Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones
por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.), en lengua
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana
fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística,
arqueológica, audiovisual, entre otras.
DOCUMENTOS
COMERCIALES
Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica
entre las partes que intervienen en una determinada operación. También
ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son
el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente
estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
TIPOS
CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones
comerciales entre empresas y personas naturales,
igualmente en las relaciones entre empresas y sus
empleados, documento que registra en forma escrita
un mensaje o información a un destinatario además se
utilizan las relaciones comerciales entre empresas o
personas naturales con el propósito de realizar un
servicio.
COMERCIAL
Aquella comunicación escrita que surge
entre sí sobre cosas comerciales
OFICIAL
Es expedida por funcionarios de
instituciones gubernamentales
para tratar asuntos concernientes
a las gestiones de la
administración pública
FAMILIAR
Se utiliza para comunicarnos
sobre cualquier familiar que se
encuentre fuera de la ciudad
VENTAS
Aquella comunicación que se envía a los
probables clientes con el fin de inducir
una acción que será de la compra
PEDIDO
Aquella que se envía
por una empresa o
pequeños proveedores
con la finalidad de
pedir o hacer un pedido
d mercancías
EMPLEO
Aquella carta para solicitar
una entrevista o presentar
una hoja de vida y que se
considere como un nuevo
prospecto de empleo
RECOMENDACIÓN
Aquella que se hace para recomendar a alguna persona
la cual debe ir acompañada de la hoja de vida
correspondiente.
MEMORANDO
Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter
administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de
gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel
media carta.
CIRCULAR
s un documento que se utiliza para
comunicar cualquier noticia,
información o evento actual, que
pueda resultar de interés para la
empresa, departamentos, empleados,
etc.
ACTA
Documento que durante una reunión es escrito por una
persona presente en la misma, y a través de la cual se
registran a que sus temas que han sido tratados, como
así también las conclusiones o acuerdos que han resultado
adoptados luego de dicha reunión. El acta tiene como
finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido
durante la reunión, y de esta manera validar dicho
encuentro.
CONSTANCIA
Constancia es la acción que hace constar algo de forma indiscutible,
además del documento en el que se hace constar alguna situación o
hecho
CERTIFICADOS
Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de
solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una institución oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.
INFORME
Suele ser algún tipo de documento que presenta
información. Dichos datos, por otra parte, surgen de una
tarea investigativa. Un científico, por citar un caso, puede
escribir un informe después de alcanzar algún
descubrimiento, explicando los pasos que siguió y cuáles
son sus conclusiones al respecto.