La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:
Su documento principal
Su origen de datos
El documento combinado
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Partimos de un documento Word que ya tiene un texto que va a servir de base para escribir una carta a varios destinatarios. Para elegir los destinatarios seleccionamos la pestaña “Correspondencia” y se hace clic en el botón destinatarios y escribir una nueva lista.
Se abrirá una ventana en la que podemos ir escribiendo los datos para crear una lista de direcciones. Se van escribiendo los valores en cada campo aunque no es necesario escribir en todos los campos.
Cuando se llega a la última fila presionamos la pestaña nueva entrada para crear otra fila. Desde el botos personalizar columnas podemos eliminar o agregar columnas.
Cuando estén listos los datos damos clic en aceptar. Se abre una ventana para poder guardar los datos en la carpeta que queramos dentro de nuestra computadora, y este documento se guarda como “Lista de direcciones de Microsoft Office” se le asigna y nombre y se guarda el archivo.
Para insertar la dirección damos clic en bloque de direcciones según se elija aparecerán las opciones con las que se desee ingresar el nombre y se selecciona aceptar.
Para generar una página por cada dirección seleccionamos Finalizar y combinar.
Ya se pueden imprimir los documentos o enviar un correo electrónico por cada documento.
