UF 0322 - Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales

01. INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS GENERALES DE UNA APLICACIÓN DE BASES DE DATOS1. QUÉ ES UNA BASE DE DATOSEs un conjunto de datos organizados para un uso determinado. Sistema gestor de Bases de Datos = conjunto de programas que permiten gestionar estos datos. La mayoría --> modelo de gestión de bases de datos relacional, en el que los datos se organizan en Tablas.Tablas = almacenan info sobre un tema Ej. Clientes de empresa, pedidos por cada cliente... Las tablas se relacionan a partir de los datos de una tabla para que podamos obtener información sobre los datos de otra tabla.Tipos de base de datos: planas y relacionalesPara almacenar mucha info en una sola tabla, habrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Es mejor usar varias tablas que luego se relacionarán por un campo común entre ambas, para que no haya datos repetidos. Para establecer esta relación, necesitamos que las 2 tablas contengan un campo en común. A esta forma de organizar la base de datos = Base de datos relacional.Cuando se utiliza una sola tabla = Base de datos plana.Registro = FilaCampo = Columna2. ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN DE BASE DE DATOSPara abrir: Menú Inicio -- Todos los programas -- Microsoft Office -- Microsoft AccessPara cerrar: Botón Cerrar / Alt + F4 / Archivo -- SalirLas barrasLa barra de TítuloNombre del programa + nombre del archivo con el que estamos trabajandoLa barra de Acceso RápidoOperaciones más habituales por iconos: Guardar, Deshacer... se puede ampliar.La cinta de OpcionesTodas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Clic en pestaña --> botones y menús de cada una, organizados por categorías o grupos. Al pulsar ALT = modo de acceso por teclado = indica atajos de teclado para cada opción. Para ocultar o mostrar la cinta de opciones = doble clic sobre cualquier pestaña. Si opciones en gris = no disponibles.La pestaña ArchivoDestacada con fondo rosa, despliega acciones del propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... Tiene 2 tipos de elementos:- Comandos intermedios = inmediatos o con cuadro de diálogo que nos pida más info. Ej. Guardar, Salir, Abrir...- Opción que muestra más info = muestra esta info en la zona derecha. Ej. Información, Reciente...La barra de EstadoEn la parte inferior, con indicaciones sobre el estado de la aplicación e info según sobre qué pantalla estemos.3. Elementos básicos de la base de datosTabla de datosObjeto que se define y utiliza para almacenar datos. Contiene info sobre un tema o asunto particular.Registro o fila = conjunto de campos para un mismo objeto. Ej. Todos los campos de un cliente.ConsultasPara extraer de tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Hay varios tipos, para seleccionar, actualizar, borrar datos... Ej. Datos de directores de nacionalidad española.FormulariosPara introducir, visualizar y modificar los datos de las tablas. Hay varios tipos. Ej. para introducir datos en una tabla.InformesPara dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Para presentar datos de forma impresa.PáginasTipo especial de página web para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o Intranet.MacrosDefine de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Ej. Macro que abra un informe al elegir un elemento de un formulario.MódulosContiene procedimientos personales que se codifican con Visual Basic = Programación con Access.4. Crear una base de datosArchivo -- Nuevo -- Base de datos en blanco -- A la derecha: Nombre de archivo (mantener extensión ".accdb") y carpeta (Seleccionar ubicación -- cuadro de diálogo -- Aceptar) -- Crear. Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. También podemos partir de una base existente o de una plantilla.Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada "Tabla1". En la ventana, a la izquierda tenemos el Panel de navegación con los objetos creados en la base de datos.5. Cerrar la base de datos Pestaña Archivo -- Cerrar base de datos. Cerrar Access. 6. Abrir una base de datos Pestaña Archivo -- Abrir -- Cuadro de diálogo Abrir -- seleccionar archivo Ctrl + A -- Cuadro de diálogo Abrir -- seleccionar archivo 7. Copia de seguridad de la base de datosMenú Archivo -- Guardar y publicar -- Realizar copia de seguridad de base de datos -- dónde hacemos la copia.Se recomienda guardarla en disco duro diferente de la original.8. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datosCompactar y repararPara revisar nuestra base de datos, porque al trabajar con ella con el tiempo se hace más lenta y pesada. También reorganizará la info internamente para que la base de datos funcione mejor, y detecta si un archivo de Access está dañado e intenta repararlo. Menú Archivo -- Información -- Compactar y reparar base de datos

02. CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS1. Concepto de registro y camposTablas contienen campos como: CódCliente, NomCliente, Dirección... Todos estos campos del mismo cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente son otro registro, y así.Registro o fila = conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla. 2. Crear tablasPestaña Crear -- grupo Tablas -- Tabla / Diseño de tabla / Listas SharePointPestaña Crear -- grupo Plantillas -- Elementos de Aplicación (rellenar una plantilla para crear nuestra tabla).Botón TablaAbre la Vista Hoja de datos = Introducir directamente los datos en la tabla. Según valor que pongamos en la columna, elegiremos su tipo de datos.Botón Diseño de TablaAbre la Vista Diseño = Definir la estructura de la tabla. En la Pestaña = Nombre de la tabla. Por defecto: Tabla 1.Tablilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, con una línea o fila para cada columna. En la 1ª línea --> Nombre del 1º campo --> tecla Intro --> tipo de datos (Texto, por defecto) --> flecha del desplegable para cambiarlo. --> tecla Intro -- Descripción del campo o comentario, que aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.En parte inferior --> Pestañas General y Búsquedas (para definir propiedades del campo, características adicionales)Abajo a la derecha --> Recuadro con texto de ayuda sobre lo que tenemos que hacer. Listas Share PointCrear objeto compatible con un sitio SharePoint para poder compartir los datos.Tipos de datosCrear un campo en una tabla --> Especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Texto (caracteres, dígitos y car. especiales. Long. máx. de 255 car.) Memo (comentarios o explicaciones. Long. máx. de 65536 car.) Número (datos numéricos en cálculos matemáticos. Propiedad "Tamaño del campo" --> Para nºs sin decimales: Byte, Entero y Entero largo. Para decimales: Simple, Doble y Decimal. Tipo Id Réplica = claves autonuméricas en bases réplicas). Fecha/Hora (para fechas y horas desde año 100 al año 9999) Moneda (para valores de dinero y datos numéricos en cálculos matemáticos con datos de entre 1 y 4 decimales. Para impedir el redondeo de cifras en los cálculos, con precisión de 15 dígitos a la izda y 4 dígitos a la dcha.) Autonumeración (nº secuencial único o nº aleatorio que Access asigna cuando se agrega un nuevo registro a una tabla. No se pueden actualizar). Si/No (para campos que contengan uno de entre dos valores: Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado) Objeto OLE (Objetos como hoja de cálculo, documento, gráficos, imágenes, sonidos o datos binarios) Hipervínculo (dirección de hipervínculo, puede tener hasta 4 partes (texto, direcc., subdirecc. o sugerencia) Datos adjuntos (para adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos. Más fiable que OLE). Calculado (resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza con otros campos). Asistente para búsquedas... (campo del que se puede elegir un valor en un desplegable de otra tabla o de valores que introducimos, con un cuadro de lista o un cuadro combinado, según se puedan elegir varios o no). 3. Propiedades de los camposIntroducciónCada campo de una tabla tiene unas determinadas características con una configuración que se puede completar. Si se modifican las propiedades de un campo tras introducir datos en él, se pueden perder estos datos introducidos. Propiedades --> en parte inferior izquierda de Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en las pestañas: General (características generales del campo, cambian según el tipo de dato) Búsqueda (para definir lista de valores válidos para el campo, cambian según tipo de control asociado al campo) 1 - Tamaño del campoEn el campo Texto determinan el nº caracteres máximos a introducir.Opciones del campo Numérico: Byte (para almacenar valores enteros entre 0 y 255) Entero (para valores enteros entre -32.768 y 32.767) Entero largo (para valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647) Simple (para valores entre -3,402823E38 y -1,401298E45 para v. -, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para v. +) Doble (para valores entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324) Id Réplica (para claves autonuméricas en bases réplicas) Decimal (para valores entre -10 elevado a 38-1 y 10 elevado a 38-1 en bbdd .adp, y entre -10 elevado a 28-1 y 10 elevado a 28-1 en bbdd .accdb) 2 - Formato del campoPara personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o informe. Válido para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE, Datos adjuntos e Hipervínculo.