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Created by Martha Herreño
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ACUERDO 060 DE 2001 (30
de octubre de 2001)
- POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
- ARTÍCULO PRIMERO: Lineamientos para las unidades de correspondencia
como la gestión documental (Producción, Recepción, Distribución,
Seguimiento, Conservación y Consulta) en las entidades públicas y privadas
- ARTÍCULO SEGUNDO: Se definen los conceptos de Archivo Electrónico, Comunicaciones Oficiales,
Correspondencia, Documento Electrónico de Archivo, Documento Original, Documento Público,
Radicación y Registro de Comunicaciones Oficiales, Serie Documental y TRD.
- ARTÍCULO TERCERO: Establecer unidad de correspondencia en las entidades; que gestione los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones, que contribuyan a la gestión documental y conservación integrando a los
procesos del ciclo vital de los documentos.
- ARTÍCULO CUARTO: Establecer los funcionarios autorizados para la
firma en la documentación interna y externa de la entidad.
Correspondencia radicara documentos que cumplan con lo establecido.
- ARTÍCULO QUINTO: Procedimiento de radicación en las comunicaciones donde la
numeración será asignada por orden de recepción de los documentos. La radicación
puede ser manual, mecánica o automatizada. Cada año se inicia la radicación a partir de 1.
- ARTÍCULO SEXTO: Las actas administrativos son
numerados consecutivamente, las oficinas encargadas
llevaran control sobre ello.
- ARTÍCULO SÉPTIMO: Las entidades deben establecer controles y
procedimientos sobre LAS COMUNICACIONES INTERNAS, teniendo
en cuenta su fácil acceso (Información).
- ARTÍCULO OCTAVO: Tener un control en las unidades de correspondencia (Planillas, Formatos)
de recepción para las COMUNICACIONES OFICIALES, y hacer seguimiento de respuesta.
- ARTÍCULO NOVENO: La conservación documental tiene distintas unidades
de conservación dependiendo en el formato que se encuentre como las
siguientes indicaciones
- ARTÍCULO DÉCIMO: Comunicaciones Oficiales se procederá a la radicación teniendo en
cuenta la información o contenido, anexos registrados y verificación del remitente
- ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones Oficiales Enviadas se remitirá el original al
destinatario, una copia a la oficina que lo genera, y la segunda copia reposará en la unidad de
correspondencia de acuerdo a TRD.
- ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones Oficiales (Fax) las comunicaciones enviadas y
recibidas por este medio se radicaran de acuerdo a su contenido y material extra teniendo en cuenta
TRD la cual dará el control y procedimiento para su administración
- ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones Oficiales (Correo Electrónico) se asignará
responsabilidad de acuerdo a las cuentas habilitadas de la entidad, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones enviadas y recibidas
- ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Imagen Corporativa e información de
acuerdo a las normas ICONTEC,
- ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: En un lugar visible informar los horarios de Atención al Público
- ARTÍCULO PRIMERO: Lineamientos para las unidades de correspondencia
como la gestión documental (Producción, Recepción, Distribución,
Seguimiento, Conservación y Consulta) en las entidades públicas y privadas
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