Según un estudio realizado por OfficeTeam, ofrecer un proceso de formación y desarrollo adecuado para mejorar las habilidades profesionales de los empleados es la principal preocupación para las empresas hoy en día. Una tarea tan indispensable como compleja de gestionar. En un análisis de Middlesex University de una muestra de 4.300 trabajadores, el 74% consideró que no estaban alcanzando todo su potencial en el trabajo debido a la falta de oportunidades de desarrollo y formación.
Y aquí es dónde una empresa de formación externa puede marcar una diferencia con su servicio: consiguiendo que los empleados absorban los conocimientos necesarios para ejecutar las tareas de su rol de forma productiva y eficiente.
Sin embargo, la creciente competencia en el sector hace que sea más difícil ofrecer un programa de formación distintivo y superior a la media. Pero no imposible.
Probablemente ya tengas diseñado un programa de formación completo y atractivo que cumple con las expectativas de tus clientes… Pero siempre hay margen de mejora. ¿Estás ofreciendo la mejor experiencia de aprendizaje posible a tus clientes? ¿Podrías alcanzar a un público más amplio? ¿Tu servicio de formación es ya uno de los más completos del mercado?
Con el surgimiento de nuevos programas de software en la nube y metodologías de aprendizaje, los responsables de las empresas de formación deben estar reinventándose con frecuencia para adaptarse a un mercado que está en constante evolución. A través de consejos de especialistas en el sector formativo, ejemplos de casos reales y estadísticas contrastadas, ofrecemos cinco técnicas que quizás desconocías y puedes aplicar en tu empresa de formación para enriquecer el proceso de aprendizaje que ofreces.
1. Uso de la Tecnología para una Mayor Flexibilidad y Participación
Según un informe de IBIS Capital, un 41,7% de las empresas que aparecen en la lista Fortune 500 –las más rentables del mundo- utilizan herramientas digitales para la formación en línea de sus empleados. Una tendencia pujante en los últimos tiempos y que conviene integrar cómo complemento al proceso de aprendizaje que ofrece tu empresa de formación; sus numerosas ventajas aportan un plus diferencial a tu oferta y te permite cubrir un mayor número de necesidades a tus clientes.
• Más Flexibilidad: muchas empresas no están interesadas en coordinar a todos los trabajadores para reunirlos en una misma aula en la que realizar las clases. En estos casos, a través de herramientas digitales tienes la posibilidad de ofrecer cursos en línea que cada empleado puede completar de forma remota desde su propio ordenador. Es un método adecuado para proporcionar un ambiente conductivo y personalizado a los trabajadores y ahorrar los costes del material de aprendizaje, tutores y viajes.
• Monitorizar el Rendimiento: un programa de formación no es efectivo a menos que se supervise su progreso. Con los programas de software en la nube cómo los SmartLinks, puedes controlar la evolución de cada empleado durante el proceso de aprendizaje; identificando cuándo termina cada uno sus cursos en línea, cuáles son las preguntas en las que han cometido más errores y cuánto han tardado en completarlos. Si tu empresa de formación está capacitada para ofrecer a tus clientes unos informes con todos estos datos -cómo el que mostramos abajo- su imagen saldrá muy beneficiada.
Con esta información, tus clientes podrán identificar los problemas existentes y dar un feedback más preciso y adecuado a las necesidades del personal. “La retroalimentación constructiva es crucial para el desarrollo profesional, la satisfacción de los empleados, la retención de empleados y la motivación de los empleados”, explica Nancy Mobley, fundadora y CEO de Insight Performance, una de las empresas de formación más reconocidas en la actualidad.
• Participación Activa de los Empleados: según el Research Institute of America, la retención de empleados con herramientas de elearning oscila entre el 25% y el 60%, mientras que con la formación cara a cara es entre 8% y 10%. Al proporcionar contenidos visualmente atractivos e interactivos, la motivación de los empleados de tus clientes para completar los cursos de formación aumentan, lo que, consecuentemente, hace que retengan mejor la información a largo plazo. Es una gran hazaña para una empresa de formación, ya que lo primero que valoran los clientes es el impacto que tiene tu proceso de aprendizaje en los meses venideros.
Con los Cursos de GoConqr puedes integrar mapas mentales, diagramas de flujo, vídeos, tests, imágenes, notas, diapositivas y fichas, entre otros, para enriquecer los contenidos de aprendizaje e incrementar las ganas de los empleados por completarlos. Una formación no sirve de nada si con el paso del tiempo los empleados no recuerdan los conceptos que les enseñaste. Por eso, los cursos en línea dinámicos e interactivos son muy útiles y efectivos a la hora de mejorar la retención del personal.