- Campos autonumeración, numérico y moneda Número general (números tal como fueron introducidos) Moneda (valores con separador de millares y símbolo monetario asignado en Windows) Euro (formato de moneda con símbolo del Euro) Fijo (valores sin separador de millares) Estándar (valores con separador de millares) Porcentaje (multiplica el valor por 100 y añade el signo de %) Científico (número con notación científica) - Fecha/Hora Fecha general (si es fecha no muestra hora, y si es hora no muestra fecha) Fecha larga (día de la semana y fecha con mes completo Ej. Jueves, 5 de octubre de 2012) Fecha mediana (mes con 3 primeros car. Ej. 5-oct-2012) Fecha corta (fecha con 2 dígitos para día mes año Ej. 05/10/12) Hora larga (hora con formato normal Ej. 11:57:30) Hora mediana (hora con formato PM o AM Ej. 11:57 AM) Hora corta (hora sin los segundos Ej. 11:57) - Sí/No (en Vista de Datos se ve como casilla de verificación) Sí/No Verdadero/Falso Activado/Desactivado - Campos calculadosPuede ser de cualquiera de los formatos anteriores, porque el cálculo puede ser sobre fechas, moneda, u operaciones lógicas de verdadero/falso. Texto y Memo no tienen formato predefinido, para los Texto se tendrían que crear formatos personalizados. 3 - Lugares decimalesPara indicar el nº decimales que asignamos a un tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda. 4 - Máscara de entradaPara facilitar la entrada de datos y controlar los valores que el usuario puede introducir. Ej. Nº telf. se introduzca como (91) 987 65 34. Existe Asistente para Máscaras de Entrada --> clic botón ... a la derecha de la propiedad a modificar. 5 - TítuloPara indicar cómo queremos que se vea la cabecera del campo. Ej. Nombre de Alumno en vez de NomAlumno. 6 - Valor PredeterminadoValor que se colocará automáticamente en el campo si no introducimos ninguno. Cuando sabemos que vamos a emplear muchas veces el mismo valor. EJ. Población = Zaragoza porque nuestra tienda está en Zaragoza. Aparecerá automáticamente y no lo tendremos que teclear. Se puede usar para todos los tipos de datos excepto para Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración. 7 - Regla de ValidaciónPara controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Ej. Si queremos que un valor introducido esté entre 100 y 200, se puede espeficar como >=100 Y <=200. Se puede utilizar para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración. Para ayudarnos --> Generador de expresiones, que se abre con doble clic en ... a la derecha de la propiedad. 8 - Texto de ValidaciónPara que salga un mensaje de advertencia al introducir en un campo un valor que no coincida con su regla de validación. Mensaje para que la persona que se equivoque sepa el por qué de su error y pueda solucionarlo. Ej. "Introduzca un número de 9 cifras". Para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE y Autonumeración. 9 - RequeridoPara que un campo se rellene obligatoriamente, le pondremos el valor Sí, y si no No. Para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE y Autonumeración. 10 - Permitir longitud ceroLa tienen los tipos Memo y Texto, para controlar que no deje introducir valores que no contengan caracteres o estén vacíos. 11 - IndexadoPara establecer un índice de un solo campo --> para que las consultas basadas en los campos indexado sean más rápidas + aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Inconvenientes: no es recomendable crear índices en tablas que con un gran volumen de datos y que se actualizan constantemente, porque el proceso interno de actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla. Dispone de 3 valores: No --> Sin índice Sí (con duplicados) --> Se asigna un índice al campo y admite valores duplicados (2 filas con mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados) --> Se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

4. La Clave PrincipalAntes de guardar la tabla --> asignar una clave principal. Nos permite tener un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve para identificar los registros de forma que por esta clave podamos saber sin equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero puede componerse de más de un campo.Para asignar una clave principal a un campo: clic sobre nombre de campo --> pestaña Diseño de Herramientas -- grupo Herramientas -- botón Clave Principal -- clic. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.Para definir una clave principal compuesta (basada en varios campos) --> seleccionamos los campos con CTRL + campo a seleccionar -- clic en botón Clave Principal. El campo o combinación de campos que forman la clave principal no pueden contener valores nulos y no pueden haber dos filas con el mismo valor en el campo/s clave principal.5. Guardar una tablaPestaña Archivo -- Guardar -- cuadro de diálogo para insertar nombre -- AceptarBarra de acceso rápido -- Guardar -- cuadro de diálogo -- insertar nombre para tabla -- AceptarSi no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla --> cuadro de diálogo que nos avisa y nos pregunta si queremos que Access cree una. Si decimos que sí --> nos añade un campo autonumérico y lo define como clave principal. Si decimos que no --> la tabla se guarda sin clave principal (es recomendable tener una pero no obligatorio).6. Cerrar una tablaPestaña con nombre de tabla --> b. dcho. --> menú emergente --> CerrarPestaña con nombre de tabla --> b. central --> clicBotón Cerrar7. Introducción de datos en una tabla Vista Hoja de datos --> para introducir y modificar los datos de una tabla. En cada fila --> un registro.Introducir registrosEscribir el valor del primer campo del registro. Según el tipo de datos que sea esto cambia, y al final pulsaremos Intro para ir al segundo campo del registro y almacenar el anterior. Al acabar: cerrar tabla o cambiar vista.Borrar registrosSeleccionar registro -- clic sobre cuadro de la izquierda del registro -- pestaña Inicio -- grupo Registros -- Eliminar / tecla SUPR. Igualmente una columna: la seleccionamos -- botón Eliminar.Ordenar registrosEn el título de cada campo -- desplegable -- clic -- Ascendente / Descendente.Solo sirve mientras la tabla está abierta. Si cerramos sin guardar cambios a la próxima vez no estará ordenada.Para modificar valores: situarnos sobre él -- volverlo a escribir.8. Desplazarse dentro de una tablaCon barra de desplazamiento --> nos indica en qué registro estamos situados y el nº total de registros de la tabla. Tenemos botones para ir al 1º registro de la tabla, al registro anterior, al registro siguiente, al último registro, y para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.Para ir directamente a un registro: doble clic sobre cuadro de texto con nº registro actual -- escribir al que queremos ir -- Intro. También podemos desplazarnos con el teclado: flecha abajo (anterior), flecha arriba (siguiente), flecha izquierda (columna izda) y flecha derecha (columna dcha). Tecla inicio (1º campo), tecla fin (último campo), Re pag (1º registro) y Av Pag (último registro).9. Buscar y reemplazar datosBuscar datosPara buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos --> Herramienta Buscar.Vista Hoja de datos -- cursor en campo a buscar -- pestaña Inicio -- botón Buscar / Ctrl + B -- cuadro de diálogo Buscar y reemplazar -- Buscar: (valor a buscar) Buscar en: = campo donde se encuentra el valor a buscar (por defecto, campo donde tenemos el cursor). Si queremos otro campo: Campo actual -- Documento actual. Coincidir: elegir entre Hacer coincidir tido el campo (valor buscado coincida exactamente con valor introducido), Cualquier parte del campo (valor buscado se encuentre en el campo pero no coincida exactamente), Comienzo del campo (valor buscado sea parte inicial del campo). Buscar: qué registros buscar, elegir entre Todos (buscar en todos los registros de la tabla), Arriba (buscar desde 1º registro hasta registro en que estamos), Abajo (buscar desde el registro en que estamos hasta el último). Mayúsculas y minúsculas: diferencia la búsqueda entre Mayúsc y minúsc Ej. Si buscamos Alfred no encuentra alfred. Buscar siguiente: para empezar la búsqueda desde el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Y para continuar "Buscar siguiente" sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. ReemplazarPara sustituir un valor por otro. Vista Hoja de datos -- cursor en campo a buscar -- pestaña Inicio -- botón Reemplazar -- cuadro de diálogo Buscar y reemplazar -- pestaña Reemplazar. Mismas opciones que para buscar + cuadro para introducir el valor de sustitución = cuadro Reemplazar por: + botón Reemplazar (reemplaza valor donde nos encontramos en ese momento) + Reemplazar todos (sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución).10. Creación de filtrosFiltro = selección de algunos elementos de una tabla o formulario. Para ver solo registros que cumplan unas condiciones, el resto no desaparecen si no que están ocultos. Hay 3 tipos de filtros. Para crear un filtro: títulos de cada campo -- clic -- desplegables de opciones según datos en ese campo, cada uno con casilla de verificación al lado -- marcar o desmarcar según si queremos o no que se muestren los datos que coincidan o no con criterio marcado -- Aceptar.Filtro por selecciónPestaña Inicio -- botón Selección -- criterios relacionados con el tipo de campo en que estemos posicionados.

