar a informação; - Economia de recursos humanos e materiais; - Preservação da história.    Tabela de temporalidade - A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos da instituição; - É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por uma autoridade competente para ser aplicada na instituição; - Usa-se o plano de destinação que é parte integrante da tabela de temporalidade, que tem a função de determinar os prazos de guarda e destinação dos documentos; - Elaborada com base na avaliação documental; - Na tabela contém: assunto, prazo de guarda, destinação final e observações. Classificação dos documentos Classificação quanto: - Ao gênero; - À natureza do assunto; - À forma; - Ao formato; - À técnica de registro; - À espécie; - Ao tipo ou tipologia.      Quanto ao gênero Gênero documental é o aspecto documental relacionado ao conjunto de signos ou símbolos utilizados para registrar a informação. Os gêneros são: 1) Escritos ou textuais: São aquelas que contêm texto. 2) Iconográficos: Documentos que apresentam imagens estáticas. 3) Cartográficos: Documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma área maior. 4) Micrográficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. 5) Sonoros: Documentos que contenha som. 6) Filmográficos: Documentos que contêm imagens. 7) Informáticos: Documentos em meio digital.    Quanto à natureza do assunto 1) Sigilosos: Documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à custódia (guarda) e divulgação. Existem 3 graus de sigilo: a) Ultrassecreto: - Sigiloso por até 25 anos; - Pode ser renovado uma única vez por até 25 anos; b) Secreto: - Sigiloso por até 15 anos; - Não pode ser renovado; c) Reservado: - Sigiloso por até 5 anos; - Não pode ser renovado. 2) Ostensivos: Documentos cuja divulgação não prejudica a administração.    Quanto à forma Forma é o estágio de preparação ou transmissão do documento. Ex.: - Rascunho; - Original; - Cópia.    Quanto ao formato Formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: - Livro; - Apostila; - Ficha; - Folha.    Quanto à técnica de registro Refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento. Ex.: - Manuscrito; - Datilografado; - Impresso.    Quanto à espécie Aspecto formal do documento, de acordo com a disposição de suas informações. Ex.: - Cheque; - Contrato; - Diploma; - Boletim; - Atestado; - Alvará.    Quanto ao tipo ou à tipologia É a soma ou junção de uma espécie documental com a atividade ou função do documento, ou seja, é a espécie + a parte especificada da espécie. Ex.: - Cheque bancário; - Contrato de prestação de serviços; - Certidão de nascimento; - Diploma de graduação; - Boletim de ocorrência; - Atestado médico; - Alvará de construção.   Métodos de arquivamento / organização de arquivos São as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. São eles: - Alfabético; - Geográfico; - Numérico/onomástico; - Ideográfico. Obs.: - Apenas para os arquivos correntes.    Procedimento para a organização 1) Classifica. 2) Ordena. 3) Arquiva.    Sistemas 1) Direto: É aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ex.: - Ordem alfabética; - Ordem geográfica. 2) Indireto: É aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ex.: - Ordem numérica; - Ordem ideográfico. 3) Semidireto: Combinação de alfabético com o numérico.      Alfabético Os documentos são ordenados por nome. Apresenta uma variação:    Variadex São ordenados por nome mais a utilização de cores para indicar as letras iniciais.    Regras de arquivamento 1) 1ª regra: a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome (1º nome). Ex.:    João Barbosa    Pedro Álvares Cabral    Paulo Santos Arquivam-se:    Barbosa, João    Cabral, Pedro Álvares    Santos, Paulo b) Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex.:    Aníbal Teixeira    Marilda Teixeira    Paulo Teixeira Arquivam-se:    Teixeira, Aníbal    Teixeira, Marilda    Teixeira, Paulo 2) 2ª regra: a) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Ex.:    Camilo Castelo Branco    Paulo Monte Verde    Heitor Villa-Lobos Arquivam-se:    Castelo Branco, Camilo    Monte Verde, Paulo    Villa-Lobos, Heitor 3) 3ª regra: a) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo. Ex.:    Waldemar Santa Rita    Luciano Santo Cristo    Carlos São Paulo Arquivam-se:    Santa Rita, Waldemar    Santo Cristo, Luciano    São Paulo, Carlos 4) 4ª regra: a) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Ex.:    J. Vieira    Jonas Vieira    José Vieira Arquivam-se:    Vieira, J.    