2. Crear Hoja de Ruta con los Diferentes Objetivos
Una empresa de formación tienen dos tipos diferentes de objetivos -que están relacionados el uno con el otro-: lo que el cliente quiere conseguir–más productividad, aumento de ventas, mejorar retención de la plantilla, etc- y lo que los empleados del cliente deben aprender –nuevas habilidades, conceptos generales del negocio, tareas de su nuevo rol, etc-. El éxito de una empresa de formación depende de tu capacidad para satisfacer estas dos áreas; es decir, instruir adecuadamente a los empleados y que, con esta adquisición de conocimientos, se cumplan las necesidades del negocio de tu cliente.
Para que tu cliente pueda valorar con mayor precisión los beneficios que tendrá al contratarte, es conveniente crear una hoja de ruta en la que se especifique con exactitud los diferentes puntos clave que se trataran durante el proceso de aprendizaje y cuáles son las expectativas reales.
¿Qué aptitudes quieres que aprenda cada empleado? ¿Se puede realizar un entrenamiento para todo el departamento o es conveniente personalizarlo? ¿Qué debe aportar el trabajador a la empresa tras este proceso de aprendizaje? Estas preguntas deben plantearse al realizar el organigrama que marque las pautas principales de la formación empresarial. Si un trabajador tiene dificultades para comunicarse eficientemente con el resto del personal pero realiza sus tareas diarias sin problemas, sería ineficiente que realizase un programa reforzando los puntos clave de su rol; él perdería tiempo, por un lado, y la empresa no lograría sus objetivos, por el otro.
Conviene tener previamente un flujo de comunicación fluido con tus clientes para ahondar en las problemáticas que pueden tener y en aquellos puntos que desean incidir en cada departamento y trabajador. Cuánta más información tengas sobre el funcionamiento de cada equipo de trabajo y los perfiles de los empleados, con mayor precisión podrás personalizar la experiencia de aprendizaje de cada uno. De este modo, podrás identificar cuáles son las lagunas principales y centrarte en diseñar un programa que las solucione.
Tus clientes estarán más cómodos y seguros sí disponen de una hoja de ruta esclarecedora y organizada que señale exactamente cuáles son los nuevos conocimientos que aprenderá cada empleado con el proceso de aprendizaje y cómo se beneficiará el negocio. Este paso requiere una mayor inversión de tiempo durante la preparación previa, pero se ve compensado al ofrecer una mejor experiencia al cliente.
3. Gamificación y Dar Premios cómo Aliciente
Estudios señalan que uno de cada tres empleados considera el contenido de formación poco inspirante y una 
barrera para su aprendizaje. Esto se debe a un defecto lógico y comprensible de muchos programas formativos: centrarse demasiado en informar e instruir y dejar de lado los factores más didácticos. Un contenido denso y pesado reduce la concentración y la retención del empleado, mientras que un contenido que despierta emociones ayuda a que conecten y se impliquen más en su desarrollo.
Para ello, puedes complementar las instrucciones teóricas con concursos, juegos de rol, tests, o partidas interactivos relacionadas con el temario impartido. Enfocar el proceso de formación como un juego ayuda a que los empleados lo completen con mayor motivación y estimulación, lo que provoca un aumento de la retención y absorción del material de aprendizaje.
Además, también puedes incluir premios a los trabajadores que obtengan mejores resultados para promover una cultura de empresa en la que los esfuerzos tienen recompensa. Esto genera satisfacción para los empleados más eficientes y trabajadores y sirve de aliciente para que el resto suban el nivel y traten de mejorar su rendimiento.
Una metodología que ha servido a muchas compañías para solucionar problemas que encontraron en sus procesos de formación, cómo la líder mundial en IT y redes Cisco. Hace años invirtieron mucho dinero en un programa de formación de medios sociales para mejorar la construcción de conexiones de sus empleados con sus respectivos contratistas. El programa incluía 46 cursos diferentes, un número bastante elevado que causó rechazo por parte de la plantilla de trabajo en primera instancia.
Cómo solución, Cisco introdujo tres niveles de certificación -Especialista, Estratega y Master- para generar una dosis saludable de competencia entre la plantilla de trabajo por ver quién obtenía mejores resultados y era capaz de escalar niveles con mayor velocidad. Tras esta implementación, más de 650 empleados de Cisco han sido certificados y se han tomado más de 13,000 cursos. Es decir, la aplicación de la gamificación marcó una diferencia en la formación de sus empleados.