03. REALIZACIÓN DE CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA DE TABLAS Y CREACIÓN DE RELACIONES1. MODIFICACIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLAModificar el diseño de una tabla en vista DiseñoPara cambiar algo de la definición de una tabla una vez creada --> Ej. Añadir nueva columna o borrarla --> modificar su diseño. Abrir base de datos -- Panel de navegación -- b. dcho sobre tabla a modificar -- Vista Diseño -- me posiciono sobre campo a modificar -- realizar sustituciones necesarias.Para añadir un nuevo campo- En final de tabla -- escribir definición de nuevo campo.- Situarnos en campo -- pestaña Diseño -- botón Insertar filas = nuevo campo se instalará delante del que estamos.Para eliminar un campoSituarnos en campo -- pestaña Diseño -- botón Eliminar filas.Selecc toda la fila del campo con clic en extremo izquierdo -- tecla Supr. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo.Modificar el diseño de una tabla en vista Hoja de datosVista Hoja de datos --> para editar los datos que contiene la tabla y también para modificar su diseño.Si tabla no abierta: Panel de Navegación -- doble clic en nombre de tabla / b.dcho sobre tabla -- AbrirSi tabla abierta: pestaña Diseño / Inicio -- grupo Vistas -- botón Ver -- Vista Hoja de datosColumna "Agregar nuevo campo" -- clic sobre encabezado -- menú desplegable para elegir tipo de datos de nueva columna o campo -- clic sobre el que nos interese -- se insertará automáticamente en la tabla. Encabezado de nuevo campo = Campo1 (por defecto) -- Selecc con doble clic -- borrar Campo1 -- escribir nuevo nombre -- Intro para guardar.También para cambiar nombre: En encabezado -- b.dcho -- Cambiar nombre de campo.Desde menú contextual también: Eliminar campo = deshacernos de columna determinada.2. EXPORTAR DATOSPara enviar la info de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo. Pestaña Datos Externos -- sección Exportar -- Copiar tablas, informes, formularios, macros... y cualquier objeto de nuestra base de datos a otra. Crea una copia exacta del objeto en otro lugar.Selecc objeto Ej. Bbdd Access -- cuadro Exportar: Base de datos Access -- indicar en qué bbdd queremos copiarla -- Cuadro Exportar (para cambiar nombre de objeto en la otra bbdd y exportarlo + qué exportamos y a dónde + nombre de tabla en destino y qué parte queremos exportar: Definición y datos (tabla completa con todos los registros que tiene) o Sólo definición (exportar solo estructura)).3. EXPORTAR A WORD Y EXCELPestaña Datos Externos -- sección Exportar -- exportar contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel. Word --> copia y formatea contenido de nuestro objeto como tabla dentro de archivo RTF. Excel --> copia y formatea contenido de nuestro objeto y lo presenta en hoja Excel en archivo XLSX u otros a elegir. Combinar correspondencia de Word --> Combinar con Word = crear desde Access un archivo combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes de nuestra bbdd.4. IMPORTAR DATOSPara importar objetos de otra base de datos a la nuestra = Pestaña Datos externos -- grupo Importar y Vincular -- selecc qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si son objetos de una bbdd a otra --> clic en Access -- Cuadro de diálogo Obtener datos externos -- seleccionar bbdd de origen + Importar tablas, consultas... en la base de datos actual -- Aceptar -- cuadro de diálogo Importar objetos -- seleccionar objetos a añadir a nuestra bbdd -- Aceptar.A veces al importar datos algunos no se pueden almacenar por no coincidir con la definición de la tabla. En este caso Access nos avisa de errores en la importación y crea una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.5. OBTENER DATOS POR VINCULACIÓNTabla vinculada = se encuentra en una bbdd diferente pero actúa como si estuviera en nuestra bbdd. Access permite incluirla en nuestra bbdd con una conexión para poder ver y editar sus datos aunque esté en un archivo diferente.Al vincular una tabla no se copia a nuestra bbdd, sino que solo