Vieira, Jonas    Vieira, José 5) 5ª regra: a) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também a 9ª regra). Ex.:    Pedro de Almeida    Ricardo d'Andrade    Lúcia da Câmara    Arnaldo do Couto Arquivam-se:    Almeida, Pedro de    Andrade, Ricardo d'    Câmara, Lúcia da    Couto, Arnaldo do 6) 6ª regra: a) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Ex.:    Antonio Almeida Filho    Paulo Ribeiro Júnior    Joaquim Vasconcelos Sobrinho    Henrique Viana Neto Arquivam-se:    Almeida Filho, Antonio    Ribeiro Júnior, Paulo    Vasconcelos Sobrinho, Joaquim    Viana Neto, Henrique b) Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção. Ex.:    Jorge de Abreu Sobrinho    Jorge de Abreu Neto    Jorge de Abreu Filho Arquivam-se:    Abreu Filho, Jorge de    Abre Neto, Jorge de    Abreu Sobrinho, Jorge de 7) 7ª regra: a) Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Ex.:    Ministro Milton Campos    Professor André Ferreira    General Paulo Pereira    Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se:    Campos, Milton (Ministro)    Ferreira, André (Professor)    Pereira, Paulo (General)    Teixeira, Pedro (Dr.) 8) 8ª regra: a) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais (ver as 10ª e 11ª regras). Ex.:    Georges Aubert    Winston Churchill    Paul Müller Arquivam-se:    Georges, Aubert    Churchill, Winston    Müller, Paul 9) 9ª regra: a) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra maiúscula. Ex.:    Giulio di Capri    Esteban De Penedo    John Mac Adam Arquivam-se:    Capri, Giulio di    De Penedo, Esteban    Mac Adam, John 10) 10ª regra: a) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Ex.:    Armando Maradona Franco    Lionel Andress Messi Cuccinatti Arquivam-se:    Maradona, Armando Franco    Messi, Lionel Andress Cuccinatti 11) 11ª regra: a) Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam. Ex.:    Al Ben-Hur    Li Yutang Arquivam-se:    Al Ben-Hur    Li Yutang 12) 12ª regra: a) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Ex.:    Embratel    Álvaro Ramos & Cia    Fundação Getúlio Vargas    A Colegial    The Library of Congress    Companhia Progresso Guanabara    Barbosa Santos Ltda Arquivam-se:    Álvaro Ramos & Cia    Barbosa Santos Ltda    Colegial (A)    Companhia Progresso Guanabara    Embratel    Fundação Getúlio Vargas    Library of Congress (The) 13) 13ª regra: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Ex.:    II Conferência de Pintura Moderna    Quinto Congresso de Geografia    3º Congresso de Geologia Arquivam-se:    Conferência de Pintura Moderna (II)    Congresso de Geografia (Quinto)    Congresso de Geologia (3º)   Geográfico Por local ou procedência.      Regras de arquivamento 1) Ordenação por cidade: a) Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. Deve haver o nome do estado ao lado da cidade. As cidades podem ser organizadas em ordem alfabética. Ex.:    Campos (Rio de Janeiro)    Itacoatiara (Amazonas)    Manaus (Amazonas) 2) Ordenação por estado: a) Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Deve-se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. Ex.:    Pasta do estado do Amazonas    Manaus    Itacoatiara    Pasta do estado do Rio de Janeiro    Rio de Janeiro    Campos    Pasta do estado de São Paulo    São Paulo    Lorena 3) Ordenação por país a) Quando se trata de correspondências com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, ordenadas alfabeticamente. Ex.:    Pasta da França    Paris    Lyon    Pasta de Portugal    Lisboa    Coimbra    Porto   Numérico/onomástico Os documentos são ordenados por número. Existem 3 tipos: 1) Simples: a) O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente - pessoa física ou jurídica -, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Ex.:    1. Paulo de Castro    2. Walter Rodrigues    3. Luiz Carlos Ribeiro    4. Banco Nacional    5. Oswaldo Peixoto 2) Cronológico: a) Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade é adotada em quase todas as repartições públicas. 