Muy buenos días les comparto que esta semana tuve la oportunidad de diseñar un curso de capacitación con el título de este artículo.
Mucho se ha escrito sobre el mapeo de procesos, a continuación veamos en primera instancia su verdadero significado.
El mapeo consiste en mostrar gráficamente, mediante símbolos y diagramas, el conjunto de actividades
1- Diagrama de flujo de procesos, 2- Diagrama de flujo horizontal, 3- Mapeo del Diagrama de Flujo, 4-
Diagrama sistemático UML – Unified Modeling Language,5- BPMN – Business Process Model and
Notation
su importancia
es una faceta de la gestión de una organización sumamente importante. El mapa de proceso
contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo de una forma distinta a la que
ordinariamente lo conocemos, A través de él podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo
pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el
resultado final del trabajo
Los mapas de procesos son útiles para:
conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente ,analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de
tiempo o aumentar la calidad ,analizar si la estructura y las funciones de la empresa son fieles a las tareas que
realiza cada persona, utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos
demejoramiento del proceso, orientar a nuevos empleados ,desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en
momentos críticos– evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados, nos ayudará a
definir los procesos internos y como creamos un Manual de Procedimientos haciendo referencia a estos procesos.
¿Qué es y para qué sirve un mapeo de
procesos?
Las organizaciones deben identificar posibles mejoras o correcciones estandarizando su trabajo y
definiendo claramente las responsabilidades de cada uno de los roles claves de la organización, esto
con la finalidad de cumplir a tiempo y en forma las diferentes funciones.
En términos generales nos sirve
para:
Identificar y entender necesidades presentes y futuras de nuestros clientes. Para
proveer una unidad de propósito y dirección. Involucramiento de la gente y que estas
conozcan sus funciones. Administrar los recursos y las actividades como procesos.
Detectar ventajas competitivas.
Cuáles son los beneficios de un mapeo de procesos
Funciones y procesos orientados en una cadena de valor (organigramas, áreas y departamentos,
descripción de puestos).
Flujo orientado a la satisfacción del cliente de manera rentable. Se definen roles y responsabilidades.
Mejora el flujo de información entre las diferentes funciones. Objetivos definidos en todos los niveles
alineados a la visión organizacional.
diferentes
El Mapa del proceso está enfocado a entradas, salidas, interrelaciones entre participantes, desarrollo
secuencial del proceso. Es de gran ayuda para:
Establecer las relaciones cliente – proveedor interno. Acotar el proceso: dónde empieza y dónde
acaba, qué incluye el proceso, descubrir redundancias (muchos participantes en una misma
actividad). Detectar carencias: actividades que creíamos que se realizaban pero no se realizan.
Detectar vacíos en la responsabilidad: actividades sin responsable.