se crea una conexión: Cualquier cambio que hagamos en sus datos se reflejarán en la bbdd de origen y cualquier cambio en origen se reflejará en nuestra bbdd. La única restricción al trabajar con tablas vinculadas es que no podemos cambiar su estructura o diseño.Pestaña Datos externos -- grupo Importar y vincular -- Access -- Asistente Obtener datos externos -- Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada -- elegir bbdd a vincular -- Aceptar -- cuadro Vincular tablas -- seleccionar tablas a vincular -- Aceptar. Las tablas vinculadas se añadirán automáticamente a nuestra bbdd y se visualizarán con un icono diferente.6. EL ADMINISTRADOR DE TABLAS VINCULADASPara cambiar ubicación del origen de tablas vinculadas o saber en qué lugar está nuestra tabla vinculada. Para actualizar nuestra bbdd cuando la ubicación de la tabla vinculada haya cambiado.Pestaña Datos externos -- grupo Importar y vincular -- Administrador de tablas vinculadas (sólo habilitado si hay tablas vinculadas en la bbdd) -- Cuadro Admin. de tablas vinculadas -- clic en casillas de tablas vinculadas, para actualizarlas -- Aceptar (Access actualizará las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra bbdd).Preguntar siempre por la nueva ubicacion = para cambiar la ubicación de las tablas originales. -- Aceptar -- Access nos pregunta dónde buscar la tabla vinculada -- ruta de la bbdd --> Access la recordará y actualizará la estructura y ubicación de las tablas.

7. LAS RELACIONESConceptos básicos sobre las relacionesBases de datos relacionalesPermiten el uso simultáneo de datos precedentes de más de una tabla. Imprescindible estudio previo del diseño de la bbdd. Para poder relacionar tablas entre sí --> especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las 2 tablas. Ese campo será clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas es la tabla principal (de la que parte la relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).Tipos de relacionesSe pueden distinguir 3 tipos de relaciones: Relación uno a uno --> Cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla, y viceversa. Relación uno a varios --> Cuando un registro de la tabla secundaria solo puede relacionarse con un único registro de la tabla principal, y un registro de la tabla principal puede tener más de un registro relacionado en la tabla secundaria. Relación varios a varios --> Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla, y vicerversa. Se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las 2 tablas. Crear la primera relaciónEs conveniente tener las tablas cerradas. Pestaña Herramientas de bases de datos -- botón Relaciones -- cuadro de diálogo Mostrar tabla -- indicar tablas a relacionar seleccionándolas -- Agregar -- Cerrar -- Ventana Relaciones con tablas añadidas. Para crear la relación --> arrastrar el campo clave principal de tabla principal al mismo campo de tabla secundaria --> soltar botón del ratón -- Cuadro de diálogo Modificar relaciones:En parte superior: nombres de las dos tablas relacionadas y debajo nombres de los campos de relación. La info de ambos campos se debe corresponder y han de ser del mismo tipo, pero no con el mismo nombre de campo.En parte inferior: "Tipo de relación", se asignará según características de los campos de relación.Marcar "Exigir integridad referencial". Opcional "Actualizar en cascada los campos relacionados" y "Eliminar en cascada los registros relacionados". -- Crear -- Veremos la relación creada en la ventana Relaciones. Integridad referencialSistema de reglas para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Exigir integridad referencial en una relación = que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Dispone de 2 acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Eliminar en cascada los registros relacionados: cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria. Añadir tablas a la ventana RelacionesPestaña Herramientas de base de datos -- Relaciones -- ventana Relaciones -- Pestaña Diseño -- Mostrar