3) Dígito-terminal: a) Os documentos são numerados sequencialmente, como no método simples, mas para a leitura usa-se outro método: os números ficam em grupos de dois dígitos, para fazer os grupos, deve-se começar da direita para a esquerda, se faltar algarismo, então adiciona um zero a esquerda. Depois que organizar os números em grupos, organiza-se sequencialmente a partir do último grupo de 2 algarismo. Ex.: 1ª etapa: 56.212 86.212 94.217 218.703 2ª etapa: 05-62-12 08-62-12 08-42-17 21-87-03 3ª etapa: 1º) 21-87-03 2º) 05-62-12 3º) 08-62-12 4º) 08-42-17   Ideográfico Os documentos são ordenados por assunto. Não é de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Existem 2 tipos:      Alfabético Existem 2: 1) Dicionário: Um único nível. Ex.:    Aposentadorias    Cirurgias    Diárias    Empréstimos    Férias 2) Enciclopédico: Em níveis hierarquizados. O Windows Explorer usa esse mesmo sistema. Ex.:    FINANÇAS       Empréstimos       Bancários       Rurais    PESSOAL       Aposentadoria       Diárias       Férias       Licenças          Maternidade          Paternidade    SAÚDE       Cirurgias       Exames          Exames de sangue          Exames de urina    Numérico Parecido com os assuntos distribuídos no edital do concurso. Ex.:    1. PORTUGUÊS       1.1. Interpretação de texto       1.2. Gramática          1.2.1. Classes de palavras             1.2.1.1. Substantivo             1.2.1.2. Adjetivo  1) Decimal: Limitado a 10 áreas ou classes a cada nível. 2) Duplex: Classes ou áreas ilimitadas.   Etapas do arquivamento / operações de arquivamento / arquivamento - Inspeção; - Estudo; - Classificação; - Codificação; - Ordenação; - Guarda dos documentos / arquivamento propriamente dito.      Inspeção Consiste, basicamente, em verificar se o documento que chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arquivo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando sejam guardados antes de sua conclusão.    Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída.    Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.    Codificação Depois de classificado, o arquivista atribui ao documento um código (se a organização for por código), cor (se a ordenação é feita por cores) ou o nome em que ele será arquivado. Esse código ou nome servirá para guardar o documento e, quando ele sair do arquivo, será importante para o seu re-arquivamento. Lembra do código anotado nos livros na biblioteca?    Ordenação É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.    Guarda dos documentos / arquivamento propriamente dito É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.   Retirada e controle / empréstimo 1) Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: - Emprestar aos usuários; - Prestar informações; - Efetuar uma juntada. 2) O controle de retirada é efetuado por meio do recibo de empréstimo. 3) O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso.

Correspondências Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Exceto os processos.      Correspondência interna É a correspondência trocada entre setores ou áreas de uma mesma instituição.    Correspondência externa É aquela trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas.    Correspondência oficial É aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades da instituição.    Correspondência particular É a de interesse pessoal de funcionários/servidores da instituição.   Processo É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.      Autuação - Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo; - 1ª etapa do procedimento administrativo; - O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina; - Cada folha é numerada, carimbada e rubricada; - Os dados básicos são cadastrados num sistema; - É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da instituição; - É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados.          Numeração das folhas - A numeração se dará em ordem crescente; - A 1ª folha do processo deve ser a número 1; - A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso; - A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha; - Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a numeração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração); - As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação. As demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no processo.    Juntada É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da anexação ou apensação.          Anexação Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.          Apensação Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.          Dispensação É a separação de processos anteriormente apensados.    Abertura de novos volumes É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no máximo, 200 folhas.    Desentranhamento Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.    Desmembramento Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.    Diligência Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.    Encerramento ou arquivamento Significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento. Pode ocorrer em 3 situações: - Pelo deferimento ou indeferimento do pleito; - Pela expressa renúncia ou desistência do interessado; - Por decisão motivada de autoridade competente.

