La comunicación tiene cuatro funciones primordiales
dentro de un grupo u organización: control,
motivación, expresión emocional e información
La comunicación actúa de varias maneras para controlar el comportamiento de los miembros.
La comunicación favorece la motivación porque les aclara a los individuos lo que deben hacer, qué
tan bien lo están haciendo y cómo podrían mejorar si su rendimiento fuera insatisfactorio
la comunicación ofrece un medio para la expresión emocional de los sentimientos, así como para
satisfacer las necesidades sociales.
La comunicación proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar
decisiones, gracias a la transmisión de los datos requeridos para identificar y evaluar las alternativas
El proceso de comunicación
Las partes esenciales de este modelo son:
El emisor inicia un mensaje al codificar un pensamiento.
El mensaje es el producto físico real de la codificación del emisor
Cuando hablamos, lo que se dice es el mensaje. Cuando escribimos, lo que se escribe es el mensaje
El canales el medio a través del cual viaja el mensaje
Los canales formales los establece la organización y transmiten mensajes que se relacionan con las
actividades profesionales de los miembros.
los canales informales, que son espontáneos y surgen como respuesta a las decisiones individuales.
El receptor es (son) la(s) persona(s) a quien(es) se dirige el mensaje, y que primero debe(n) traducir
los símbolos a una forma comprensible. Este paso es la decodificación del mensaje
El ruido representa las barreras a la comunicación que distorsionan la claridad del mensaje, como
los problemas de percepción, la sobrecarga de información, las dificultades semánticas o las
diferencias culturales
La retivalimentación es la comprobación del éxito que se ha logrado al transferirlos mensajes según
se pretendía en un inicio
La dirección de la comunicación
Comunicación descendente
La comunicación que fluye desde el nivel de un grupo u organización hasta un nivel inferior se
denomina comunicación descendente. La utilizan los líderes y gerentes de grupos para asignar
metas, dar instrucciones sobre el trabajo, explicar las políticas y los procedimientos, señalar los
problemas que necesitan atención y brindar retroalimentación acerca del desempeño.
Comunicación ascendente
La comunicación ascendente fluye hacia un nivel superior del grupo u organización. Se utiliza para
brindar retroalimentación a los jefes, informarles sobre el progreso hacia las metas y plantearles
problemas actuales. La comunicación ascendente permite que los gerentes conozcan los
sentimientos de los empleados hacia su puesto de trabajo, hacia sus colegas y hacia la organización
en general
Comunicación lateral
Cuando la comunicación tiene lugar entre miembros del mismo grupo de trabajo, entre miembros de
grupos de trabajo del mismo nivel, entre gerentes del mismo rango o entre cualquier personal
equivalente horizontalmente, se le denomina comunicación lateral
Comunicación interpersonal
Comunicación oral
El principal medio para la transmisión de mensajes es la comunicación
oral. Discursos, discusiones personales y grupales, y los rumores
informales o el cotilleo son formas populares de comunicación oral. Las
ventajas de la comunicación oral son la rapidez y la retroalimentación.
Es posible enviar un mensaje verbal y recibir una respuesta en una
cantidad de tiempo mínima
Comunicación escrita
La comunicación escrita incluye memorandos, cartas, transmisiones
por fax, correo electrónico, mensajería instantánea, boletines
organizacionales, noticias colocadas en tableros (incluyendo los
tableros electrónicos) y cualquier otro dispositivo que transmita
usando palabras o símbolos escritos.
Comunicación no verbal
Cada vez que se envía un mensaje verbal a alguien, también se
transmite otro mensaje no verbal. En ciertas ocasiones, el
componente no verbal aparece soloningún análisis de la
comunicación estaría completo sin considerar la comunicación no
verbal, que incluye los movimientos corporales, las entonaciones o
el énfasis que se da a las palabras, las expresiones faciales y la
distancia física entre emisor y receptor.
Comunicación organizacional
Redes formales de grupos pequeños
Las redes formales de las organizaciones pueden ser muy complicadas, ya que en ocasiones incluyen
a cientos de individuos y media docena o más de niveles jerárquicos. Para simplificar el análisis,
hemos condensado estas redes en tres pequeños grupos comunes de cinco personas cada uno
: cadena, timón y todos los canales.
La cadena sigue de manera rígida la sucesión de mando formal. Esta red se asemeja a los canales de
comunicación que se pueden encontrar en una organización rígida de tres niveles.
El timón depende de una figura central que actúa como el conducto para todas las comunicaciones
del grupo, y es similar a la red de comunicación que se encontraría en un equipo con un líder fuerte
La red de todos los canales permite que todos los miembros del grupo se comuniquen activamente
entre sí, y a menudo en la práctica se caracteriza por los equipos autodirigidos, donde todos los
integrantes del grupo son libres para contribuir y ninguna persona adopta el rol de líder.
Los rumores
La red de comunicación informal en un grupo o una organización son los rumores.16 Aunque los
rumores y los chismes son informales, no dejan de ser una fuente importante de información
Comunicaciones electrónicas
incluyen :
utiliza Internet para transmitir y recibir textos y documentos generados por
computadora.
Los mensajes electrónicos se escriben, editan y almacenan con rapidez, se envían a un destinatario o
a miles con un solo clic del mouse
sin embargo, el correo electrónico también tiene desventajas
• Hay alto riesgo de malinterpretar el mensaje.
• Es inadecuado para comunicar mensajes negativos.
• Consume mucho tiempo.
Los expertos sugieren el uso de las siguientes estrategias
• No revise los correos electrónicos por la mañana.
• Revise los correos electrónicos en lotes
• Cancele las suscripciones
• Deje de enviar correos electrónicos
• Declare su bancarrota de correos electrónicos
•Permite una expresión limitada de las emociones.
•Problemas de privacidad.
Mensajes instantáneos y mensajes de texto
Igual que el correo electrónico, la mensajería instantánea (M I) y la mensajería de textos (M T) usan
medios electrónicos. No obstante, a diferencia del correo electrónico, la MI y la MT ocurren en
tiempo real (MI) o usan dispositivos portátiles de comunicación (M T).
Redes sociales
En ningún lado se ha transformado más la comunicación que en el incremento de las redes sociales
Blogs
Un blog (Web log) es un sitio de Internet de una sola persona o compañía
Vídeoconferencías
permiten que los empleados en una organización tengan reuniones en tiempo real con el personal
ubicado en lugares remotos.
Administración de la información
Manejo de la sobrecarga de información
condición en que el flujo de información excede la capacidad de
procesamiento de un individuo.
Amenazas a la seguridad de la información
La seguridad preocupa mucho a casi todas las organizaciones que
poseen información privada o exclusiva acerca de clientes,
consumidores y empleados.
correo electronico
Elección del canal de comunicación
Un modelo de la riqueza de los canales ayuda a explicar la forma en que los gerentes seleccionan
aquellos.43 Los canales difieren con respecto a su capacidad de transmitir información. Algunos son
ricos en el sentido de que tienen la capacidad de: 1. manejar diversas claves de forma simultánea, 2.
facilitar una retroalimentación rápida, y 3. ser muy personales.
la conversación cara a cara tiene la puntuación más alta en términos de riqueza del canal, porque
transmite la cantidad máxima de información en cada episodio de comunicación, es decir, claves de
información múltiples (palabras, posturas, expresiones faciales, ademanes, entonaciones),
retroalimentación inmediata (tanto verbal como no verbal)
Comunicaciones persuasivas
Procesamiento automático y controlado
procesamiento automático Consideración relativamente superficial de las evidencias y la
información, mediante el uso de la heurística.
procesamiento controlado Consideración detallada de las evidencias y la información, con base en
hechos, cifras y lógica.
Nivel de interés
Uno de los mejores aspectos para pronosticar si la gente utilizará un proceso automático o uno
controlado, en su reacción ante un mensaje persuasivo, es el interés que tiene hacia él. El nivel de
interés refleja el impacto que tendrá una decisión sobre la vida del individuo
Conocimientos previos
Las personas que están bien informadas acerca de un tema también son más proclives a utilizar
estrategias de procesamiento controlado
Personalidad
necesidad de cognición, una característica de personalidad de los individuos que tienen altas
probabilidades de ser persuadidos por evidencias y hechos. La gente que tiene poca necesidad de
cognición suele utilizar estrategias de procesamiento automático, así como la intuición y las
emociones para evaluar los mensajes persuasivos.
