Resolución No. 00839 DEL 17/03/2015 “Por la cual se actualiza el Manual para la realización del Control Interno en la Policía Nacional”

Nota:

•    •Definición,  Finalidad, Ámbito de aplicación, Alcance Legal, Marco Conceptual   

1. ARTÍCULO 1º. Actualizar el Manual de Control Interno de la Policía Nacional, en respuesta a los cambios que el mismo Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional ha presentado con motivo de la dinámica institucional y la mejora continua.
2. ARTÍCULO 2°. DEFINICIÓN. Es el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicación del control interno en todos los componentes que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, en aras de ejercer un adecuado control al interior de la entidad y así brindar una seguridad razonable para que los objetivos y metas Institucionales se alcancen.
3. ARTÍCULO 3°. FINALIDAD. Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y las estrategias, en todos los niveles (estratégico, táctico y operacional) del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, unificando criterios frente al ejercicio del control interno, como insumo para mejorar el desempeño de la Policía Nacional y la calidad de su servicio.
4. ARTÍCULO 4°. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Aplica a todo el personal que conforma la Institución, a todos los procesos y unidades en los niveles estratégico, táctico y operacional de la Policía Nacional.
5. ARTÍCULO 5°. ALCANCE LEGAL. Las normas y parámetros fijados en el presente manual se ajustan a los lineamientos establecidos por las leyes y decretos que en materia de control rigen para la Policía Nacional y su normatividad institucional, en especial la que se encuentra incorporada al Sistema de Gestión Integral.
6. ARTÍCULO 6°. MARCO CONCEPTUAL. El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, en la norma técnica NTC ISO 19011, en la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009, en el modelo Comité of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (C.O.S.O.), y en la Guía “Rol de las Oficinas de Control Interno” emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y comprende los conceptos, herramientas y metodologías necesarios para el ejercicio del control interno y su contribución para la mejora continua y calidad del servicio de la Policía Nacional.

   Nota:

   • Los elementos de control son los siguientes: Control = criterio + comparación + toma de decisión. a) Criterio: documento de regulación interna o externa que dicta normas, lineamientos o parámetros dentro del Sistema de Gestión Integral, para el desarrollo de las actividades de la gestión del talento humano, los procesos y la estrategia. b) Comparación: verificación del cumplimiento del criterio conforme a los lineamientos o parámetros establecidos, comparando los resultados obtenidos con los esperados.  c) Toma de decisión: una vez realizada la comparación pueden existir dos únicas posibilidades, Sí se cumple con el criterio o No se cumple con el criterio.

1. ARTÍCULO 7°. Definición: La Ley 87 del 29/11/1993 “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

   Nota:

   • Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna. Autorregulación: Capacidad de la Institución para desarrollar y aplicar métodos, normas y  procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Sistema  de Gestión Integral, en concordancia con la normatividad vigente. Autogestión: Capacidad de la Institución para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera  eficaz, eficiente y efectiva, la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución Política, la ley y sus reglamentos.
2. ARTICULO 8. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO. En la Policía Nacional de Colombia el Área de Control Interno cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 3

   Nota:

   • 1. Evaluación y seguimiento. 2. Asesoría y acompañamiento. 3. Fomento de la cultura del control.  4. Relaciones con entes externos.
3. ARTICULO 9. El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de “Control Interno” y se encarga de definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del proceso, procedimientos, guías y formatos; debe realizar la alineación del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta; realizar el control de calidad del proceso y efectuar todos los ajustes necesarios para que el producto entregado corresponda con el objetivo del proceso; es el responsable para el cumplimiento del objetivo del proceso; propende por la satisfacción del cliente; promueve la mejora continua del proceso; monitorea los resultados de la gestión del proceso y lidera las acciones para la apropiación de la política y los objetivos de calidad.
4. ARTICULO 10. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno, recae en cada una de las unidades policiales; el principio de autocontrol que es la capacidad que deben desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna, es fiel ejemplo de ello, por tanto, se requiere del compromiso efectivo de todos los integrantes de la Institución para el éxito del proceso “Control Interno” y por ende del Sistema de Gestión Integral, como eje fundamental para brindar a los clientes y partes interesadas de la Institución, una seguridad razonable de que los objetivos y metas Institucionales se alcanzarán.

