Hillary Fernández
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Mind Map on GESTIÓN DOCUMENTAL, created by Hillary Fernández on 19/12/2017.

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GESTIÓN DOCUMENTALLa gestión documental abarca el ciclo de vida completo de losdocumentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da alos documentos desde que se producen o reciben en las distintasunidades hasta el momento en que son eliminados o conservadosOBJETIVOSVENTAJASPermitir la recuperación deinformación de una formamucho más rápida, efectiva yexacta.Buscar la racionalizacióny control de laproducción documentalTener en cuenta laimportancia que tiene losdocumentos de archivosdentro de cualquierinstitución pública o privadaMejora de atención alos clientesAcceso concurrentea un documentoReducción deltiempo de consultade un documentoReducción decostes legalesQUIPUXEl Sistema de Gestión Documental Quipux es una herramienta informática que sirve de apoyo enla gestión documental de la Institución. El usuario final de Bandeja de Entrada de una instituciónpuede utilizar el sistema Quipux, para que realice el registro de documentos externos que lleganen forma física a la institución y direccionen al área correspondiente para el respectivo trámiteinterno.BANDEJA DE ENTRADASe refiere a la recepción dedocumentación externa que se va aregistrar en el sistema.REGISTRARAl seleccionar la opción “Registrar” del menú del ladoizquierdo, se desplegará la pantalla para registrar undocumento externo, en la cual se deberá ingresar lainformación contenida en el documento físico que esentregado y recibido manualmente. La pantalla tienecuatro secciones: Buscar De/Para/Con Copia Datos delDocumento: Fecha, Categoría, Tipificación, No. deReferencia y Asunto. Anexos Dirigir a/resumenCOMPROBANTEEl documento debe estar dirigido para algúnfuncionario de la institución, emitido por unciudadano o por un funcionario público de unainstituciónEsta funcionalidad permite imprimir un comprobante derecepción de un documento externo, en caso de requeririmprimirlo nuevamente. Para ello debe dar clic en laopción Comprobante del menú izquierdo que seencuentra en la sección de Registro Docs. Externos. Sepresentará una pantalla en la cual se debe ingresar elcódigo o parte del código del documento que se deseabuscar para imprimir el comprobante de Recepción.CARGAR DOC. DIGITALIZADOEsta funcionalidad permite cargar undocumento digitalizado y asociar a undocumento registrado, es utilizada cuando seregistró un documento pero no se definió unanexo como imagen del documento. Parautilizar esta funcionalidad, se debeseleccionar la opción del menú de laizquierda. Se visualizará una pantalla en lacual se presenta una lista de documentosexternos que no tienen imagen asociadaDEVOLUCIONESEsta funcionalidad permite registrar lasdevoluciones que se reciben de los documentosque se envíen por correo manual, y que poralguna situación, no fuera posible entregar aldestinatario. Suele ocurrir cuando se remite aciudadanos, cuya dirección registrada en elsistema, no es completa.Double click this nodeto edit the textClick and drag this buttonto create a new node