Conceito É um cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original.   História - Em 1925, George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias; - Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular.   Benefícios da microfilmagem - Reduz custo de manutenção; - Acelera o processo de informação; - Diminui as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais; - Protege a documentação contra danos materiais; - Simplifica as tarefas de rotina administrativa.   Tipos de microfilmagem      Microfilmagem de preservação Preserva os originais do manuseio.    Microfilmagem de substituição Substituição visando a redução de espaço.    Microfilmagem de segurança Tem valor legal. Se não estiver no arquivo permanente, pode eliminar o documento original e ficar apenas com a microfilmagem, e se for preciso apresentar o documento em juízo, é só apresentar a microfilmagem.   Obs.: - Os tipos de microfilmagem mais importantes são a de segurança e a de preservação.    Lei 5.433/1968 - Microfilmagem de documentos oficiais 1) Os microfilmes, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmo efeitos legais dos documentos originais. 2) Os documentos microfilmados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo. 3) A incineração dos documentos microfilmados será feita por meio de lavratura de têrmo em livro próprio, por autoridade competente. 4) A transferência dos documentos microfilmados para outro lugar será feita por meio de lavratura de têrmo em livro próprio, por autoridade competente. 5) A eliminação dos documentos microfilmados será feita por meio de lavratura de têrmo em livro próprio, por autoridade competente. 6) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída, sob qualquer pretexto. 7) Os originais dos documentos microfilmados, ainda em trânsito, não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento. 8) Os documentos ainda não arquivados poderão, em exceção, ser microfilmados por motivo de conveniência ou medida de segurança. 9) Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em qualquer lugar da instituição "dona" desses documentos.   Decreto 1.799/1996 - Regulamentação da microfilmagem de documentos oficiais 1) A microfilmagem será feita em equipamentos que garantem a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. 2) Em relação da utilização de microfichas, tanto a original como a cópia terão, na parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração sequencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação. 3) A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas/mm de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. 4) A extração de filme cópia do filme original será obrigatória (para efeito de segurança). 5) É vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias. 6) O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. 7) Poderá ser utilizado na microfilmagem qualquer grau de redução, desde que seja legível e tenha qualidade de reprodução. 8) A microfilmagem poderá ser feita por etapas, quando o documento original ultrapassar a dimensão máxima da câmera, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na subsequente. 9) Em cada série de microfilmagem dos documentos será precedida de imagem de abertura com os seguintes elementos: - Identificação do detentor dos documentos; - Número do microfilme (se for o caso); - Local e data da microfilmagem; - Registro no MJ; - Ordenação, identificação e resumo da série dos documentos originais; - Menção de que a série a ser microfilmado é a continuação de outra anterior, quando for o caso; - Identificação do equipamento utilizado; - Identificação da unidade filmadora; - Identificação do grau de redução; - Nome por extenso e assinatura do detentor dos documentos originais e da empresa de microfilmagem; - Qualificação funcional do detentor dos documentos, quando for o caso; - Qualificação funcional da empresa de microfilmagem. 10) Será reproduzida a imagem de encerramento, logo após o último documento, no final de cada série de microfilmagem, com os seguintes elementos: - Identificação do detentor dos documentos originais; - Informações complementares relativas à ordenação, à identificação e ao resumo da série dos documentos originais; - Termo de encerramento atestando que cumpriu tudo deste Decreto; - Menção de que a série terá continuação numa série posterior, quando for o caso; - Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura da empresa de microfilmagem. 11) Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. 12) A microfilmagem destes documentos acima será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: - Identificação do microfilme, local e data; - Descrição das irregularidades constatadas; - Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura da empresa de microfilmagem. 13) É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. 14) Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. 15) Equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade serão utilizados para o processamento dos filmes. 16) Os documentos que estão em tramitação ou em estudo poderão ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até antes de ser cumprida a sua destinação final. 17) A eliminação de documentos, depois da microfilmagem, será por meios que garantam a inutilização desses documentos. Essa eliminação será precedida de lavratura de termo próprio, de revisão e de extração de filme cópia. 18) Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzir efeito legal, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 19) As cópias de microfilme de documentos privados deverão ser emitidos termo próprio, isso serve para saber que essas cópias são realmente do filme original. A autenticação será feita nos cartórios. 20) Se as cópias de microfilmes de documentos privados forem de papel, então a autenticação será feito por meio do carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios. 21) Essa cópia de papel poderá ser extraída utilizando qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura. 22) A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas ou cartórios habilitados. Esses dois deverão requerer registro no MJ e sujeitar-se à fiscalização. 23) As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: - Que a microfilmagem foi executada de acordo com os requisitos deste Decreto; - Que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; - Que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. 24) Os microfilmes produzidos no exterior terão valor legal, se: - Autenticados por autoridade estrangeira competente; - Tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; - Forem acompanhados de tradução oficial. 25) Os microfilmes deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. 26) As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registradas no MJ sujeitarão o infrator às penalidades de advertência ou suspensão, sem perda das sanções penais e civis. 27) No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente. 28) O MJ expedirá as instruções necessárias para o cumprimento deste Decreto.   Sinalética É um conjunto de informações técnicas e bibliográficas, acompanhadas ou não de ícones, que são microfilmadas em folha própria junto aos documentos, com o objetivo de ter maior qualidade informacional no produto que está sendo gerado. Alguns símbolos:      Seta preta Significa início do rolo.    Seta branca Significa fim do rolo.    Seta preta e branca, respectivamente Significa que irá continuar em outro rolo (só pode usar no primeiro rolo).    Seta branca e preta, respectivamente Significa que irá continuar em outro rolo (só pode usar a partir do segundo rolo).   Lei 12.682/2012 - Elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos 1) Digitalização é a conversão de um documento qualquer em um documento em meio digital. 2) A digitalização, o armazenamento em meio digital e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados por essa Lei. 3) Está autorizado o armazenamento em meio digital de documentos privados. 4) Após a digitalização, o original poderá ser destruído (tem que cumprir os prazos de destinação), salvo se o documento possuir valor histórico. 5) O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, terão o mesmo valor probatório do documento original. 6) Depois dos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio digital poderão ser eliminados. 7) Os documentos digitalizados terão o mesmo efeito jurídico que os microfilmados. 8) O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego do certificado digital emitido pela ICP. 9) Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. 10) As empresas privadas e os órgãos da Administração Pública que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio digital deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado. 11) Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados.   Diferença entre autenticidade e autenticação - Autenticidade é uma qualidade do documento, diz se o documento é autêntico, se está livre de adulteração. Autenticação é a declaração de autenticidade de um documento, é quando uma autoridade insere algo no documento para atestar que ele é autêntico; - Ou seja, autenticidade é uma qualidade do documento, já a autenticação é uma declaração desta qualidade; - Exemplo de autenticação é a assinatura digital.   Finalidade principal da digitalização Facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.

Fatores de deterioração dos documentos - Fatores físicos; - Fatores químicos; - Fatores biológicos      Fatores químicos - Poeira; - Sujeita; - Fumaça; - Objetos metálicos; - Objetos ácidos (colas, sacos plásticos ou fitas adesivas); - Alimentação. Obs.: - A limpeza pode ser realizada com pano úmido ou aspirador de pó; - A higienização dos documentos pode ser feita com pano/escova macio(a) ou aspirador.    Fatores físicos - Umidade alta; - Ar seco; - Temperatura inadequada (calor/frio); - Luminosidade (natural/artificial).    Fatores biológicos - Insetos; - Microrganismos; - Ácaros; - Ratos; - Homem.   Acondicionamento Refere-se à embalagem em que o documento é guardado, a fim de protegê-lo e conservá-lo durante o período em que estiver arquivado (envelope, pasta, caixa, ...)   Armazenamento Refere-se ao local ou mobiliário em que o documento é guardado, normalmente depois de acondicionado (armário, estante, gaveta, prateleira, ...)   Principais operações de conservação de documentos - Desinfestação; - Limpeza (higienização); - Alisamento; - Restauração ou reparo.      Desinfestação Consiste em empregar produtos químicos buscando eliminar insetos que, por ventura, estejam presentes no ambiente de arquivo (baratas, traças ou cupins, por exemplo). Obs.: - Fumigação é o método de combate mais eficiente aos insetos.    Limpeza Em países desenvolvidos há instalações especiais para a operação de limpeza, que é a fase posterior à fumigação. Na falta destas instalações, usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.    Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, numa câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam dosamentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro.    Restauração ou reparo Recuperação do documento que foi deteriorado com o tempo. São eles: - Banho de gelatina; - Tecido; - Silking; - Laminação; - Laminação manual; - Encapsulamento.          Banho de gelatina - Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola; - Aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos; - Processo manual; - Suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos; - Exige habilidade do executor.          Tecido - Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido; - A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente; - Propicia o ataque de insetos e fungos; - Impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.          Silking - Método que utiliza tecido crepeline ou musseline de seda, ou seja, adesivo à base de amido; - Afeta a legibilidade e a flexibilidade um pouco; - O exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados; - É difícil de executar; - Matéria-prima de alto custo.          Laminação - Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel seda e outra de aetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8 kg/cm e temperatura entre 145 a 155ºC; - Não afeta a legibilidade e flexibilidade; - É imune à ação de fungos e pragas; - A aplicação é mecanizada, portanto rápida; - Matéria-prima de fácil obtenção; - Não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos; - Características se aproximam do método ideal.          Laminação manual São substituídos pela acetona, o calor e a pressão.          Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

Conceito O arquivo permanente possui como principal atribuição a custódia e preservação dos documentos de guarda permanente encaminhados pelas diversas unidades da organização. Atividades: - Arranjo; - Descrição; - Publicação; - Conservação; - Referência.      Arranjo - É a reunião e ordenação adequada dos documentos em fundos; - O arranjo deve respeitar o princípio da proveniência/provenance, que diz que deve-se respeitar a origem dos documentos; - Existem dois tipos de tarefas de arranjos: 1) Tarefas intelectuais: Compreendem-se a análise documental no que diz respeito a forma, conteúdo e origem da função do documento. 2) Tarefas físicas: Referem-se à arrumação dos papéis em si no local adequado se for necessário empacotamento ou mesmo encaixamento. Obs.: - Fundo arquivístico: arquivos provenientes de uma mesma fonte, mesma origem; - Todo conjunto deve ser metodicamente arranjo, em ordem de: procedência, data, número, assunto e nome; - O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto; - Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, pode reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.    Descrição É a elaboração de instrumentos de pesquisa para localizar e para facilitar o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.    Publicação Dizer/publicar o que tem nos documentos e nos seus elementos formais.    Conservação Implantação das medidas de proteção aos documentos e ao seu local de guarda.    Referência Ele que diz quem pode acessar e como acessar, ou seja, definição da política de acesso e uso dos documentos.   Instrumentos de pesquisa Como o próprio nome diz, são instrumentos para se fazer pesquisas para achar os documentos. Eles são:      Guia - É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente; - 1º instrumento de pesquisa, porque é o mais genérico; - Ele informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo.    Inventário - Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e descritas; - Unidades de arquivamento: conjunto de documentos que versam sobre o mesmo assunto, exemplos, dossiê, processo etc.    Catálogo - Elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico; - Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária; - Sua finalidade é agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito à mesma pessoa etc.    Repertório - É um catálogo seletivo; - Ele descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados; - Os documentos têm valor específico sobre determinados assuntos; - Ele tem a intenção de ressaltar documentos individuais.    Índice - É um instrumento de pesquisa auxiliar; - Ou seja, um lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto; - Ele remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado.    Tabela de equivalência É uma tabela com vários nomes antigos com os seus respectivos sinônimos atualizados, exemplo, fotocópia e xerox.    Listagem descritiva do acervo Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.   Compete também aos arquivos permanentes - Higienização dos documentos recebidos; - Mudança de suporte físico; - Verificação de arquivos microfilmados; - Verificação de arquivos digitais e magnéticos.   Quadro de arranjo É

SINAR- Sistema Nacional de Arquivos O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Obs.: - CONARQ é o órgão central do SINAR.    Quem integram o SINAR? - Arquivo Nacional; - Os arquivos dos Poderes Executivo Federal, Legislativo Federal e Judiciário Federal; - Os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; - Os arquivos do DF dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; - Os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos É um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do MJ, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. Obs.: - O CONARQ exerce orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Conceito da LAI É uma lei que regula o direito de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas.   Quem obedece à LEI? - Órgãos públicos da Administração direta e indireta de todos os Poderes, incluindo as Cortes de Contas e o MP; - As entidades administrativas de qualquer ente político; - Entidades privadas que recebam recurso público (publicidade relativa aos recursos públicos).   Diretrizes que devem ser executadas Os procedimentos desta lei devem ser executados junto com os princípios da administração pública e com as seguintes diretrizes: - Uso da publicidade das informações como regra e o sigilo como exceção; - As informações de interesse público devem ser divulgadas, independentemente de solicitações; - Utilização de meios de comunicação viáveis que a tecnologia oferece; - Estimulação de uma cultura de transparência na administração pública; - Desenvolvimento do controle social da administração pública.   Disposições gerais 1) Informação: São dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento. 2) Documento: É uma informação gravada em qualquer suporte. 3) Informação sigilosa: É uma informação que não está aberta temporariamente ao público em razão da segurança da sociedade e do Estado. 4) Informação pessoal: É uma informação relativa a uma determinada pessoa. 5) Tratamento da informação: São todas as ações relacionadas com as informações. 6) Disponibilidade: É uma qualidade da informação que diz se ela está disponível, se está aberta e se pode ser conhecida pela sociedade. 7) Integridade: É uma qualidade da informação que diz se ela não foi alterada. 8) Primariedade: É uma qualidade da informação que diz se ela foi coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações. 9) Autenticidade: É uma qualidade da informação que diz quem a produziu. 10) É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, por meio de procedimento objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, ou seja, o governo tem obrigação de tornar a informação disponível para a sociedade.   Sobre acesso a informações e sobre divulgação 1) Os órgãos e entidades do poder público devem assegurar a: - Gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; - Proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; - Proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. 2) Esta Lei de acesso à informação dá os direitos de obter: a) Orientação sobre os procedimentos para conseguir acesso, inclusive o local em que poderá encontrar a informação almejada; b) Informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; c) Informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; d) Informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; e) Informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; f) Informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; g) Informação relativa: - À implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgão e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; - Ao resultado de inspeções, auditoria, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. 3) O Estado não dará acesso à informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológicos, desde que estas informações sejam sigilosas e imprescindível para a segurança da sociedade e do Estado. 4) Quando não for autorizado o acesso integral (total) à informação, devido parte dela ser sigilosa, a parte não sigilosa poderá ser acessada por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sigilosa. 5) É dever dos órgãos e entidades públicas promoverem, sem depender de requerimentos (pedidos), a divulgação de informações de interesse coletivo por eles produzidas ou custodiadas em local de fácil acesso. 