Características del mensaje
Los mensajes que se transmiten mediante canales de comunicación relativamente pobres, donde
los usuarios tienen pocas oportunidades de interactuar con el contenido del mensaje, tienden a
estimular un procesamiento automático.
Barreras para la comunicación eficaz
Filtrado
se refiere a la manipulación intencionada que hace el emisor de la información, de modo que el
receptor la vea de manera más favorable
Percepción selectiva
Ya se mencionó la percepción selectiva. Se nombra aquí nuevamente debido a que los receptores en
el proceso de comunicación observan y escuchan en forma selectiva con base en sus necesidades,
motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características personales
Sobrecarga de información
Cuando la información con la cual tenemos que trabajar excede tal capacidad, el resultado es la
sobrecarga de información, y hemos visto que esto se ha convertido en un enorme desafío para los
individuos y las organizaciones.
Emociones
Las personas tienden a interpretar el mismo mensaje de forma diferente cuando están enfadadas o
consternadas, que cuando se sienten felices
Lenguaje
Aun cuando nos comunicamos en el mismo idioma, las palabras significan cuestiones diferentes
para personas distintas. La edad y eel contexto son dos de los principales factores que afectan este
tipo de diferencias.
Silencio
Es fácil ignorar el silencio o la falta de comunicación, precisamente porque se define como la
ausencia de información
Miedo a la comunicación
tension y ansiedad excesivas causadas por la comunicación oral o escrita , o por ambas
Mentiras
La última barrera para una comunicación efectiva es la tergiversación absoluta de la información o
las mentiras. La gente define de forma diferente una mentira
Implicaciones globales
Barreras culturales
Los investigadores han identificado varios problemas relacionados con las dificultades del lenguaje
en las comunicaciones interculturales
El primero de ellos son las bañeras causadas por la semántica. Las palabras tienen significados
diferentes para individuos distintos
El segundo problema son las barreras causadas por las connotaciones de las palabras. Los vocablos
implican cuestiones diferentes en idiomas distintos
El tercer problema son las barreras causadas por las diferencias de tono. En algunas culturas, el
lenguaje es formal y en otras es informal
El cuarto problema son las diferencias en la tolerancia para los conflictos y los métodos para
resolverlos. Los individuos de culturas individualistas tienden a sentirse más cómodos con los
conflictos directos, y expresan abiertamente la fuente de su desacuerdo
Contexto cultural
Las culturas suelen diferir en cuanto a la influencia que tiene el contexto en el significado que los
individuos atribuyen a la comunicación.
En culturas de alto contexto como China, Corea, Japón y Vietnam, las personas dependen mucho de
indicios situacionales sutiles y no verbales cuando se comunican con los demás, y el estatus oficial
de una persona, su lugar y reputación en la sociedad, tienen un peso considerable
Por el contrario, los individuos de Europa y Norteamérica reflejan una cultura de bajo contexto, ya
que dependen sobre todo del lenguaje hablado y escrito para transmitir un significado; el lenguaje
corporal y los títulos formales resultan secundarios
Una guía cultural
Las siguientes reglas pueden ser útiles
1. Suponga que hay diferencias hasta que no se demuestre la similitud
2. Haga énfasis en una descripción y no en una interpretación o evaluación.
3. Sea empático.
4. Considere sus interpretaciones como hipótesis de trabajo.
Resumen e implicaciones para los gerentes
• Cuanto menor sea la distorsión, mayor será el número de empleados que reciben las metas, la retroalimentación y otros mensajes tal como la gerencia lo desea
• El uso extenso de canales verticales, laterales e informales también incrementa el flujo de la comunicación, reduce la incertidumbre, mejora el desempeño y aumenta la satisfacción del grupo.
• La comunicación perfecta es inasequible. No obstante, hay una relación positiva entre la
comunicación eficaz y la productividad laboral
• Cualesquiera que sean las expectativas del emisor, el mensaje decodificado en la mente del
receptor representa su realidad.
• Como se obtiene tanto significado del modo en que se comunica un mensaje, existen muchas
posibilidades de entender mal el significado en los comunicados electrónicos, a pesar de sus
ventajas.
• En ocasiones procesamos los mensajes de forma relativamente automática, en tanto que en otras
utilizamos un proceso más controlado y con mayor esfuerzo.