1. ARTÍCULO 11. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. El Mando Institucional dispuso la expedición del manual del Sistema de Gestión Integral, que describe de manera detallada todas las características de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactúan, las reglas básicas para su adecuado funcionamiento, sus principios y en general, cada uno de los métodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento humano, los procesos y la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar percepción de seguridad a los residentes dentro del territorio nacional.
2. ARTÍCULO 12. CONTROLES. Los procesos cuentan en su estructura y caracterización con varios apartes que sirven para ejercer control, como son las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas (Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.), las herramientas de medición, las actividades de verificar de la caracterización, los puntos de control de los procedimientos y los mapas de riesgos; pueden incluirse también documentos como la matriz de servicios, características y estándares, así como la matriz de productos, usuarios y clientes, puesto que se convierten en criterios que al compararlos y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.
3. ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTOS. Además de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, es decir, especifican las tareas y el método o secuencia lógica, con la que deben trabajar los servidores públicos de la Institución que los ejecutan. Esto los cataloga como criterio de control, que al verificarlos o compararlos contra la forma en la que se aplican en la realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la mejora de los mismos y de los procesos de los que hacen parte.
4. ARTÍCULO 14. INDICADORES. Los indicadores son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados del mismo. Permiten analizar el desarrollo de la gestión, las tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo trazado por la organización. Para realizar un mejor control del resultado de los indicadores se les debe realizar seguimiento, medición y análisis.
5. ARTÍCULO 15. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES. El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el Sistema de Gestión Integral y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la institución y en cada proceso que la compone. Busca garantizar un examen autónomo y objetivo y contiene los procedimientos y guías necesarios para dinamizar el control como insumo para la mejora continua institucional.

1. ARTÍCULO 16. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. El control al Sistema de Gestión Integral, es el más complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución, sin embargo la forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
   1. 1. Control al direccionamiento estratégico: Que debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeación como dueña del proceso Direccionamiento Estratégico, dentro de la evaluación del desempeño del mismo realizada a través de la medición y análisis a sus indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. De otro lado realizando la medición y análisis a los indicadores del cuadro de mando integral institucional y del cuadro de mando integral de cada Dirección y Oficina Asesora. Esta evaluación permite medir la gestión en los procesos y en la estrategia y detectar desviaciones u oportunidades de mejora.
   2. 2. Control a la gerencia de procesos. Se debe evaluar el modelo de operación por procesos, las caracterizaciones de los procesos, la documentación de los procedimientos, la interacción entre procesos, las responsabilidades y autoridades sobre los procesos, la administración del riesgo y la gestión ambiental, tomando como punto de comparación los lineamientos establecidos en el manual del Sistema de Gestión Integral con sus anexos, las actividades del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral y de los procedimientos asociados al mismo.
   3. 3. Control a la gestión del talento humano. Donde se evalúa principalmente el proceso Direccionamiento del Talento Humano con su despliegue y procedimientos, el modelo de gestión humana, los objetivos estratégicos de la perspectiva cliente; para identificar oportunidades de mejora en aras de incrementar el desempeño de este componente básico del Sistema de Gestión Integral.
2. ARTÍCULO 17. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Este control se realiza por medio de la evaluación al cumplimiento de los 242 requisitos, de los 10 principios, los 6 procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001 en sus respectivas versiones. El control a este Sistema en la Institución se realizará a través de la autoevaluación del control, de las auditorías internas de calidad y de las auditorías realizadas por el ente certificador.
3. ARTÍCULO 18. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Que corresponde a la evaluación del sistema de Control Interno en sus 13 elementos de control que componen el Modelo Estándar de Control Interno.
4. ARTÍCULO 19. AUTOEVALUACIÓN. Los resultados de la autoevaluación en cualquiera de sus modalidades, deberán aplicar el procedimiento “Ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección” con código 1MC-PR-0005 y demás lineamientos provenientes del proceso Mejora Continua.

   Nota:

   • 1. Autoevaluación del Control. 2. Autoevaluación de la gestión.
5. ARTÍCULO 20. OTRAS HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN. La evaluación de la rendición de cuentas; quejas, reclamos y sugerencias; satisfacción del cliente; administración del riesgo; control del producto o servicio no conforme (a la unidad que aplique); información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos; la deben realizar todas las unidades policiales, la herramienta diseñada para esto es el informe de autoevaluación de la gestión y del control, que se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial (SVE).
   1. 1. Evaluación de la rendición de cuentas.
   2. 2. Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias.
   3. 3. Evaluación de la satisfacción del cliente.
   4. 4. Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo.
   5. 5. Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme.
   6. 6. Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos.
   7. 7 Revisión por la Dirección.
6. ARTÍCULO 21. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 00264 del 01 de febrero del 2012 y demás disposiciones que le sean contrarias.