6) Os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos que conseguirem, sendo obrigatória a divulgação em sites oficiais da WWW (internet). 7) Os Municípios com população de até 10 mil habitantes não precisam de divulgação obrigatória em sites oficiais.   Pedido de acesso 1) Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. 2) Não pode conter exigência de identificação que inviabiliza a solicitação. 3) Os órgãos e entidades devem criar alternativas de envio de pedidos de acesso por meio de seus sites oficiais na internet. 4) É proibido o governo exigir o motivo de alguma solicitação de informações de interesse público. 5) O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. Se não estiver disponível, ele tem até 20 dias para: - Se não tiver a informação mas conseguir depois, então dizer a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; - Se tiver a informação mas não quer dar, então dizer as razões dos fatos e de seus fundamentos da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; - Se não tiver a informação mas não conseguir depois, então dizer, caso conheça, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. 6) Caso o órgão ou entidade pública não consiga dizer em 20 dias, ele poderá prorrogar por mais 10 dias, por meio de justificativa expressa, e caso isso ocorra, ele deverá notificar o requerente da prorrogação.   Restrições de acesso a informações - As hipóteses legais de sigilo, de segredo de justiça e de segredo industrial decorrente da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público estarão resguardadas.      Classificação da informação quanto ao grau 1) Só podem ser consideradas sigilosas pelo governo, para a segurança da sociedade e do Estado, aquelas informações que podem: - Pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; - Prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do país, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; - Pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; - Oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do país; - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; - Prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; - Pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; - Comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações. 2) Os órgãos e entidades públicas poderão classificar as informações em 3 graus de sigilo, ultrassecreto, secreto ou reservado, desde que seja necessário restringir um documento.    Prazos de restrição de acesso à informação 1) As informações poderão ser restringidas, a partir da data de sua produção, até: - 25 anos para ultrassecreta (pode ser renovado por mais até 25 anos); - 15 anos para secreta; - 5 anos para reservada. 2) Não há possibilidade de reclassificação de sigilo, ou seja, não tem como passar de um grau de sigilo para outro. 3) As informações que podem colocar em risco a segurança do PR e seu vice e seus respectivos cônjuges e filhos serão classificadas como reservadas até o fim do término do seu mandato em exercício ou do próximo, caso se reeleja. 4) Os órgãos e entidades públicas ao determinarem que o documento é sigiloso, eles também devem dizer o prazo que o documento ficará restrito, podem dizer, no lugar do prazo, que a restrição demorará até a ocorrência de um evento, desde que este evento não ultrapasse o prazo máximo de classificação. Ex.: um órgão disse que um determinado documento seria classificado como reservado até a construção de um parque. 5) Passado o prazo de classificação ou acontecido o evento, a informação se tornará automaticamente de acesso público. 6) Deverá ser utilizado o critério menos restritivo possível na hora de fazer a classificação da informação em determinado grau de sigilo, considerando: - A gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; - O prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.   Proteção e controle de informações sigilosas 1) É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. 2) O acesso, a divulgação e o tratamento de informação sigilosa serão abertas para pessoas que tenham a necessidade de conhecê-la, desde que estas pessoas sejam credenciadas conforme regulamento, sem perda das atribuições dos agentes autorizados por lei. 3) A pessoa que tem acesso à informação sigilosa tem a obrigação de manter o sigilo. 4) O regulamento preparará procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados. 5) As autoridades públicas farão o necessário para os seus subordinados hierarquicamente conhecerem as normas e procedimentos de segurança para o tratamento de informações sigilosas. 6) Se uma pessoa física ou entidade privada que tiver algum vínculo com o poder público devido ao tratamento de informações sigilosas, então serão adotadas as providências necessárias para que eles e seus funcionários não vazem as informações.   Procedimentos de classificação, reclassificação e desclassificação 1) A classificação de informação é de competência das seguintes autoridades: a) No grau ultrassecreto: - PR e seu vice; - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; - Comandantes das Forças Armadas (Marinha, Exército e Aeronáutica); - Chefes de missões diplomáticas e consulares permanentes no exterior; b) No grau secreto: - Todas as autoridades do grau ultrassecreto; - Titulares de entidades públicas, menos os de consórcio público; c) No grau reservado: - Todas as autoridades do grau ultrassecreto e secreto; - Autoridades que exerçam funções de direção, comando ou chefia do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes. 2) A informação que for classificada sigilosa deverá ser formalizada e conter os seguintes elementos: - O assunto que a informação se trata; - Os fundamentos da classificação; - Indicação do prazo de sigilo, dizendo os anos, meses ou dias, ou do evento que defina o termo final; - Identificação da autoridade que a classificou. 