Un ejemplo esclarecedor de los efectos positivos que puede tener la inclusión de esta metodología en tu oferta: das un abanico más amplio de posibilidades a tus clientes y dispones de un as en la manga para cuando tu proceso formativo no genere la retención esperada.
4. Encontrar un Balance Adecuado de Información
Ni mucho ni poco. Hallar el balance de tiempo adecuado es una de las decisiones más complejas durante la preparación del proceso formativo. Hay casos de todo tipo: desde compañías que emplean un tiempo excesivo y sobresaturan y estresan a sus trabajadores, hasta otras que no le dedican suficiente tiempo y los trabajadores acaban sin la información necesaria para rendir adecuadamente.
Annette Thompson, vicepresidente de Farmers Insurance, considera que “evitar la sobrecarga de información es vital, por lo que las organizaciones deben encontrar un equilibrio entre dar la información correcta y dar demasiado”. Es decir, debes ser meticuloso a la hora de establecer la duración de las diferentes secuencias de formación y cuánta información darás a los empleados en cada una de ellas. Investigaciones sugieren que entre 15 y 30 minutos es el tiempo óptimo para una sesión de aprendizaje, ya sea cara a cara o e-learning; si se supera esa franja, el estudiante empieza a perder concentración y deja de rendir con total productividad. Por lo tanto, conviene ofrecer sesiones cortas e intensas que releven suficientes conceptos nuevos y ofrezcan elementos atractivos que incentiven la retención de la información.
Disponer de un personal capaz de sintetizar la información de forma comprensible, concisa y atrayente, y que sea capaz de desarrollar un hilo narrativo que enganche al personal, es indispensable para enseñar efectivamente el mayor número posible de conceptos en un período breve de tiempo. En definitiva, la redacción del material de aprendizaje para un proceso de formación se asemeja a la preparación de una campaña de marketing: la clave reside en cómo formular las frases para generar emociones al lector y conseguir que retenga rápidamente la información.
5. Compartir Conocimiento entre Departamentos
En el informe Workplace Learning” de 24×7 Learning se revela que solo un 12 % de los empleados aplican en el día a día las habilidades que recibieron durante la formación para su trabajo. Un dato sorprendente que sugiere que la mayoría de trabajadores no reciben suficiente contexto sobre la empresa para asimilar la información recibida y aplicarla en las tareas específicas a su rol a diario.
Se trata de una excelente oportunidad para que tu empresa de formación cubra una necesidad prioritaria de sus clientes. Cambia el enfoque: además de diseñar cursos según las necesidades de cada empleado, da un paso atrás y trata de mirar el dibujo completo. Al final, el objetivo definitivo es que todas las piezas del engranaje encajen a la perfección para que la maquinaria funcione sin problemas. Para conseguirlo, es conveniente aportar un espacio –físico o digital- en el que los trabajadores de las diferentes áreas puedan comunicarse, compartir sus conocimientos o inquietudes, realizar debates sobre el negocio y explicar cuál es su función.
Los diferentes departamentos de una compañía están conectados entre sí. Lo que hace el equipo de marketing acaba generando potenciales clientes para el equipo de ventas, que al cerrar un acuerdo deben contactar con el equipo financiero para gestionar la transferencia de dinero, y así siempre. Por lo tanto, ofrecer una formación entre departamentos complementaria a la habitual puede ayudar a los empleados a comprender mejor qué consecuencias tienen sus acciones diarias en la empresa y cómo repercute en los diferentes departamentos.
John Reh, ejecutivo senior con experiencia de gestión de proyectos de hasta 125 millones de dólares, considera que esta metodología proporciona a los empleados “una mayor conciencia sobre los roles y funciones de la organización”, lo que es “una oportunidad para fortalecer el soporte al cliente con empleados más informados sobre las bases del negocio”. Proporcionando este servicio, tu empresa de formación da a tus clientes una ventana de oportunidades muy interesantes para el devenir a medio y largo plazo de su negocio. Si bien es cierto que gestionar las diferentes áreas de una empresa es una tarea complicada, los resultados acaban compensando el esfuerzo realizado.
Siguiendo los métodos y consejos presentados en este artículo, podrás mejorar las prestaciones de tu empresa de formación o incluir servicios novedosos para mejorar la experiencia de tus clientes y atraer a nuevas compañías. En GoConqr hacemos que sea más fácil para las empresas de formación crear contenido de aprendizaje atractivo y distribuirlo de forma sencilla e instantánea. En el caso de que tengas alguna pregunta sobre cómo elaborar un plan de formación o estés interesado en algunas de las herramientas que hemos mencionado, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo.