QUE ES Y CÓMO ELABORAR UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

QUE ES Y CÓMO ELABORAR UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Nota:

• Este tema se trata de como  se estructura un sistema  de gestión documental.

1. Tipologías

   Nota:

   • Existen cuatro modelos diferentes de cuadros de clasificación dependiendo de las características y necesidades de la institución de la que dependa el archivo
   1. Cuadro de clasificación orgánico

      Nota:

      • Sigue  la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para la organización. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, esto supone una modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación
   2. Cuadro de clasificación funcional

      Nota:

      • En este se refleja las funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico . Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos
   3. Cuadro de clasificación orgánico-funcional

      Nota:

      • Cambia  las ventajas de los dos modelos anteriores, convergiendo características de ambos. Así, las unidades mayores vienen definidas por la estructura orgánica de la institución mientras que las unidades intermedias tienen un carácter funcional. 
   4. Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos

      Nota:

      • Este modelo es una variación del modelo funcional. Permite una mayor interacción entre todas las unidades administrativas. Su principal debilidad radica en su lenta implementación ya que supone contrastar la información de la documentación con el personal directivo de la organización.
2. herramientas para la actividad archivística
   1. cuadro de clasificación

      Nota:

      • Es una estructura lógica don de expedientes  reflejan las funciones que generan la creación o la recepción de documentos.
   2. concervación

      Nota:

      • es donde se essta pendiente de las transferencias, de eliminación o conservación y de acceso a los documentos generados por una entidad administrativa
   3. Descripción

      Nota:

      • es donde se  clasifican los documentos de los archivos de gestión desde el momento de la creación o recepción de los documentos aplicando el cuadro de clasificación correspondiente.
3. Características

   Nota:

   • El cuadro de clasificación se basa en los principios teóricos de la archivística (procedencia y respeto al orden original) y para ello se basa en lo siguiente
   1. Delimitación

      Nota:

      • Se trata de cada fondo debe estar asignado a una única entidad de procedencia, es de esta forma que se separa la documentación inicial del resto del archivo.
   2. Unicidad

      Nota:

      • A qui es donde  los documentos deberán estructurarse independientemente de la fecha de creación.
   3. Estabilidad

      Nota:

      • Este paso es para asegurarnos de que el cuadro de clasificación tenga  una estructura permanente y se establezca  el tiempo que refleje las funciones de la entidad de procedencia
   4. Simplificación

      Nota:

      • para que el  cuadro de clasificación mantenga su sutructura, debe estar regido por su simplicidad.
4. Estructura

   Nota:

   • Los archivos se organizan en distintos niveles jerárquicos y por tanto, estos niveles deben verse reflejados en el cuadro de clasificación
   1. Fondo

      Nota:

      • Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma entidad creadora, ya sea institucional, familiar o individual. Viene definida por el principio de procedencia.
   2. Sección

      Nota:

      • Es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo, siguiendo los principios de procedencia y respeto al orden original.
   3. Serie

      Nota:

      • Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Suelen ser temáticas.
   4. Unidad documental

      Nota:

      • Elemento indivisible de una serie documental. Los hay de dos tipos: simples (documento) o compuestos (expedientes).
      1. Unidad Documental Compuesta (Expediente)

         Nota:

         • unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie
      2. Unidad Documental Simple (Documento)

         Nota:

         • es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora
5. Elaboración del cuadro de clasificación

   Nota:

   • debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales productores
   1. consideraciones

      Nota:

      • -Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad. -Los esquemas de clasificación existentes. -Los recursos con se cuenta para ello.
   2. Primera etapa

      Nota:

      • se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación
      1. Identificación

         Nota:

         • consiste en identificar los elementos de clasificación estableciendo  las categorías de agrupamiento • Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión. • Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
      2. Jerarquización

         Nota:

         • consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas
      3. Codificación

         Nota:

         • el código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística para el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior es para dar una ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales
   3. Segunda etapa
      1. Validación

         Nota:

         • se verifica con la institución la clasificación  establecida.
      2. Formalización

         Nota:

         • atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad
      3. Supervisión y asesoría

         Nota:

         • es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten
      4. Capacitación

         Nota:

         • se refiere a las necesidades de especialización en la capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificación archivística