SEMANA 1 COMBINAR CORRESPONDENCIA

COMBINAR CORRESPONDENCIA

ERIKA YASMIN GOMEZ GONZALEZJOVITA RIVERA DIAZHERNANDEZ ARIAS LIZETH YAZMIN

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de Correspondencia  nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo  y Word se encargará de generar los datos variables . De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales:

Documento principal:                                                                      Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos:                                                                             Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal.  Puede ser de distinta naturaleza. Podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.

DOCUMENTO PRINCIPAL

CREAR UN DOCUMENTO PRINCIPAL.Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

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Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso.  Elegir el tipo de documento que queremos generar cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.

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Definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

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