Assegurar os fatos relativos ao estabelecimento de ensino e a cada aluno(a), tendo por finalidade garantir a verificação de identidade de cada aluno(a) e da regularização e autenticidade de sua vida escolar com o arquivamento dos documentos próprios.
Trata-se de um documento de maior importância que comprova a presença de um aluno e mantém registrado o conteúdo que o professor apresenta nas suas aulas. serve de consulta sempre que houver dúvidas com relação à vida escolar dos alunos.
Refere-se a um documento que comprova o término do curso pelo aluno e também informa a data em que o aluno colou de grau, mas é um documento mais simples que o diploma e tem caráter transitório; ou seja, até que o diploma fique pronto.