3) A decisão que decidiu que a informação será sigilosa também será sigilosa e no mesmo grau que o da informação. 4) A classificação de sigilo das informações poderá ser reavaliada pela autoridade que a classificou ou por autoridade hierarquicamente superior, por meio de provocação ou por ofício, para desclassificar ou reduzir o prazo de sigilo. 5) A autoridade máxima de cada órgão ou entidade pública publicará todo ano em site da internet: - Um rol das informações que foram desclassificados nos últimos 12 meses; - Um rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura; - Um relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como informações genéricas sobre os solicitantes.   Informações pessoais 1) O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. 2) As informações pessoais: - Terão seu acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem, sem depender de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 anos a partir da data de sua produção; - Poderão ter autorização de terceiros, desde que tenha previsão legal, ou da própria pessoa que a informação a se refere, desde que tenha o seu consentimento, para sua divulgação ou acesso.   Responsabilidades 1) Constituem condutas ilícitas de responsabilidade do agente público ou militar: - Recusar-se a fornecer informação requerida; - Retardar de propósito o fornecimento de informação; - Fornecer de propósito informação incorreta, incompleta ou imprecisa; - Utilizar, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar, ocultar, total ou parcialmente, de propósito informação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública; - Agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação; - Divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação pessoal; - Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem; - Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; - Destruir ou subtrair por qualquer meio, documentos relativos (concernentes) a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado. 2) Será respeitado o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo legal. 3) As condutas ilícitas de responsabilidade do agente público ou militar serão consideradas: - Transgressões militares médias ou graves dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, segundo os critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção penal; - Apenadas, no mínimo, com suspensão, as alterações e infrações administrativas da Lei 8.112/90. 4) A pessoa física ou entidade privada vinculada temporariamente ao serviço público que cometer alguma irregularidade sofrerá as seguintes sanções: - Advertência; - Multa; - Rescisão do vínculo com o poder público; - Suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por até 2 anos; - Declaração de inidoneidade (pessoa com má fama) para licitar ou contratar com administração pública, até que seja promovida a reabilitação diante da própria autoridade que aplicou a penalidade. A reabilitação deve ser feita depois que o interessado ressarcir o órgão ou entidade em até 2 anos. A declaração é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, podendo o interessado se defender no processo em até 10 dias a partir da abertura de vista. 5) As sanções de advertência, rescisão do vínculo com o poder público e de suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração público por até 2 anos poderão ser aplicadas juntos com a sanção de multa, assegurado o direito de defesa do interessado, mas o interessado tem prazo de 10 dias para se defender em processo. 6) Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.   Disposições finais e transitórias 1) A Comissão Mista de Reavaliação de Informações (CMRI), da administração pública federal, terá competência para: - Pedir da autoridade que classificou uma informação como ultrassecreta ou secreta esclarecimento ou conteúdo da informação; - Rever a classificação das informações ultrassecretas ou secretas por meio de ofício ou provocação de pessoa interessada; - Aumentar o prazo das informações ultrassecretas por mais até 25 anos depois que acabar o prazo inicial, desde que o seu acesso ou divulgação ocasione ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do país. 2) A CMRI será formada pelos titulares dos seguintes órgãos: - Casa Civil da PR, que a presidirá; - MJ; - Ministério das Relações Exteriores; - Ministério da Defesa; - Ministério da Fazenda; - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; - Secretaria de Direitos Humanos da PR; - Gabinete de Segurança Institucional da PR; - Advocacia-Geral da União; - Controladoria-Geral da União. 3) O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderás às normas e comendações constantes desses instrumentos. 4) Será feita uma reavaliação das informações secretas e ultrassecretas pelos órgãos e entidades públicas pelo prazo de até 2 anos a fim de verificar a possibilidade de torná-las acessíveis à sociedade.