ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

Nota:

• Clasificación ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivisticos.
• Deacuerdo con los documentos seleccionados este mapa se relacionara con la  ordenación de una institución en especifico la cual  es la Universidad Católica de Colombia.

1. organización de archivo de gestión
   1. politicas institucionales

      Nota:

      • hacen parte de toda institución que maneja toda clase de documentación y por consiguiente un archivo.
      1. Ley 594 de 14 de julio de 2000

         Nota:

         • se da a conocer a la comunidad  los responsables del manejo de los Archivos, el  fundamento teórico-práctico, sobre la organización de los archivos de gestión
      2. Ley General de Archivo y Ley 527 de 1999

         Nota:

         • Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
   2. acciones

      Nota:

      • estas acciones se refieren a los pasos para una buena organización documental
      1. tabla de retención documental

         Nota:

         • esta debe ser aprobada por el comité de archivo de la universidad
      2. clasificación de documentos
         1. documentos de archivo

            Nota:

            • son los registros que la universidad a producido y estos documentos son los que están listados en la tabla de retención documental.
         2. foliación

            Nota:

            • Realice la foliación de los documentos, en el orden en que van llegando, enumerando los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente.
         3. principio de procedencia

            Nota:

            • se procede a conformar físicamente las respectivas Series y Subseries, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
            1. series y subseries

               Nota:

               • esto con base en la TRD del area o unidad.
               • serie: informes  subseries: informes de gestión
               1. fondo, sección y subsección

                  Nota:

                  • de acuerdo con al estructura  orgánico funcional de la entidad.
               2. subserie

                  Nota:

                  • se debe proyectar en  dejar un espacio suficiente por el crecimiento por los diferentes tipos documentales.
            2. documentos de apoyo

               Nota:

               • este material son las revistas, periodicos, leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos.
               • estos documentos no son producidos por la universidad.
               1. organización de documentos de apoyo

                  Nota:

                  • Se organizan en orden Alfabético 
                  •  después de cumplir su función el Jefe de la Unidad Académico-Administrativa, apoyado por la secretaria o auxiliar, los eliminará, y en constancia diligencian el Formato Único de Inventario Documenta
            3. depuración

               Nota:

               • consiste en retirar los documentos que no correspondan a la Serie o Subserie que se está conformando
            4. Limpieza documental

               Nota:

               • se retirar el material metálico, cintas, ganchos y cualquier otro elemento que pueda producir deterioro a los documentos
               • los documentos que originalmente se hayan impreso en papel químico como el caso de los Fax, deben ser fotocopiados y reemplazados para evitar la pérdida de información. 
               • Los documentos deben estar alineados en la parte superior. Utilizar ganchos plásticos en las unidades conservación. Perforar en espacios en blanco, no donde exista información
               • los Documentos originales evitar subrayarlos, aplicarles resaltadores, hacerles anotaciones adicionales u otro tipo de marcas 
            5. orden cronologico

               Nota:

               • se debe hacer de acuerdo a su procedencia original
               • donde el primer documento sea  fecha más antigua y el último refleje la fecha más reciente. (Acuerdo AGN No. 042 de 2002, artículo. 4, numeral 3).
         4. guardar los documentos

            Nota:

            • los documentos en cada expediente utilizando una carpeta para cada Serie o Subserie
            • cada carpeta tiene como capacidad de almacenamiento entre 200 y 250 folios (hojas)
            • cuando se requiere más de una carpeta para un expediente, puede abrir las que sean necesarias. Ejemplo: 1 de 2; 3 de 8; 5 de 5.
         5. Identificación de carpetas.

            Nota:

            •    2. UNIDAD ADMINISTRATIVA O ACADÉMICA: Nombre de la Unidad Administrativa o Académica de mayor jerarquía de la cual depende la sección productora de la documentación. 3. OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la Unidad Administrativa o Académica que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones. 4. CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: Número de Centro de costos de la oficina productora. 5. CÓDIGO SERIE Y SUBSERIE: Es asignado a cada Serie en la Tabla de Retención Documental correspondiente.   
            •    6. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: Nombre de la Serie señalada en la Tabla de Retención Documental, según corresponda 7. FECHAS EXTREMAS: Fecha inicial y fecha final de cada unidad descrita en formato, (día, mes y año), cuando no sea posible identificar una fecha se anotará la sigla s. f. que quiere decir sin fecha. 8. NÚMERO DE FOLIOS: Número total de folios que integra la carpeta la foliación debe realizarse en forma consecutiva.   
            •    9. NÚMERO DE CAJA: almacenar en cajas de archivo X 200, a la carpeta se le coloca el número de la caja en la cual queda almacenado. 10. NÚMERO DE CARPETA: El número de la carpeta que conforma el expediente 11. CADA CARPETA DENTRO DE CADA SERIE: Debe identificarse individualmente de acuerdo con cada asunto específico   
         6. inventario documental

            Nota:

            • se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, de esta manera se tendrá control sobre los documentos del archivo se adelantará el trabajo para la fecha en que se realice la transferencias de los documentos al Archivo Central,
         7. INFORMACIÓN EN MEDIO ELECTRÓNICO.
            1. Organización del archivo electrónico

               Nota:

               • Los archivos electrónicos deben estar organizados de acuerdo a la Tabla de Retención Documental con sus respectivas Series, subseries y tipos documentales
               1. Organización del archivo electrónico

                  Nota:

                  • organizados de acuerdo a la Tabla de Retención Documental con sus respectivas Series, subseries y tipos documentales
                  • Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión
                  • Es el expediente que se utiliza para organizar los archivos por categorías, Series y subseries
                  • Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
                  • Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares
               2. Identificación del archivo electrónico

                  Nota:

                  • el archivo electrónico es de suma importancia para la localización y el acceso a la información, este debe ser breve, descriptivo y distintivo; al momento de nombrarlos no se debe colocar caracteres particulares como guiones u otros símbolos.
               3. Rotulación de los discos

                  Nota:

                  •  Cada disco debe identificarse igual que la rotulación para los archivos en formato papel o físicos
               4. vManejo y Conservación de los medios electrónicos

                  Nota:

                  • se deben guardar y mantener en la carpeta electrónica correspondiente de la Serie, Subserie o tipo documental, de ser necesario según su valor.
                  • Cambiar periódicamente la contraseña del correo Institucional.
                  • Depurar la información del correo electrónico, que no sea de importancia o no tenga ningún valor para la Unidad entorno a sus funciones, evitando el saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam.
                  • No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los discos
      3. trfansferencias documentales

         Nota:

         •    La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas   
         1. TRANSFERENCIA PRIMARIA

            Nota:

            •    Se debe tener en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por el Archivo Central.   
            •    Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la T.R.D. deben transferirse   
            •    Se selecciona los expedientes retirando los documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente.