Elementos administrativos de documentar de acuerdo a la normatividad legal vigente y las necesidades de la organizacion

Nota:

• El mundo moderno se caracteriza por un ambiente que cambia constantemente. El ambiente general que rodea las organizaciones es dinámico en extremo y exige de ellas una gran capacidad de adaptación como condición primordial para sobrevivir. El DO es una respuesta a tales cambios.

Nota:

• Las fuerzas endógenas, que crean la necesidad de cambiar las estructuras y el comportamiento, provienen del interior de la organización y son producto de la interacción de sus participantes y de las tensiones provocadas por la diferencia de objetivos e intereses.

Nota:

• Las fuerzas exógenas provienen del ambiente, como nuevas tecnologías, cambios en los valores de la sociedad o nuevas oportunidades o limitaciones del ambiente (económico, político, legal y social). Estas fuerzas externas generan la necesidad de introducir cambios en el interior de la empresa.

Nota:

• Toda organización es un sistema social. El DO parte de una filosofía acerca del hombre: el ser humano tiene aptitudes para producir, las cuales pueden permanecer inactivas si el ambiente en que vive y trabaja es restrictivo y hostil, y le impide el crecimiento y la expansión de sus potencialidades. Los científicos sociales, en especial Maslow7 y Herzberg8, afirman que si la organización brindase un ambiente capaz de satisfacer las exigencias de los individuos, éstos podrían crecer, desarrollarse y encontrar su satisfacción y autorrealización al promover los objetivos de la organización. El DO hace énfasis en la interacción más estrecha y democrática entre las personas y la organización para alcanzar la administración participativa.

Nota:

• Organización y ambiente están en continua y estrecha interacción. Una de las cualidades más importantes de una organización es su sensibilidad y su adaptabilidad: su capacidad de percepción y cambio para adaptarse a la variación de los estímulos externos. Una organización sensible y flexible tiene capacidad y versatilidad para redistribuir con rapidez sus recursos, de modo que logre maximizar su adaptación y mejorar su rendimiento para alcanzar sus objetivos. La organización debe adaptarse constantemente, con un mínimo de tiempo y costo en general, a las condiciones que introduce la innovación.

1. GTC 185 DOCUMENTACIÒN ORGANIZACIONAL: La elaboraciòn de informes està a cargo de funionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo sìmbolo, de acuerdo con las normas internas de la organizaciòn.
2. SOFTWARE APLICATIVO, GRAFICADORES Y PROCESADOR DE TEXTO PARA ELABORAR INSTRUCTIVOS Y FORMATOS:
   1. Que es un software aplicativo: es aquel que nos ayuda a realizar una tarea determinada, existen varias categorìas de software de aplicaciòn porque hay muchos programas los cuales son: aplicaciones de negocio, aplicaciones de utilerìa, aplicaciones personales aplicaciones de entretenimiento.
   2. Que es un procesador de texto: es un software informàtico destinado a la creaciòn y ediciòn de documentos de texto.
3. METODOLOGÌA PARA ACTUALIZAR INSTRUCTIVOS Y FORMATOS.
   1. Se elaboran preferible en papel tamaño carta, letra tipo arias en el encabezado se empieza con negrilla y un tamño de texto de 12 puntos para el nombre del documento y de 10 puntos para los otros campos. Todos los tìtulos y subtìtulos y numerales se alinean al lado izquierdo y con negrilla. Los tìtulos en mayùscula, subtìtulo y numerales en minùscula. Para la elaboracòn del manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos se emplean màrgenes de 2 centìmetros a la izquierda y derecha, y 1 centìmetro en las partes superior e inferior.

1. Conceptos:
   1. DIAGRAMA: La representación de la secuencia de actividades que conforman un proceso utilizando un diagrama de flujos
   2. FLUJOGRAMA: Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado
   3. NRTCGP 1000:2009 PROCEDIMIENTO PARA LA VALIDACIÓN DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS FRENTE AL PROCESO: Procedimiento Control de Información Documentada, Control de Documentos; entre otros.
   4. NORMAS REGLAMENTRIAS VIGENTES PARA VALIDAR LOS INSTRUCTIVOS Y FORMATOS (Revisión, modificación):* Constitución Política de Colombia de 1991 *NTC-ISO 9001: 2015 * Ley 872 De 2003 * Decreto 4110 De 2004 * NTC-ISO 14001:2015 * NTC-27001:2013 (SGSI) * NTC-ISO 15489-1 * NTC-ISO 26000 * UNE: ISO 31000:2010 * Decreto 943 De 2014
2. Procesos y Procedimientos
   1. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, que por su complejidad se clasifican en: Macroproceso, Proceso y Subproceso
   2. Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad, un subproceso o un proceso