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Hillary Fernández
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Mind Map on GESTIÓN DOCUMENTAL, created by Hillary Fernández on 19/12/2017.
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2017-12-19T03:05:50Z
GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los
documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a
los documentos desde que se producen o reciben en las distintas
unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados
OBJETIVOS
VENTAJAS
Permitir la recuperación de
información de una forma
mucho más rápida, efectiva y
exacta.
Buscar la racionalización
y control de la
producción documental
Tener en cuenta la
importancia que tiene los
documentos de archivos
dentro de cualquier
institución pública o privada
Mejora de atención a
los clientes
Acceso concurrente
a un documento
Reducción del
tiempo de consulta
de un documento
Reducción de
costes legales
QUIPUX
El Sistema de Gestión Documental Quipux es una herramienta informática que sirve de apoyo en
la gestión documental de la Institución. El usuario final de Bandeja de Entrada de una institución
puede utilizar el sistema Quipux, para que realice el registro de documentos externos que llegan
en forma física a la institución y direccionen al área correspondiente para el respectivo trámite
interno.
BANDEJA DE ENTRADA
Se refiere a la recepción de
documentación externa que se va a
registrar en el sistema.
REGISTRAR
Al seleccionar la opción “Registrar” del menú del lado
izquierdo, se desplegará la pantalla para registrar un
documento externo, en la cual se deberá ingresar la
información contenida en el documento físico que es
entregado y recibido manualmente. La pantalla tiene
cuatro secciones: Buscar De/Para/Con Copia Datos del
Documento: Fecha, Categoría, Tipificación, No. de
Referencia y Asunto. Anexos Dirigir a/resumen
COMPROBANTE
El documento debe estar dirigido para algún
funcionario de la institución, emitido por un
ciudadano o por un funcionario público de una
institución
Esta funcionalidad permite imprimir un comprobante de
recepción de un documento externo, en caso de requerir
imprimirlo nuevamente. Para ello debe dar clic en la
opción Comprobante del menú izquierdo que se
encuentra en la sección de Registro Docs. Externos. Se
presentará una pantalla en la cual se debe ingresar el
código o parte del código del documento que se desea
buscar para imprimir el comprobante de Recepción.
CARGAR DOC. DIGITALIZADO
Esta funcionalidad permite cargar un
documento digitalizado y asociar a un
documento registrado, es utilizada cuando se
registró un documento pero no se definió un
anexo como imagen del documento. Para
utilizar esta funcionalidad, se debe
seleccionar la opción del menú de la
izquierda. Se visualizará una pantalla en la
cual se presenta una lista de documentos
externos que no tienen imagen asociada
DEVOLUCIONES
Esta funcionalidad permite registrar las
devoluciones que se reciben de los documentos
que se envíen por correo manual, y que por
alguna situación, no fuera posible entregar al
destinatario. Suele ocurrir cuando se remite a
ciudadanos, cuya dirección registrada en el
sistema, no es completa.
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