tabla -- cuadro de diálogo Mostrar tablas -- Añadir tablas necesarias -- Cerrar.Quitar tablas de la ventana RelacionesPestaña Herramientas de base de datos -- ventana Relaciones -- b.dcho sobre la tabla -- Ocultar tabla Seleccionar tabla -- Pestaña Diseño -- Ocultar tabla.Modificar relacionesVentana Relaciones -- hay 2 formas:B. dcho sobre línea de relación -- menú contextual -- Modificar relación... -- ventana Modificar relacionesClic sobre relación -- Pestaña Diseño -- Modificar relaciones -- ventana Modificar relaciones -- cambios -- AceptarEliminar relacionesRelación a borrar -- b.dcho -- menú contextual -- Eliminar -- Se elimina de ventana y de bbddClic con b. izdo sobre relación para seleccionarla -- SUPR -- Se elimina de ventana y de bbddLimpiar la ventana RelacionesPara limpiar la ventana, desaparecen tablas y relaciones de ventana Relaciones pero siguen existiendo.Pestaña Diseño -- Borrar Diseño Mostrar relaciones directasPara visualizar todas las relaciones basadas en una tabla determinada:Ventana Relaciones -- b.dcho sobre tabla -- menu contextual -- Mostrar directas Seleccionar tabla con clic -- pestaña Diseño -- Mostrar relaciones directasVisualizar todas las relacionesPara ver todas las relaciones existentes en la bbdd y las tablas asociadas.Ventana Relaciones -- b.dcho sobre fondo de ventana -- Mostrar todo Pestaña Diseño -- Mostrar todas las relaciones

04. CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CONSULTAS O VISTAS1. CREACIÓN DE UNA CONSULTAPermiten recuperar datos de una tabla, modificarlos o almacenar el resultado en otra tabla, y hay varios tipos. Podemos usar también el Asistente para Consultas sencillas (crea una consulta de selección sencilla) -- Ventana Nueva consulta. Abrir bbdd -- pestaña Crear -- Diseño de Consulta -- ventana Mostrar tabla -- pestaña Tablas -- selecciono tabla/s de la que quiero sacar datos -- Agregar -- Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.La Vista DiseñoEn parte superior: zona de tablas --> tablas añadidas con sus campos.En parte inferior: cuadrícula QBE --> donde definimos la consulta, cada columna es un campo. Fila Campo --> Campo a utilizar o a visualizar. Nombre de un campo de la tabla o campo calculado. Fila Tabla --> Nombre de tabla de la que saco el campo. Para consultas basadas en varias tablas. Fila Orden --> para ordenar las filas del resultado. Fila Mostrar --> para que el campo ayude a definir la consulta pero se muestre en los resultados o no. Fila Criterios --> para especificar una condición a cumplir por los registros del resultado de la consulta. Fila O --> para combinar condiciones (en esta fila y en las siguientes) Añadir camposHay varias opciones para añadir campos a la cuadrícula: Nombre del campo en zona de tablas -- doble clic (se pondrá en la 1ª columna libre de la cuadrícula) Nombre del campo en la zona de tablas -- clic y arrastrar a la cuadrícula, soltar en la columna que queramos. Fila Campo de columna vacía -- clic -- flecha de desplegable -- elegir campo de todas las tablas Fila Campo de columna vacía -- teclear nombre del campo directamente Para que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta ---> * (asterisco)Definir campos calculadosPara incluir campos calculados en consultas. Si vamos a usar frecuentemente en consultas el resultado de la expresión --> guardar el dato en la tabla. Si es un cálculo más específico --> definirlo en la consulta.Expresión en fila Campo, como Nombre del campo:expresión. Ej. Precio con IVA:[Precio]*1,21Al acabar pulsar Intro para guardar la expresión y aplicar cambios.Encabezados de columnaNormalmente en el encabezado aparece el nombre de la columna, pero lo podemos cambiar indicándolo en la fila Campo si lo escribimos delante del nombre del campo y luego (:), se usa sobre todo para campos calculados. Ej. En fila Campo, Nuevo encabezado:[antiguo encabezado] Ej. Duración:[Metraje] (si columna Metraje ahora sea Duración).Cambiar el orden de los campos Se puede hacer arrastrando (cuando flecha en modo cursor normal). Se puede hacer cortando y pegando: Selecc columna -- pestaña Inicio -- Cortar / Ctrl+X -- crear columna en blanco donde queramos moverla -- pestaña Diseño -- Insertar Columnas -- Selecc columna nueva -- pestaña Inicio -- Pegar / Ctrl+V. 2. TIPOS DE CONSULTASConsultas de SelecciónPara extraer o mostrar datos que cumplan criterios especificados. Una vez obtenido el resultado se podrán consultar los datos para modificarlos según la consulta. El resultado de una consulta tiene aspecto de tabla porque es una tabla lógica = se calcula cada vez que se abre, no está en el disco duro del ordenador y no ocupa espacio.Consultas de AcciónPara realizar cambios en los registros. Pueden ser de acción, eliminación, actualización, datos anexados o creación de tablas. Consultas específicas de SQLSe definen directamente en SQL y no en la cuadrícula QBE, como las de Unión.3. GUARDAR UNA CONSULTABarra de acceso rápido -- Guardar // Pestaña Archivo -- Guardar.Si primera vez que guardamos --> cuadro de diálogo Guardar como -- escribir nombre sin repetir -- Aceptar -- Cerrar.4. EJECUTAR LA CONSULTAPanel de navegación -- clic sobre nombre // Vista Diseño de consulta -- pestaña Diseño -- Ejecutar.Cuando vemos el resultado de una consulta y modificamos algún dato, estaremos modificando el dato en la tabla, porque lo que vemos es realmente la parte de la tabla que cumple los criterios especificados.5. MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTAPanel de navegación -- nombre de la consulta -- b.dcho -- Vista Diseño.Ordenar las filasFila Orden del campo por el cual queramos ordenar las filas -- clic sobre flecha de desplegable -- elegir tipo de ordenación. Para ordenar por varios campos, rellenar la fila Orden de todas las columnas por las que queramos ordenar.Si queremos ordenar primero por provincia y luego dentro de ellas por localidad, habrá que tener en la cuadrícula primero la columna provincia y después la columna localidad.Seleccionar filasIndicar un criterio de búsqueda o condición que deban cumplir, que normalmente estará basada en algún campo de la tabla. Ej. NACIONALIDAD = "Española", en la fila Criterios del campo NACIONALIDAD ponemos ="Española".Para comparar dos campos, en fila Criterios de la columna CANTIDAD pondremos [UNIDADES] entre corchetes.Si queremos cumplir que el metraje esté entre 100 y 200 minutos, pondré en la fila Criterios de la columna Metraje: >100 Y <200, o pondré ENTRE 100 Y 200, para que aparezcan las películas con metraje entre 101 y 199. Podemos poner en la misma fila Criterios que las pelis sean de género "DRAMA" y que su metraje esté "ENTRE 100 y 150" y las tendrán que cumplir ambas.Para unir condiciones con el operador O tienen que estar en filas distintas. Veremos pelis con metraje "ENTRE 100 Y 150" y con género "DRAMA" o "THRILLER" (una bajo otra en la columna Género, una en fila Criterios y otra en fila O).

6. LAS CONDICIONES EN UNA CONSULTALos operadores de comparaciónComparan el valor de una expresión con el valor de otra. Si uno de los valores es nulo, el resultado será nulo, sea cual sea el operador utilizado. Los operadores de comparación pueden ser: = (igual que), <> (distinto de), < (menor que), <= (menor o igual que), > (mayor que), >= (mayor o igual que).Operador Entre = Entre valor1 Y valor2 (valor comprendido entre otros) --> Ej. En columna Metraje, Entre 100 Y 150.Operador In = In [valor1, valor2,...] (valor incluído ahí) --> En columna Nacionalidad, In ["ESPAÑOLA";"FRANCESA"] Operador Nulo = Es Nulo (buscar campos vacíos) --> En Nacionalidad Es Nulo (campos que no sabemos Nacionalidad)Operador <> = <> (buscar valor diferente del introducido) --> En Género <>"DRAMA".Operador Como = Como "patrón" (con caracteres comodines) --> En Nombre Como "L*" (nombres empiecen por L)? = Carácter cualquiera* = 0 o más caracteres# = dígito de 0 a 9[ListaCaracteres] = un carácter cualquiera de una lista de caracteres (todos seguidos sin espacios ni comas)[!ListaCaracteres] = un carácter cualquiera no incluido en una lista