CAJA MENOR

Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. La caja menor es un fondo fijo donde el empresario decidirá, acorde a los ingresos, cuánta cantidad de dinero embolsar.
1. APERTURA DEL FONDO MENOR
  1. La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesarias para gastos pequeños, en periodos inferiores a un mes. Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.
    1. REGLAS DE CONTROL INTENO
      1. Se debe tener una sola custodia para la caja chica
      2. El monto de la caja chica debe ser un fondo fijo
      3. Se deben realizar arqueos sorpresivos
      4. No se deben cambiar cheques con el dinero de la caja chica
¿QUE SE REGISTRA COMO CAJA MENOR
1. Transporte del mensajero
2. elemento de aseo y cafeteria
3. Refrigerios
4. correo
5. compra de papeleria
6. Otros
DESEMBOLSOS Y REMBOLSOS
1. DESEMBOLSOS
  1. Los desembolsos se producen en el momento en el que se hace un pago.
    1. EJEMPLO: La caJera de la empresa distritol ltd paga el servicio de la luz por valor de 4.5000$
2. REEMBOLSOS
  1. Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. Los reembolsos se hacen por medio de un comprobante de egreso. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
    1. El fondo de caja menor solo se contabiliza cuando se crea, se aumenta, se disminuye o elimina, no cuando se realiza un reembolso, por esta razón se considera un fondo fijo.
    2. EJEMPLO
AUMENTO Y DISMINUCIÓN DE LA CAJA MENOR
1. AUMENTO
  1. se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado.
2. DISMINUCIÓN
  1. Sucede cuando la caja menor excede las necesidades de la empresa en gastos menores y parte del dinero se mantiene estancado sin ningún movimiento, en este caso es necesario disminuir la caja menor para suplir las necesidades de los gatos menores de la empresa.
ARQUEO DE CAJA
1. El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja.
  1. ¿QUIENES REALIZAN LOS ARQUEOS?
    1. Los auditores o ejecutivos asignados para ello.
  2. ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor
2. RECOMENDACIONES PARA HACER UN ARQUEO
  1. Inicia el día con una cantidad fija de dinero. Cuenta y verifica la cantidad siempre antes de iniciar tu actividad.
  2. No hagas gestión de cobros con el dinero de tu caja.
  3. Al final del día, cuenta el dinero de la caja. Una vez tengas el total, restale el saldo inicial. En principio, el resultado debe coincidir con las ventas que indica que has vendido.
3. AJUSTES DE ARQUEO
  1. FALTANTE
    1. Cobrarle el faltante al Cajero.
    2. Considerar como un gasto para la empresa
  2. SOBRANTE
    1. Mandarlo a "otros ingresos"

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