Estudios y documentos previos.

Concepto.

Son los análisis y documentos que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratación y para elaborar el proyecto de pliegos de condiciones y pliegos definitivos. Se analizara:
Conveniencia, necesidad y oportunidad de contratar mediante la observancia de todos los presupuestos fundamentales del contrato estatal, como objeto, especificaciones técnicas, fundamentos legales, valor, ejecución, riesgos, presupuesto, etc.

Marco legal.

-Ley 80 de 1993.
Principio de economía (artículo 25) de la para establecer la viabilidad de los contratos de obra y su impacto social, económico y ambiental.
La elaboración de los estudios y documentos previos es obligatoria para todo tipo de contrato. (Numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80)

-Ley 1474 de 2011.
Agiliza los trámites para la liberación de predios de infraestructura de transporte.

Objeto e importancia de los estudios y documentos previos.

Identificar, técnica y económicamente el objeto del futuro contrato , analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de selección, los contratos y su futura ejecución para que el proponente o contratista cuente con los elementos necesarios para valorar adecuadamente el alcance requerido por la entidad y los riesgos que ella propone, como bien lo explicaba el artículo 2.1.1. del derogado Decreto 734 de 2012.

La entidad estatal debe elaborar:

-Estudios técnicos de factibilidad. Dotarán a la administración de elementos de juicio objetivos que justifiquen no solo la necesidad existente de bienes o servicios, sino que describan las condiciones de modo, tiempo y lugar y las especificaciones con las cuales deben ser adquiridos.
-Estudios económicos de factibilidad. Tocan temas como costos fijos y variables, todo con el fin de determinar la existencia dentro de la entidad pública de los recursos necesarios para la correcta ejecución del objeto del contrato bajo los criterios enunciados en el Capítulo 3.
-Estudios jurídicos de factibilidad. Tienen en cuenta lo anterior para determinar el marco legal que ha de aplicarse al proceso de selección y a la fortuna contratación.

La idea es que los estudios sean realizados juiciosamente por los funcionarios públicos. Es indispensable planear antes de ejecutar.

La ausencia de estudios previos genera prácticas indebidas, revocatoria de actos administrativos de apertura, declaratorias de desierta de procesos de selección, la comisión de faltas disciplinarias, mayores costos o mayor permanencia de la obra y, en general, el fracaso en la ejecución de contratos estatales.

Funcionario a cargo de elaborarlos.

¿quién? La oficina o departamento que tenga la necesidad de que se celebre el contrato es quien los elabora.
¿cómo? Mediante memorando escrito se remiten los estudios previos a la dependencia encargada de adelantar la contratación, con todos los documentos y anexos necesarios para iniciar el proceso de selección o elaboración del contrato, a efecto que, realice las observaciones y ajustes necesarios según el caso.
Inhabilidades e incompatibilidades. Asesor, coordinador, auditor interno etc. NO puede participar en ningún proceso contractual, ni suscribir los estudios previos. (Parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993)

Publicidad de los estudios y documentos previos.

Se deben poner a disposición de los interesados de manera simultanea con el proyecto de pliego de condiciones, ademas estarán a disposición del público durante el desarrollo del proceso de selección.

Excepciones:

Empréstitos
Contratos interadministrativos que celebre el MinHac y el Banco de la República.
Contratos celebrados por la fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura que requieren reserva.
Contratos de Bienes y servicios en el sector de Defensa, la dirección nacional de inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición.

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Note on Contratación Estatal., created by Carlos Jose Plazas Tinoco on 26/05/2015.