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Funciones del departamento de Recepción
- Recepción
- Es el centro de operación donde se
controlan todos los servicios que
son proporcionados al huésped,
desde su llegada hasta su salida.
- Gerente de Recepción
- Mantiene al personal informado sobre las políticas
comerciales. Autoriza los precios especiales y cambios de
cuartos. Se responsabiliza por todas las llaves y duplicados de
los cuartos. Se asegura de que todo el personal conozca los
puntos importantes del hotel. Supervisa las asignaciones de
habitaciones VIP. Atiende y soluciona quejas de huespedes.
Asegura el control de llave maestra de recepción.
- Mantiene al personal informado sobre las políticas
comerciales. Autoriza los precios especiales y cambios de
cuartos. Se responsabiliza por todas las llaves y duplicados de
los cuartos. Se asegura de que todo el personal conozca los
puntos importantes del hotel. Supervisa las asignaciones de
habitaciones VIP. Atiende y soluciona quejas de huespedes.
Asegura el control de llave maestra de recepción.
- Jefe de 1er turno
- Se responsabiliza del mostrador en la recepción y de la
correcta atención. Supervisa asistencia, puntualidad y
presentación del personal a sus órdenes. Toma nota de
asuntos pendientes del turno anterior. Recibe el 1er informe
de Ama de Llaves sobre la situación de los cuartos. Registra
y da salida a los huéspedes.
- Se responsabiliza del mostrador en la recepción y de la
correcta atención. Supervisa asistencia, puntualidad y
presentación del personal a sus órdenes. Toma nota de
asuntos pendientes del turno anterior. Recibe el 1er informe
de Ama de Llaves sobre la situación de los cuartos. Registra
y da salida a los huéspedes.
- Jefe 2do turno
- Recibe el reporte vespertino de Ama de Llaves. Reporta al
Gerente de Recepción sobre las salidas vencidas y en ausencia
de este asume sus funciones durante su turno.
- Recibe el reporte vespertino de Ama de Llaves. Reporta al
Gerente de Recepción sobre las salidas vencidas y en ausencia
de este asume sus funciones durante su turno.
- Jefe 3er turno
- Continua con el reporte de anomalías del día y lo cierra la
final de su turno. Verifica todas las discrepancias del ultimo
reporte de Ama de Llaves. Elabora un reporte nocturno de
recepción.
- Continua con el reporte de anomalías del día y lo cierra la
final de su turno. Verifica todas las discrepancias del ultimo
reporte de Ama de Llaves. Elabora un reporte nocturno de
recepción.
- Informador
- Proporciona información del hotel y de la ciudad
a los huéspedes. Mantiene el directorio
actualizado de los diferentes servicios y atractivos
de la localidad. Hace reservaciones para los
huéspedes en restaurantes, teatros o
espectáculos a solicitud de ellos. Maneja la
correspondencia para los huéspedes del hotel.
- Proporciona información del hotel y de la ciudad
a los huéspedes. Mantiene el directorio
actualizado de los diferentes servicios y atractivos
de la localidad. Hace reservaciones para los
huéspedes en restaurantes, teatros o
espectáculos a solicitud de ellos. Maneja la
correspondencia para los huéspedes del hotel.
- Recpcionista
- Atiende a los huéspedes y visitantes del hotel.
Registra y da salida a los huéspedes. Vende los
cuartos disponibles a clientes que no tengan
reservación. Procesa en el sistema los cargos en los
folios de los huéspedes. Archiva los documentos y
correspondencia del departamento. Auxilia al jefe de
turno en sus diferentes funciones, según le sea
ordenado.
- Atiende a los huéspedes y visitantes del hotel.
Registra y da salida a los huéspedes. Vende los
cuartos disponibles a clientes que no tengan
reservación. Procesa en el sistema los cargos en los
folios de los huéspedes. Archiva los documentos y
correspondencia del departamento. Auxilia al jefe de
turno en sus diferentes funciones, según le sea
ordenado.
- Gerente de Recepción
- Es el centro de operación donde se
controlan todos los servicios que
son proporcionados al huésped,
desde su llegada hasta su salida.
- Políticas Genéricas
- *El mostrador de recepción nunca se deja desatendido.
*Todo el personal de recepción estará siempre bien
presentado, limpio, uniformado y portar gafete con su
nombre. *Solo el personal autorizado puede estar detrás
del mostrador. *El área de recepción siempre deberá
estar limpia y ordenada. Todos los huéspedes deben ser
alojados en habitaciones limpias. *Todas las
reservaciones deben de ser pre registradas y pre
asignadas.
- *El mostrador de recepción nunca se deja desatendido.
*Todo el personal de recepción estará siempre bien
presentado, limpio, uniformado y portar gafete con su
nombre. *Solo el personal autorizado puede estar detrás
del mostrador. *El área de recepción siempre deberá
estar limpia y ordenada. Todos los huéspedes deben ser
alojados en habitaciones limpias. *Todas las
reservaciones deben de ser pre registradas y pre
asignadas.
- Documentos utilizados en recepción
- *Documentos Operacionales: se utilizan para llevar el
control directo de las actividades que el hotel realiza en
función a los servicios que proporciona. *Documentos
Administrativos: se utilizan para llevar el control de las
operaciones realizadas en el hotel.
- Tarjeta de Registro
- Documento en el que se
plasma la información general
de cada uno de los huéspedes
del hotel,, así como la
información administrativa
necesaria para el cobro de
cuenta y el registro contable de
los ingresos generados por su
estancia. Constituye el
documento legal de
arrendamiento de la habitación
por parte del huésped.
