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Brayan Calderón Méndez
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El siguiente diagrama tiene por finalidad determinar la importancia de los documentos, su ciclo vital y su conclusión en la realidad.

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Brayan Calderón Méndez
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOSARCHIVO DE TRAMITE(FASE ACTIVA)ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (FASESEMIACTIVA)ARCHIVO HISTÓRICO (FASEINACTIVA)En esta fase los archivosson:La fase de trámite es en la cual se determina launidad responsable de transferir documentosde uso común y usual en aras de un buendesarrollo de la unidad administrativa.RecibidosClasificarAbiertosGlosadosCatalogadosExpurgadosValoradosTranferidosLa función que se desarrolla durante esta fasees la recepción de los documentos que sonproducidos y/o usados en el transcurso dealguna actividad, la cual culmina de formaconcreta con aquello que generó el hecho. Ellugar determinado para esta clase dedocumentos yace en el ARCHIVO DETRÁMITES y cuando la frecuencia en laconsulta es baja, proceden a trasladar estosdocumentos al ARCHIVO DECONCENTRACIÓN.Dentro de la valoración primaria sedeterminan e identifican losdocumentos, sus plazos ymodalidades, los cuales sondeterminados por las institucionesque los remiten.Para poder realizar loanteriormente se deben deanalizar los valores primarios:• Administrativo: son aquellos documentosrecepcionados por entidades u/o instituciones loscuales permiten determinar los procedimientos yactividades ejecutados.• Legal: Determina aquellos documentos quepueden hacer constancia del cumplimiento sobrelas obligaciones tributarias.• Fiscal: Establece el plazo durante el cual losdocumentos se han de conservar en la entidad.Es el responsable de la administración de losdocumentos que son de inusual consulta,usualmente son poco consultados y esto permitedeterminar la carente relevancia que poseen paraasí finalmente ser trasladados al archivohistórico.Permanece un periodo de precaución en donde estaráresguardado, esto dependerá de los valores analizadosanteriormente. Dentro de esta fase se hace unsegundo análisis el cual determina el tiempo en queestará o pasará al archivo histórico.Para poder realizar loanteriormente mencionado,se deben de analizar losvalores secundarios:• Evidencial: determina el origen y la entidad a la quepertenece el documento.• Testimonial: Establece los cambios más importantesque sufre la entidad desde la vista jurídica.• Informativo: regula los valores informativos y ciertos fenómenos delas instituciones.Es la etapa en la cual se hace la transferencia del archivo deconcentración cuando los plazos fueron superados. Podrán serpreservados los archivos que tengan algún valor secundario.Una vez determinado el archivo, será objeto dedecisión sobre la entidad a la cual seránremitidos:• Muestreo• Bajadocumental• Transferencia• Traslado al archivo históricoDouble click this nodeto edit the textClick and drag this buttonto create a new node