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Description
Mind Map by Diego Estrella, updated more than 1 year ago
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Created by Diego Estrella
about 2 years ago
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Gestión documental y archivo
- Documento
- Información contenida en cualquier soporte
- Los documentos se generan en el cumplimiento de las funciones y/o atribuciones de una institución
- En una oficina podemos encontrar documentos
- Documentos de archivo
- Constituyen evidencia y testimonio Estan sujetos
a procedimientos técnicos.
- Procesos técnicos de Archivo
- Identificación
- Determinar procedencia, tipo, soporte, condiciones físiscas
- Determinar procedencia, tipo, soporte, condiciones físiscas
- Clasificación
- Agrupar los documentos considerando su procedencia y asunto. Se requiere la Tabla de
Conservación Documental
- Agrupar los documentos considerando su procedencia y asunto. Se requiere la Tabla de
Conservación Documental
- Organización
- Consiste en ordenar, los expedientes para facilitar su acceso
- Consiste en ordenar, los expedientes para facilitar su acceso
- Descripción
- Actividad intelectual que determina las características tanto internas y externas de los
documentos. Se elaboran indices, inventarios, guias, catálogos
- Actividad intelectual que determina las características tanto internas y externas de los
documentos. Se elaboran indices, inventarios, guias, catálogos
- Conservación
- Medidas que permitan que los documentos sean recuperables en cualquier momento
- Medidas que permitan que los documentos sean recuperables en cualquier momento
- Digitalización
- Proceso de transformación desde soportes análogicos ( físicos) a digitales
- Proceso de transformación desde soportes análogicos ( físicos) a digitales
- Valoración
- Determinar los valores primarios y/o secundarios para saber el tiempo de conservación o
cuando deben ser dados de baja
- Determinar los valores primarios y/o secundarios para saber el tiempo de conservación o
cuando deben ser dados de baja
- Identificación
- Procesos técnicos de Archivo
- Cumplen 4 requisitos: 1.- Autenticidad; 2.-Confiabilidad; 3.- Integridad; 4.-
Accesibilidad
- Constituyen evidencia y testimonio Estan sujetos
a procedimientos técnicos.
- Documentos de apoyo informativo
- Documentos de comprobación administrativa inmediata
- Documentos de archivo
- En una oficina podemos encontrar documentos
- Los documentos se generan en el cumplimiento de las funciones y/o atribuciones de una institución
- Tienen características internas y externas
- Internas
- Institucion, asunto,
- Institucion, asunto,
- Externas
- Formato, tipo, cantidad, tamaño...
- Formato, tipo, cantidad, tamaño...
- Internas
- Todos los documentos poseen uno más valores
- PRIMARIOS: se refieren a la utilidad inmediata del documento: Legal, Fiscal, Adminsitrativo
- SECUNDARIOS: Se refieren la utilidad que puede tener a largo plazo: Cultural, científico, testimonial, histórico, memorial
- Los documentos tienen un ciclo de vida: nacen, viven, mueren
- Las edades documentales determinan niveles o clases de archivos:
- Archivo de Gestión o de Oficina
- Documentos en trámite o de
consulta frecuente
- Documentos en trámite o de
consulta frecuente
- Archivo General ( o Central)
- Documentos que perdieron sus valores o de
consulta esporádica
- Documentos que perdieron sus valores o de
consulta esporádica
- Archivo intermedio
- Documentos con mas de 15 años
- Documentos con mas de 15 años
- Archivo Histórico
- Documentos de conservación permanente por
su valor
- Documentos de conservación permanente por
su valor
- Archivo de Gestión o de Oficina
- Las edades documentales determinan niveles o clases de archivos:
- PRIMARIOS: se refieren a la utilidad inmediata del documento: Legal, Fiscal, Adminsitrativo
- Información contenida en cualquier soporte
- SERVICIO: Poner a disposición de los
ciudadanos, de los directivos y de los
organismos de control la información
que contienen los documentos de
manera oportuna e integral.
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