Planeación Estratégica de Proyectos

  ACTIVIDAD No 1   1. Criterios de Evaluación   En un negocio, la cantidad de proyectos que pueden desarrollarse normalmente exceden los recursos que podrían aplicarse por lo que para establecer prioridades, deben de ser evaluados y comparados en las mismas condiciones.   La evaluación del proyecto, normalmente debe hacerse en varios enfoques:   Evaluación técnica En los proyectos relacionados con tecnología, la evaluación técnica consiste en evaluar la funcionalidad requerida en función de la tecnología disponible ya que esta podría establecer limitaciones en las soluciones consideradas.   Evaluación económica El criterio financiero permite evaluar diferentes alternativas de solución  ya que los proyectos pueden evaluarse en los mismos términos y compararse para seleccionar alternativas. Existen diferentes criterios financieros que son útiles para la evaluación económica, a continuación se presentan algunos de ellos:   Análisis costo/beneficio La forma más común de realizar una evaluación económica es comparar los costos esperados con los beneficios de la solución, además de analizar si la alternativa bajo consideración es la mejor entre un numero de opciones. Para realizar la evaluación económica, comúnmente se realizan los siguientes pasos: Analizar y estimar todos los costos y los beneficios de llevar a cabo el proyecto, incluyendo costos operativos y de desarrollo, así como los beneficios que se esperan lograr. Por ejemplo, cuando se desarrollará un sistema que reemplazará a uno existente, los estimados deben reflejar el cambio de acuerdo a los costos debidos al nuevo sistema. Si se tratara de una nueva alternativa de ventas, como el establecer un sitio de ventas por Internet, los beneficios deben reflejar el valor total de las ventas debidas al nuevo canal de ventas. Una vez que se han determinado los costos y los beneficios, deben expresarse en unidades comunes, es decir, en términos económicos.   2. Clasificación de Criterios   El criterio más fácil de entender al momento de comparar los proyectos es el Costo, sin embargo, el costo se deriva de diferentes aspectos que hacen que la comparación deba realizarse a ese nivel de detalle.   Muchos costos directos son fáciles de identificar y cuantificar en términos monetarios, además de que se pueden clasificar en diversas categorías:   Costos de inicio. Constituyen los costos de iniciar la operación de los entregables del proyecto, por ejemplo, los costos por equipo, conversión de archivos y entrenamiento Costos de desarrollo. Los componen los costos de mano de obra y administrativos requeridos para desarrollar la solución propuesta Costos de operación. Son los costos que aplican después de la implantación de la operación y que se asocian con la vida útil del producto o servicio generado.   Para estimar en términos económicos los beneficios de un proyecto, en el que se consideran factores estratégicos, se presentan varios problemas, sin embargo, el clasificarlos en diferentes tipos facilita la cuantificación:   Beneficios directos. Se derivan directamente de la operación de la solución, pueden estimarse a través de sus efectos como la reducción de costos por automatizar una labor manual. Beneficios indirectos. Son beneficios secundarios como el incremento en la exactitud de la información, lo que produce una reducción en los errores y por lo tanto beneficios económicos   Beneficios intangibles. Son generalmente a largo plazo y resultan difíciles de cuantificar, por ejemplo, el incremento en la moral de las personas que se traduce en lealtad, mejores prácticas en el trabajo y menores costos de reclutamiento.   3. Factores estratégicos Existe otro enfoque de comparación que no se basa en datos fácilmente cuantificables pero que son considerados en ocasiones con mayor importancia que los factores cuantificables. Criterios basados en factores estratégicos que producen beneficios: Nueva tecnología Imagen pública Posición ética Protección del ambiente Competencias clave Alineación estratégica Un proyecto es deseable cuando los beneficios de sus entregables superan el costo de producirlos, sin embargo, este no debe ser el único criterio de selección, debe considerarse también el riesgo y los factores estratégicos.     4. Evaluación Financiera Utilidad Neta La utilidad neta es la diferencia entre el costo total y los ingresos obtenidos en la vida del proyecto. Existen proyectos que tienen grandes utilidades pero requieren a su vez, grandes inversiones. Las utilidades deben evaluarse en función de las inversiones ya que por ejemplo, lo que se requiere para un proyecto puede ser suficiente para realizar por ejemplo, tres, y en este caso, la comparación debe hacerse comparando las utilidades esperadas de estos tres proyectos con la inversión del primero. Por otro lado, este análisis no toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo y puede requerirse un período grande para obtener las utilidades, en este caso debe compararse la inversión en este proyecto con respecto a las inversiones de otros que producen utilidades en un tiempo menor. Es preferible seleccionar proyectos que en las mismas condiciones producen utilidades en un tiempo menor ya que las expectativas a largo plazo son menos confiables. Recuperación de la inversión Su proceso consiste en evaluar la forma en que se recupera la inversión en el proyecto a través del tiempo, es decir, compara los beneficios que produce en relación a la inversión. Con este criterio se seleccionan los proyectos cuyo período de recuperación sean menores son los más recomendables. Las características de este criterio son: Mide el tiempo en que se recupera la inversión. Su cálculo es simple y no es sensible a errores mínimos de presupuestación Enfatiza flujo de efectivo, es decir, la forma en que se presentan los ingresos y egresos Resalta proyectos riesgosos para tomar las decisiones correctas Algunas limitaciones de este modelo son: No considera el valor del dinero a través del tiempo Asume flujos constantes para las inversiones en el  periodo. No considera la utilidad total del proyecto Retorno de la inversión El retorno de la inversión ROI ofrece un método para comparar la rentabilidad neta de la inversión requerida. Existen varias fórmulas aplicables, entre las que se puede mencionar:       El ROI es un método simple y fácil de calcular y entre mayor sea el retorno, el proyecto es candidato a seleccionarse.   Algunas desventajas de éste método son: No toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo No puede compararse en función de otros métodos de retorno, como los intereses bancarios.   Valor presente neto Este criterio considera un porcentaje de retorno de la inversión mínimo deseable para evaluar el valor presente neto de todos los ingresos y egresos de efectivo, Si el resultado es positivo y el proyecto logra el porcentaje mínimo deseado, es un proyecto candidato para el portafolio. Los valores altos reflejan la conveniencia.   El cálculo se realiza descontando un porcentaje conocido como razón de descuento del flujo efectivo futuro, en la premisa de que el valor del dinero es menor en el futuro que en el presente. Por ejemplo, se se invierten 500 pesos en un banco actualmente, el año próximo se tendrán los 500 pesos más los intereses producidos. Si los intereses bancarios fueran aproximadamente el 10% anual, el próximo año se tendrían 550 pesos.   Esto indica que el valor de los 500 pesos en el futuro, tienen una equivalencia actual de 450 pesos ya que se aplicó una razón de descuento del 10%. Para esperar a recibir 500 pesos en un año, en realidad se deben invertir 450.   El cálculo se realiza mediante la siguiente fórmula y utilizando una tabla de descuentos anuales:     En esta fórmula r representa la razón de descuento expresada como valor decimal y t es el número de años en el futuro en el que se aplicará la inversión.   El valor presente neto de un proyecto se obtiene descontando cada flujo de efectivo, ya sea positivo o negativo y sumando los valores resultantes. Se asume que cualquier inversión inicia inmediatamente, es decir, en el año 0 y los flujos de efectivo se realizan al final de cada año subsiguiente.   Evaluación del riesgo Todos los proyectos presentan algún nivel de riesgo, por lo que para evaluar correctamente un proyecto debe identificarse el riesgo y cuantificar sus efectos potenciales. Una forma sencilla para realizar este proceso consiste en elaborar una matriz utilizando una lista de los riesgos potenciales en los renglones y evaluando en sus columnas la probabilidad de que ocurra y la consecuencia que tendría. Tanto la probabilidad como la consecuencia se evalúan en tres rangos, baja, media y alta.   Una vez creada la matriz para cada proyecto (que no pueden compararse a este nivel) se puede considerar un método adicional para dar un rango de valor al riesgo. Por ejemplo, cuando el riesgo es muy alto en un proyecto, se puede calcular el valor presente neto del proyecto con una razón de descuento alta. Aunque este método se basa en decisiones no estructuradas, si se aplica consistentemente a todos los proyecto podría ser una base de comparación y permitir una clasificación de los proyectos en un rango bajo, medio o alto con respecto al riesgo.   5. Criterio múltiple   Combinación de criterios El principal criterio que puede aplicarse es el criterio financiero por medio del que se analizan los beneficios del proyecto en relación con la inversión que requiere, sin embargo, al utilizar solamente este criterio no se tomarían en cuenta otros factores que le ofrecen a la organización mayores beneficios. Un criterio adecuado consiste en la combinación de aspectos financieros con los factores estratégicos y el riesgo del proyecto:   Este modelo de criterio múltiple debe combinar en forma balanceada los factores más importantes para la organización, no necesariamente un proyecto debe incluirlos todos pero cada uno debe tener un valor de acuerdo a la importancia relativa entre ellos.