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Descripción
Mapa Mental por Brayan Calderón Méndez, actualizado hace más de 1 año
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Creado por Brayan Calderón Méndez
hace más de 6 años
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
- ARCHIVO DE TRAMITE (FASE
ACTIVA)
- En esta fase los archivos son:
- Recibidos
- Clasificar
- Abiertos
- Glosados
- Catalogados
- Expurgados
- Valorados
- Tranferidos
- Recibidos
- La fase de trámite es en la cual se
determina la unidad responsable de
transferir documentos de uso común y
usual en aras de un buen desarrollo de la
unidad administrativa.
- La función que se desarrolla durante
esta fase es la recepción de los
documentos que son producidos y/o
usados en el transcurso de alguna
actividad, la cual culmina de forma
concreta con aquello que generó el
hecho. El lugar determinado para esta
clase de documentos yace en el
ARCHIVO DE TRÁMITES y cuando la
frecuencia en la consulta es baja,
proceden a trasladar estos
documentos al ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
- Dentro de la valoración
primaria se determinan e
identifican los documentos, sus
plazos y modalidades, los cuales
son determinados por las
instituciones que los remiten.
- Para poder realizar lo
anteriormente se deben de
analizar los valores
primarios:
- • Administrativo: son aquellos documentos
recepcionados por entidades u/o
instituciones los cuales permiten
determinar los procedimientos y actividades
ejecutados.
- • Legal: Determina aquellos documentos
que pueden hacer constancia del
cumplimiento sobre las obligaciones
tributarias.
- • Fiscal: Establece el plazo durante el cual
los documentos se han de conservar en la
entidad.
- • Administrativo: son aquellos documentos
recepcionados por entidades u/o
instituciones los cuales permiten
determinar los procedimientos y actividades
ejecutados.
- Para poder realizar lo
anteriormente se deben de
analizar los valores
primarios:
- En esta fase los archivos son:
- ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (FASE
SEMIACTIVA)
- Es el responsable de la administración de los
documentos que son de inusual consulta,
usualmente son poco consultados y esto permite
determinar la carente relevancia que poseen para
así finalmente ser trasladados al archivo histórico.
- Permanece un periodo de precaución en
donde estará resguardado, esto dependerá de
los valores analizados anteriormente. Dentro
de esta fase se hace un segundo análisis el
cual determina el tiempo en que estará o
pasará al archivo histórico.
- Para poder realizar lo
anteriormente
mencionado, se deben de
analizar los valores
secundarios:
- • Evidencial: determina el origen y la entidad a la que
pertenece el documento.
- • Testimonial: Establece los cambios más importantes que
sufre la entidad desde la vista jurídica.
- • Informativo: regula los valores informativos y ciertos
fenómenos de las instituciones.
- • Evidencial: determina el origen y la entidad a la que
pertenece el documento.
- Para poder realizar lo
anteriormente
mencionado, se deben de
analizar los valores
secundarios:
- Es el responsable de la administración de los
documentos que son de inusual consulta,
usualmente son poco consultados y esto permite
determinar la carente relevancia que poseen para
así finalmente ser trasladados al archivo histórico.
- ARCHIVO HISTÓRICO (FASE
INACTIVA)
- Es la etapa en la cual se hace la transferencia del
archivo de concentración cuando los plazos fueron
superados. Podrán ser preservados los archivos que
tengan algún valor secundario.
- Una vez determinado el archivo, será
objeto de decisión sobre la entidad a la
cual serán remitidos:
- • Muestreo
- • Baja documental
- • Transferencia
- • Traslado al archivo histórico
- • Muestreo
- Una vez determinado el archivo, será
objeto de decisión sobre la entidad a la
cual serán remitidos:
- Es la etapa en la cual se hace la transferencia del
archivo de concentración cuando los plazos fueron
superados. Podrán ser preservados los archivos que
tengan algún valor secundario.
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