Director De Proyectos (PMP)

Marco Conceptual
1. Las 10 generalizaciones más importantes del PMI
  1. 1. La empresa ha definido y utiliza políticas y procesos para la dirección de proyectos. 2. Siempre tenemos información histórica disponible de proyectos similares, que será utilizada para planificar el futuro proyecto. 3. El DP es asignado durante la inicio del proyecto, tiene poder y autoridad, y su rol es prevenir problemas, no tratarlos. 4. Todo el trabajo y los interesados son identificados antes que comience el proyecto. 5. La estructura de desglose del trabajo es la base de toda planificación.
  2. 6. Las estimaciones de tiempo y costo no han finalizado sin un análisis de riesgo. 7. El DP define métricas para medir calidad antes de comenzar el proyecto. 8. Cada área del conocimiento tiene su plan: alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados. 9. El Plan es aprobado por todos, es realista y todos están convencidos que se puede lograr. 10. Todo proyecto se cierra con lecciones aprendidas.
2. PROYECTO: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
  1. TRABAJO OPERATIVO: efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo.
3. Contexto de la dirección de proyectos
  1. Plan Estratégicos. Portafolio. Progrmas, Proyectos. Sub-Proyectos
    1. Cuando las organizaciones implementan de manera estructurada sus estrategias, a través de proyectos, programas y portafolios, se dice que trabajan con una Dirección de Proyectos Organizacional (OPM).
4. Entre los principales roles de la PMO se encuentran:
  1. 1. Proveer metodologías de dirección de proyectos 2. Dar soporte para gestionar proyectos (ej.: capacitación) 3. Asignar directores de proyectos y ser responsable del éxito o fracaso de los proyectos
5. Algunas de las actividades que suele realizar la PMO son:
  1. 1. Gestionar las interdependencias entre proyectos 2. Proveer lecciones aprendidas a nuevos proyectos 3. Colaborar en la asignación de recursos compartidos 4. Involucrarse en los procesos de inicio del proyecto
6. stakeholders: son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.
7. Gestión de los interesados.
  1. 1. Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero. 2. Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en requisitos del proyecto. 3. Comunicarse con ellos. 4. Gestionar su influencia en relación con sus requisitos, en la medida de lo posible, para lograr un proyecto exitoso.
    1. en tu rol de DP deberás tomar decisiones que no complacerán a todos los interesados. Cuando esto ocurra no pierdas nunca de vista al Cliente ya que a él deberás complacerlo para alcanzar un proyecto exitoso.
8. Existen tres tipos de estructuras organizacionales: 1. Orientada a proyectos 2. Funcional 3. Matricial
  1. Las estructuras matriciales suelen ser de tres tipos: 1. Matricial Fuerte: si el DP tiene más poder que el gerente funcional 2. Matricial Débil: si el gerente funcional tiene más poder que el DP 3. Matricial Equilibrada: cuando el DP y el gerente funcional comparten el poder y las decisiones.
    1. En una organización matricial débil, un DP con poca autoridad, más que un DP, sería lo siguiente:  Coordinador: poca autoridad para tomar decisiones  Gestor o expedidor: sin autoridad para tomar decisiones
9. Las principales características de los objetivos de un proyecto son los siguientes:
  1.  Se establecen al Inicio  Se perfeccionan durante la Planificación  Son responsabilidad del Director del Proyecto  Son claros, alcanzables y transferibles
10. Todo proyecto tiene restricciones
  1. Tradicional (costo, tiempo,alcance). Actual (costo, tiempo, alcance, calidad, riesgo y recursos)
    1. Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el DP debe evaluar el impacto en el resto de las variables.
11. El ciclo de vida del producto es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado.
  1. El ciclo de vida del proyecto se refiere a las distintas fases del proyecto desde su inicio hasta su fin.
    1. No debemos confundir el ciclo de vida del proyecto con los cinco grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
12. existen tres tipos de interrelación entre las fases de un proyecto:
  1. Secuencial: hasta que no finaliza la fase predecesora, no comienza su sucesora.  Solapadas: la fase sucesora comienza aunque no haya terminado su predecesora.  Iterativas o adaptativas: al finalizar A comienza B, y al finalizar B comienza nuevamente A, y así sucesivamente. Este tipo de interrelación es muy utilizado en metodologías ágiles.
13. existen diez áreas del conocimiento:
  1. 1. Integración 2. Alcance 3. Tiempo 4.Costo 5.Calidad 6.Recursos Humanos 7. Comunicaciones 8.Riesgos 9. Adquisiciones 10.Interesados
14. El PMI® ha desarrollado una herramienta en base a encuestas que permite analizar qué grado de madurez organizacional tiene una empresa en relación a la dirección de proyectos.
  1. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)
15. Rol del DP
  1. Mientras que el gerente funcional generalmente se dedica a gestionar algún área de la empresa y a resolver problemas, el director del proyecto se enfoca en alcanzar los objetivos del proyecto asignado y a ser pro-activo para evitar problemas.
    1. Por su parte, mientras que el gerente funcional depende del gerente general o CEO de la empresa, el DP podría depender del gerente de programa o del gerente de portafolio.
      1. Un buen DP tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan
Procesos
1. Entradas- Herramientas&Técnicas -Salidas
  1. entradas ¿qué necesito para comenzar el proceso? Las herramientas nos sirven para procesar esas entradas y de esa forma obtener las salidas: ¿qué obtengo como resultado?
2. Procesos Relacionados
  1. Las salidas de un proceso suelen ser entradas del próximo proceso.
3. 5 gpos de procesos
  1. 1. Procesos de inicio: la organización define los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, el sponsor asigna al DP y se autoriza formalmente el inicio del proyecto.
    1. 2. Procesos de planificación: los interesados definen el alcance del proyecto y refinan los objetivos; el equipo desarrolla el plan para la dirección del proyecto que será la guía para un proyecto exitoso.
      1. 3. Procesos de ejecución: el director del proyecto coordina todos los recursos para implementar el plan para la dirección del proyecto.
        4. Procesos de seguimiento y control: el director del proyecto y su equipo supervisan el avance del proyecto y aplican acciones correctivas
        5. Procesos de cierre: el cliente acepta formalmente los entregables del proyecto.
4. las entradas de los procesos de inicio son:
  1. Factores ambientales de la Empresa: cultura, sistemas, recursos humanos, etc.  Activos de los procesos de la organización: políticas, procesos, normas, información histórica y lecciones aprendidas Enunciado del trabajo por parte del patrocinador o cliente  Acuerdos contractuales o requisito de negocios
    1. Otras entradas a considerar antes de comenzar un proyecto son:
      1.  Plan estratégico: cómo encaja el proyecto en la estrategia general  Estándares de la industria  Disparadores del proyecto: problema, oportunidad de mercado, requisito de negocio, cambio tecnológico, legislación, etc.  Descripción del producto o servicio
5. Luego de estas entradas, se aplican distintas herramientas o técnicas que permiten obtener las siguientes salidas:
  1. Acta de constitución del proyecto.  Registro de interesados. Objetivos preliminares.  Director del proyecto asignado.  Aprobación formal para avanzar con los procesos de planificación.
6. Proceso de Planificación
  1. La planificación determinará si es factible o no llevar a cabo lo anunciado en el alcance.
    1. la planificación deberá detallar cómo se desarrollará el proyecto para cumplir con los objetivos. Esta planificación es gradual, siendo este grupo de procesos repetitivo e iterativo.
7. Proceso de Ejecución
  1. Durante el grupo de procesos de ejecución se invierte la mayor parte del presupuesto.
    1. En esta etapa el DP tiene un rol pro-activo para llevar a cabo, entre otras, las siguientes actividades:
      1. Implementar el plan para la dirección del proyecto.  Coordinar todos los procesos.  Asegurar que se cumpla con la calidad pre-establecida.  Adquirir el equipo de proyectos, desarrollarlo y gestionarlo.  Distribuir la información con los avances del proyecto.  Gestionar las expectativas de los interesados.  Efectuar las adquisiciones de los bienes y servicios necesarios para el proyecto.
8. Proceso de Seguimiento y Control
  1. Durante este proceso el DP debe asegurarse que sólo se implementen los cambios aprobados. Esta es una etapa de retroalimentación continua que permite detectar acciones preventivas y recomendar acciones correctivas.
    1. Validar Alcance . Controlar Alcance Controlar Cronograma . Controlar el trabajo . Control integrado de cambios Controlar Costos Controlar Calidad Controlar Comunicaciones Controlar Riesgos Controlar adquisiciones Controlar interesados
9. Proceso de Cierre
  1. Los dos procesos de cierre son: cierre del contrato y cierre del proyecto.
    1. En el cierre de las adquisiciones o cierre externo, se busca la aceptación formal de los entregables por parte del cliente.
      1. Durante el cierre del proyecto se realizan actividades de cierre administrativo o cierre interno tales como:
        Re-integrar los recursos que ya no se utilizarán.  Archivar toda la información con índices que faciliten su futura localización. Dejar por escrito las lecciones aprendidas. ¡Festejar!
10. es muy importante estudiar las entradas, herramientas y salidas de cada uno de los 47 procesos

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