- Documento en el que se
plasma la información general
de cada uno de los huéspedes
del hotel,, así como la
información administrativa
necesaria para el cobro de
cuenta y el registro contable de
los ingresos generados por su
estancia. Constituye el
documento legal de
arrendamiento de la habitación
por parte del huésped.
- Estado de cuenta o folio
- En este se registran
todos los cargos y
abonos que tenga el
huésped durante su
estancia.
- En este se registran
todos los cargos y
abonos que tenga el
huésped durante su
estancia.
- *Documentos Operacionales: se utilizan para llevar el
control directo de las actividades que el hotel realiza en
función a los servicios que proporciona. *Documentos
Administrativos: se utilizan para llevar el control de las
operaciones realizadas en el hotel.
- Registro de entradas y sallidas
- Reportes generados por el sistema y se
imprimen al final del día por el autor nocturno.
Lleva: nombre del huésped, número de cuarto
y folio, fecha de salida y entrada, hora de
salida, tarifa, procedencia, quien reserva, quien
paga y observaciones.
- Registros de cambios del día
- Parte del proceso de auditoria
nocturna. Lleva el control de los cambios
efectuados en los folios.
- Parte del proceso de auditoria
nocturna. Lleva el control de los cambios
efectuados en los folios.
- Reportes generados por el sistema y se
imprimen al final del día por el autor nocturno.
Lleva: nombre del huésped, número de cuarto
y folio, fecha de salida y entrada, hora de
salida, tarifa, procedencia, quien reserva, quien
paga y observaciones.
- Reporte Nocturno de Recepción
- Tiene como finalidad reunir en u solo
informe los daros estadísticos y
contables referente a la ocupación de
las habitaciones, así como los ingresos
generados.
- Tiene como finalidad reunir en u solo
informe los daros estadísticos y
contables referente a la ocupación de
las habitaciones, así como los ingresos
generados.
- Reporte de anomalías
- Es utilizado para anotar los
reportes que se reciben de los
huéspedes sobre anomalías en
sus habitaciones.
- Es utilizado para anotar los
reportes que se reciben de los
huéspedes sobre anomalías en
sus habitaciones.
- Reposte de cajero o
corte de caja
- Elaborado al final de cada turno. Se
registra todos los movimientos de caja
llevados a cabo durante el turno, debe
incluir cuánto dinero ingresó en
efectivo, TDC, débito, vales o
paid-outs.
- Elaborado al final de cada turno. Se
registra todos los movimientos de caja
llevados a cabo durante el turno, debe
incluir cuánto dinero ingresó en
efectivo, TDC, débito, vales o
paid-outs.
- Procedimiento de preregistro y preasignación
- 1. Cargar al sistema los datos del cliente. 2.
Imprimir tarjetas y ordenarlas
alfabéticamente. 3. Asignar habitaciones. 4. El
número de cuarto asignado deberá
marcarse en el sistema como "asignado". 5.
Poner llave en un sobre y engrapar sobre la
tarjeta de registro. 6. Colocar en orden
alfabético las tarjetas de registro
preparadas.
- 1. Cargar al sistema los datos del cliente. 2.
Imprimir tarjetas y ordenarlas
alfabéticamente. 3. Asignar habitaciones. 4. El
número de cuarto asignado deberá
marcarse en el sistema como "asignado". 5.
Poner llave en un sobre y engrapar sobre la
tarjeta de registro. 6. Colocar en orden
alfabético las tarjetas de registro
preparadas.
- Procedimiento de Registro
- Es el trámite que se lleva a
cabo cuando el cliente llena
la información contenida en
la tarjeta de registro al
momento de llegada al hotel.
- 1. Saludar al cliente. 2. Tomar la tarjeta de
registro y pedir al cliente que la llene. 3.
Corroborar que la habitación asignada cubra las
necesidades del huésped. 4. Asegurarse que la
habitación esté limpia y vacía. 5. Llamar al botones
y pedir que lo acompañe, sin mencionar el número
de habitación. 6. Seguir atendiendo. 7. Colocar las
tarjetas de registro en el "pit".
- Es el trámite que se lleva a
cabo cuando el cliente llena
la información contenida en
la tarjeta de registro al
momento de llegada al hotel.
- Formas de Pago
- *Efectivo.
*Cupón de AV o
carta de
compañía con
crédito
establecido.
*Pago con TDC
o débito *Pre
pago recibido
*Cartas de
transferencia
*Huésped sale
firmando
- *Efectivo.
*Cupón de AV o
carta de
compañía con
crédito
establecido.
*Pago con TDC
o débito *Pre
pago recibido
*Cartas de
transferencia
*Huésped sale
firmando
- Políticas
generales para
el cambio de
divisas
- Sólo se
cambiarán
divisas
aceptadas por
Contraloría. Se
cambiarán
divisas
extranjeras por
pesos y no a
la inversa. Se
emite un folio
por cada
operación.
- Sólo se
cambiarán
divisas
aceptadas por
Contraloría. Se
cambiarán
divisas
extranjeras por
pesos y no a
la inversa. Se
emite un folio
por cada
operación.
- Políticas sobre
información solicitada
por un huésped
- Si se solicita información sobre
restaurantes, bares o centros
nocturnos, siempre se le darán 3
opciones. No se deben recomendar
lugares de reputación dudosa. Nunca
se debe hablar mal de otros hoteles
de la localidad.
- Si se solicita información sobre
restaurantes, bares o centros
nocturnos, siempre se le darán 3
opciones. No se deben recomendar
lugares de reputación dudosa. Nunca
se debe hablar mal de otros hoteles
de la localidad.
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