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Description
Mind Map by nora quiceno, updated more than 1 year ago
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Created by nora quiceno
over 9 years ago
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CLASIFICACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
- DEFINICIÓN
- La clasificación es el establecimiento de
agrupaciones documentales diferenciadas.
- La clasificación es el establecimiento de
agrupaciones documentales diferenciadas.
- ¿HASTA DÓNDE
LLEGA LA
CLASIFICACIÓN?
- Este proceso comienza
determinando la
agrupación documental
más grande (fondo) y
finaliza determinando
las más pequeñas (series
documentales con los
tipos documentales que
la conforman).
- Este proceso comienza
determinando la
agrupación documental
más grande (fondo) y
finaliza determinando
las más pequeñas (series
documentales con los
tipos documentales que
la conforman).
- PASOS PARA LA CLASIFICIÓN
- 1)Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
- CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
- ARCHIVOS DE GESTION
- Comprende toda la
documentación que es sometida a
continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas
productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
- Comprende toda la
documentación que es sometida a
continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas
productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
- ARCHIVOS CENTRALES
- Es aquel en el que se agrupan
documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en
general.
- Es aquel en el que se agrupan
documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en
general.
- ARCHIVOS HISTORICOS
- Aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo central o
del archivo de gestión que por
decisión del correspondiente comité
de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.
- Aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo central o
del archivo de gestión que por
decisión del correspondiente comité
de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.
- ARCHIVOS DE GESTION
- CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
- 2) Ordenar los Documentos de Archivo con base en
- la Tabla de Retención
Documental de su Área u Unidad.
- Series
- está integrada por
documentos resultados de la
repetitividad de los procesos
y procedimientos
administrativos o técnicos en
las oficinas, generalmente
están formados por el
mismo tipo documental
- EJEMPLO
- SERIE:
INFORMES
- SERIE:
INFORMES
- EJEMPLO
- está integrada por
documentos resultados de la
repetitividad de los procesos
y procedimientos
administrativos o técnicos en
las oficinas, generalmente
están formados por el
mismo tipo documental
- Subseries
- Es el conjunto de unidades
documentales que forman parte
de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada
del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían
de acuerdo con el trámite de
cada asunto
- EJEMPLO
- SUBSERIE:
INFORMES DE
GESTIÓN
- SUBSERIE:
INFORMES DE
GESTIÓN
- EJEMPLO
- Es el conjunto de unidades
documentales que forman parte
de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada
del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían
de acuerdo con el trámite de
cada asunto
- Series
- la Tabla de Retención
Documental de su Área u Unidad.
- 1)Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
- AGRUPACIONES DOCUMENTALES
- FONDO DEL DOCUMENTO
- totalidad de las series documentales de
la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservación
institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona
- Aguas Claras
- Aguas Claras
- totalidad de las series documentales de
la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservación
institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona
- SECCION DOCUMENTAL
- es una subdivisión del fondo, integrada
por un conjunto de documentos
generados en razón de esa subdivisión
orgánico – funcional.
- División de planeacion
- División de planeacion
- es una subdivisión del fondo, integrada
por un conjunto de documentos
generados en razón de esa subdivisión
orgánico – funcional.
- SUBSECCION DOCUMENTAL
- Es una subdivisión de la sección
documental (división administrativa).
En algunos casos la subsección recibe el
nombre de Oficina, División o Sección.
- Gestión ambiental
- Gestión ambiental
- Es una subdivisión de la sección
documental (división administrativa).
En algunos casos la subsección recibe el
nombre de Oficina, División o Sección.
- SERIE DOCUMENTAL
- conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
- Informes
- Informes
- conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
- SUBSERIE
DOCUMENTAL
- conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían de
acuerdo con el trámite de cada asunto.
- Informe de actividades
- Informe de actividades
- conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían de
acuerdo con el trámite de cada asunto.
- UNIDAD DOCUMENTAL
- unidad de análisis de los
procesos de identificación y
caracterización documental.
- SIMPLE
- cuando está
constituida por un
solo documento
- Concepto
de
Informes
- Concepto
de
Informes
- cuando está
constituida por un
solo documento
- COMPLEJA
- compleja cuando la
constituyen varios
formando un expediente.
- compleja cuando la
constituyen varios
formando un expediente.
- SIMPLE
- unidad de análisis de los
procesos de identificación y
caracterización documental.
- FONDO DEL DOCUMENTO
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