Asesoría jurídica

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• El proceso puede fortalecerse incluyendo que dentro del objetivo esté apoyar a las áreas a través de la comunicación de cambios/actualizaciones en la  normatividad aplicable. Módulo documentos legales Daruma. Modulo de actas Relación con el direccionamiento estratégico

1. Responder oportuna y correctamente las acciones jurídicas de Comfenalco Quindío buscando defender los intereses de la organización, así como atender los asuntos jurídicos puestos a su consideración, cumpliendo las normas legales vigentes, las políticas, normas de la entidad y contratos

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• Este alcance se puede mejorar especificando claramente cuales serían las líneas de operación del proceso: 1. Gestión de procesos jurídicos 2. Contratación 3. Seguros 4. Apoyo a las áreas en actualizaciones normativas

1. Corresponde a las diferentes acciones adelantadas por el área jurídica con ocasión a las solicitudes de las áreas

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• Revisar parámetros para la provisión (No está especificado en ninguna actividad): Especificar cuál es el método para calcularlo

1. PROCESO JUDICIAL
   1. 1. Recibir comunicación de la acción y realizar estudio de caso

      Annotations:

      • ¿Cual es el propósito de los cuadros de control, teniendo en cuenta que la información se recibe a través de gestión documental y esto queda soportado en Sevenet? *Relación de procesos jurídicos para ejecución *Relación de tutelas *Relación de solicitudes de conciliación Retroalimentación: Consolida información y alimenta informes que se presentan a entes de control. Facilitan acceso a la información. Estos son los que alimentan la actividad N°10
      • No comunicación, mejor notificación. Toda esta línea de operacion se puede simplificar en 3: 1. Notificacion de procesos judiciales y administrativos 2. Comunicar al área involucrada y Solicitar informaciónla información y documentación correspondiente 3. Ejercer defensa judicial y administrativa de acuerdo a los requisitos legales (Incluye actividades 3,4,5 y 6). Aclarar que esto se hace de acuerdo a la normatividad aplicable según sea el caso.  En la tabla de requisitos legales si se especificaría la normatividad puntual
      1. 2. Comunicar a las áreas involucradas

         Annotations:

         • Se recomienda aclarar el responsable y el medio por el cual se hace esta actividad
         1. 3. Elaborar poder de la dirección

            Annotations:

            • Puede unificarse con la acctividad N°4. Ok. Incluso puede incluirse dentro de esta actividad hasta la #5
            1. 4. Preparar y enviar información para respuesta de la acción jurídica

               Annotations:

               • Aclarar la responsabilidad de juridica en este punto.  Juridica da la orientación para que las áreas hagan la actividad. NO El documento Ok. Complementar aclarando que las áreas preparan la información pero el área de asesoría jurídica es la responsable de GENERAR LA RESPUESTA
               1. 5. Presentación ante administración de justicia (Juzgados)

                  Annotations:

                  • Se recomienda aclarar el responsable aqui
                  1. 6.Recibir y analizar fallo

                     Annotations:

                     • Se debe incluir la parte del seguimiento a los procesos judiciales que hacen yendo a los juzgados
2. CONTROL DE CONTRATOS

   Annotations:

   • El nombre apropiado sería gestión contractual
   1. 7. Manual de contratación

      Annotations:

      • Las actividades N°7, 8 y 9 se pueden unificar Sobre el manual de contratación tener en cuenta las aclaraciones con respecto a los montos  (Qué se lleva a Consejo y qué no)
      1. 8. Elaboración, revisión, legalización de contratos y/o convenios

         Annotations:

         • Esto está en el manual
         1. 9. Archivar contratos

            Annotations:

            • Igual a 8
            1. 10. Reportar información a entes de vigilancia y control

               Annotations:

               • Profundizar en este tema ¿Qué podemos hacer para simplificar/agilizar la elaboración de estos informes? (Informe contratos controlaria y SSF, Informe procesos judiciales) Esto aplica para procesos judiciales y para la gestión contractual
               • Esto ya esta establecido de acuerdo a plantillas de entes de control
               1. 11. Seguimiento y verificación

                  Annotations:

                  • 1. Se recomienda profundizar un poco en el planteamiento de esta actividad. ¿en qué consiste el seguimiento y la verificación que están realizando? 2. Es importante definir indicadores que permitan medir el desempeño del proceso y el cumplimiento del objetivo
                  1. 12. Acciones de mejora

Annotations:

• 1. No están controlados. Se manejan como anexos del manual de contratación (Solicitud de elaboración de contrato y solicitud de otrosi) Otros:  -Acta de inicio -Acta de suspensión emergencia sanitaria -Acta de terminación -Acta de terminación anticipada -Acta de liquidación -Informe final de supervisión -Informe parcial de supervisión  2. Revisar mecanismos control firmas (Garantizar seguridad y practicidad)Incluir control de registros en la caracterización.

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• Manual general de contratación Manual de seguros

Annotations:

• Se deben actualizar de acuerdo a lo vigente

1. Sistemas de gestión

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   • Se deben actualizar los requisitos ya que están con la versión 2008 de la norma  y no se presentan los requisitos especificos de las otras normas implementadas en la empresa. Ejemplo los de contratación especificados en las normas de sostenibilidad
2. Cliente externo

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   • *Respuesta oportuna a las acciones jurídicas. *Cumplimiento de los requisitos pactados en la negociación
3. Comfenalco Quindío

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   • Está mezclado con requisitos legales
4. Legales o reglamentarios

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   • Actualizar

Annotations:

• ¿Sería posible medir los siguientes: *Tiempo promedio de respuesta acciones jurídicas *Efectividad gestión jurídica (Medirlo por los fallos a favor de la organización) *Cálculo nivel de riesgo para saber cuál debe ser la provisión de la Caja

Annotations:

• Ver actividad N°1 ¿Qué otros informes manejan? Por ejemplo en la parte de contratos. Enlazar con punto N°10 Caracterizacion Revisar con qué procesos se relacionan

Annotations:

• ¿Riesgos jurídicos SSF)